水文局档案管理办法

长江水利委员会水文局(一方公司)质量管理体系文件文件和记录管理作业文件长江水利委员会水文局文件编修审批表文件名称及版序水文局档案管理办法实施日期2013年5月18日发布日期批准刘东生核准程海云审查肖志远时昶编写（修订）钱卓洲、夏明、支静洁、罗大放、张宏元参加金建霞、李涛、许淑芳、成金海、姚远霞、李更生、余国莉、程霞、向荣、金正、董萍、郭莲华水文局档案管理办法目录第一章总则.....................................................................................................1第二章组织管理和职责.....................................................................................1第三章归档范围和保管期限.............................................................................2第四章档案管理和利用.....................................................................................4第五章奖励和处罚.............................................................................................7第六章附则.....................................................................................................8第一章总则第1条为了进一步加强水文局档案的科学管理，充分发挥档案在我局事业发展及经济发展中的作用，更好地服务我局各项生产、科研任务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规及长江水利委员会有关档案管理规定，结合水文局实际，制定本办法。第2条档案工作是水文工作的重要组成部分，是维护水文工作历史真实面貌、保存水文工作历史纪录的一项重要工作。水文局及各勘测局应加强档案法律、法规的宣传，提高档案意识。第3条本办法所称档案，系指水文局所属各勘测局、部门及个人在从事水文测验、水环境监测、测绘、水文气象预报、水文水资源分析与开发、水文自动测报、网络信息建设、水利科学研究、基本建设、行政管理、党务管理、财务管理、工程管理、科技管理、学术交流、外事活动等工作中形成的，具有保存价值和历史查考凭证作用的纸质文件、电子文件、声像资料等不同形式的历史记录。第4条科技档案是水文局、各勘测局档案的主体，文书档案和会计档案是重要的组成部分。凡是由水文局内各单位承担的各项任务和局经费开支活动所产生的档案均属水文局、各勘测局档案的组成部分，亦是集体财富，水文局所属各勘测局、部门和个人不得以任何形式或理由截留占有。第5条水文局所属各勘测局、部门和个人均应遵守《中华人民共和国档案法》等有关法律法规、长江水利委员会有关档案管理规定、以及本办法的规定。第6条水文局所属各勘测局、部门和个人，对在各项公务活动中形成的材料负有立卷和归档义务。各勘测局、部门应建立健全档案形成、归档、移交制度。第7条本办法适用于水文局所属各勘测局、部门及个人。第二章组织管理和职责第8条水文局、各勘测局应依法开展档案工作。各单位应加强领导，建立健全档案工作制度，落实工作机构或人员，把档案工作列入其发展规划和各项工作计划中，统筹安排档案工作经费，解决好工作中的具体实际问题。档案管理设施应与水文局、各勘测局现代化建设同步进行，为档案的科学管理和档案信息的开发利用提供保障。水文局、各勘测局在制订岗位职责中应明确档案工作的职责。第9条水文局档案工作实行统一领导、分级管理的原则。水文局分管局长是水文局档案责任人。局网络信息中心下设档案科，是水文局档案工作的职能机构，应配备一定数量、能胜任工作的专职档案员，负责全局档案业务管理工作，并对机关各部门和各勘测局档案管理工作进行监督、指导和检查。机关各部门应有一名部门领导作为本部门档案责任人，分管档案工作，并配备兼职档案员。各勘测局由一名局领导作为本局档案责任人，负责档案工作。各勘测局应建立档案管理部门，并配备一定数量、能胜任工作的专职档案员，负责本局档案管理工作，并对本局所属各部门档案管理工作进行监督、指导和检查。第10条各级档案管理部门应根据本办法制订档案管理制度，明确档案工作部门和人员，负责贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，落实档案工作规划，对文件材料的形成、积累、归档进行监督、指导和检查，负责统一管理和集中保管科技、文书、会计、电子和声像等各类档案，有计划、有针对性地开发档案信息资源，按要求向上级档案管理部门移交档案。第11条档案工作人员应具备档案专业和相关的水利专业知识，爱岗敬业，忠于职守。档案工作人员应保持相对稳定。第12条各单位应有计划地开展对档案工作人员的业务培训和继续教育，逐步提高档案人员的业务素质和管理水平。第13条专（兼）职档案人员负责本部门档案工作，根据生产任务书和科研课题计划，协助项目负责人组织文件材料的收集、整理、归档。第三章归档和保管第14条归档是指各部门文件材料形成人员或经办人员，将具有保存价值的文件材料，按要求进行收集、整理，并按规定向档案部门移交的过程。应归档的文件材料，原则上由主办部门或课题（项目）负责人负责归档，相关部门应积极做好配合工作。第15条水文局科技文件材料的归档范围，应全面、系统地反映水文局所属各勘测局、部门及个人在从事水文测验、水环境监测、测绘、水文气象预报、水文水资源分析与开发、水文自动测报、网络信息建设、水利科学研究、基本建设、行政管理、党务管理、财务管理、工程管理、科技管理、学术交流、外事活动等工作的过程与结果。第16条水文局科技档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为五十年，短期为十五年。文书档案分为永久和定期两种，其中定期分为30年和10年。档案保管期从文件材料归档年度算起。