行政岗位职责介绍

目录日常行政工作行政工作职责行政工作重要性行政职业素质行政工作能力行政一、行政工作能力沟通能力观察能力写作能力领悟能力组织能力交际能力分析能力操作能力行政工作能力观察能力写作能力观是看，察是想。进行观察时，必须勤做记录。通知、公告、会议纪要、新闻、请示等沟通能力倾听、表达；全神贯注、耐心思维清晰、表达贴切领悟能力发现问题、勤思考、发挥想象力交际能力分析能力操作能力组织能力正确处理上下左右关系的能力分解、分类、排序、演绎思维、事物联系运用方法，合理地协调和组织各种力量各种知识、能力的实践二、行政职业素质职业形象六要素：职业形象二、行政职业素质仪容的修饰方面要注意五点事项：其一，是仪容干净其二，是仪容整洁其三，是仪容卫生其四，是仪容简约其五，是仪容端庄仪表发型文雅、庄重，梳理齐整、长发可用发卡等梳好化淡妆、面带微笑正规服装，要大方、得体指甲不宜过长，并保持清洁，涂指甲油时须自然色裙子长度适宜肤色丝袜，无洞鞋子光亮、清洁仪态站：挺拔自然不过于随便走：谦让有礼貌勿从谈话的人中间过速度适中行走中的尊位坐：切忌将双腿分开有气势但谦虚谈：态度诚恳表情自然语言和蔼表达得体握手：握姿力度时间三、行政工作重要性行政重要性影响性利润形象发展接待来访接打电话书面信函•（1）以接打电话为例，说明行政工作对树立单位形象的影响•接打电话是每个单位最常用的对外交流方法，常给对方留下深刻的第一印象，也直接树立单位良好的对外形象。接打电话要注意：•以友善的帮助对方的态度；•尽快接听，显示单位的高效率；•用令人愉快的、礼貌的语言讲话；•迅速、正确回答内部电话号码和姓名；•如果需要对方等待，不要让对方等太久；•电话机旁备好笔、便笺或留言卡。留言要仔细，重复重要细节。规范拨打电话的流程：确认对方自报家门先说大概内容（对方感兴趣）大约需要占用对方多长时间记录（详细记录）叙述、谢谢、再见报出公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务详细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认整理记录，提出拟办意见呈送上司批阅直接转上司接听根据具体情况判断是否直接转上司接听规范接听重要电话的流程：•（2）、以接待为例，说明哪些行为有损单位的对外形象•外界对单位的第一接触常常通过接待来体现，在处理时稍有疏忽，就会有损单位的对