经过鉴定，需要延长保管期的，从鉴定的年底算起。确定档案保管期限的一般原则为：（一）永久凡是记述和反映我局职能活动和基本历史面貌的，对水文事业的研究和发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。（二）长期凡是在相当长时间内对我局工作有查考价值的档案，列为长期保管。（三）短期凡是在较短时间内对我局工作有查考价值的档案，列为短期保管。第17条水文局科技文件材料和文书文件材料归档范围与保管期限见附件1。第18条归档时限及要求（一）应归档的文书文件材料由职能部门兼职档案员收集、整理，经部门领导审查后，送办公室立卷，并于次年6月30日前交档案管理部门归档。（二）应归档的科技文件材料由主办部门或课题（项目）组负责收集、整理，归档成果的审查、鉴定以及归档文件材料的完整、准确、系统性，由项目负责人或部门负责人负责。应归档的科技文件材料，一般应在项目实施完成后3个月内归档（周期较长的项目，可分阶段或分单项计算归档时限）；重要设备仪器的随机材料，应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作。项目鉴定或验收形成的文件材料，应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。归档的科技文件材料应为原件。（三）会计档案归档按照财政部《会计基础工作规范》及有关规定执行。（四）科技文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。其中整理声像材料时，应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容；归档照片参照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。（五）电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999、GB/T17678.2-1999）执行。具有永久或较长时期保存价值的电子文件材料归档时，应同时形成相应纸质文件材料归档。（六）在归档纸质文件的同时，应归档纸质文件的电子文档，且电子文档与纸质文件的内容应完全一致。（七）归档的文件材料（包括纸质、电子、声像）应填写保管期限，注明密级。（八）归档的文件材料，不得使用圆珠笔或红色、纯蓝墨水书写，要做到书写纸质优良、图文清晰、有利于长期保存。（九）成果资料的归档，应由单位（部门）负责人组织完成，并由专（兼）职档案员作为经办人向档案管理部门移交。（十）经整理后的科技文件材料在归档时，单位（部门）负责人应在移交材料的责任页上签字并加盖公章，同时移交《长江水利委员会水文局文件材料移交接收清单》（一式2份）（式样见附件3），交接双方应认真核对清单目录与实物，并由经办人在接收清单上签字、加盖单位公章确认。对归档内容不全或其他不符合归档要求的，应退回有关部门或人员重新补充收集整理；对符合要求的，交接双方应认真履行交接手续，签字盖章的接收清单作为交接凭证。（十）水文局、勘测局所有建设项目的档案管理工作应与项目进程实行同步管理。在进行项目鉴定或验收时，应对归档的科技文件材料进行检查或验收，没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能进行鉴定或通过验收。在上报登记和评审奖励科技成果及科技人员考核、职称评审涉及有关项目时，应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。第19条对不按要求归档的部门和个人，档案管理部门可拒绝出具归档合格证明，并视为没有完成全部生产任务，财务部门在结算经费时，应扣发部门和个人分配部分。第四章档案管理和利用第20条各单位应结合本单位特点，制定水利科技档案分类方案，明确档案整理要求。对接收的水利科技档案要及时进行分类、编目、入库、排架等整理工作。第21条水文局档案分类大纲见附件2。各勘测局可根据本单位的具体情况，在大类上细分小类。第22条档案整理与立卷（一）文书档案整理：归档文件按年度和保管期限分类，一般以一份文件为一件。文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。归档文件要齐全完整，装订线不能压字迹。对缺张少页、残损不清、字迹模糊及手续不完备的文件，文秘人员须加以弥补和标注清楚。每份文件首页上端的空白位置加盖“水文局档案专用章”并填写相关内容。归档文件编号见分类大纲。归档文件目录设置：档号、文号、题名、责任者、文件形成时间、页数等项目。（二）科技档案整理：文件材料按一定特征划分组合，即按项目、专业、工序或阶段等组合；报告与附图编为同一档案号；正文与附件编为同一档案号；同名的底图、描图编为同一档案号；图纸应标明该套图纸的总量及每幅图纸的名称等有关的内容。归档文件编号见分类大纲。卷内科技文件材料页号的编写：以有书写内容的页面编写页号。单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的，正面在其右下角，背面在其左下角。扉页没有编写页码的，应对扉页编写页码；插图、插表没有编写页码的，应对插图、插表编写页码。扉页、插图插表页数应在备考表中说明，格式为“扉页多少页，插图插表多少页，共计多少页”。卷内文件材料有多件的，应连续编写页码。图纸页码的编写：图纸应在图名显著空白位置编写案卷号作为图纸页码。永久、长期保管的档案在装订时必须去掉铁质金属物。各类原始记载薄、自记纸、报表应在封面注明项目的名称及日期。对形成的案卷拟写案卷标题，填写卷内目录、密级、保管期限、备考表。卷内目录必须填写清楚，要求字迹端正清晰。卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷时间（见附件4）。卷内需要说明的情况，应由立卷人在备考表上写清楚，并签名；检查人对案卷质量进行审核，并签名。备考表附于卷末。（三）会计档案整理：按照财政部《会计基础工作规范》及有关规定执行。（四）声像、电子档案整理：声像资料、电子文件整理时应标注每盒录音带、录像带或每张照片、磁盘、光盘的内容摘要(包括时间、地点、人物、事件等)；需在特定环境下运行的声像资料、电子文件，要注明其解读方式。第2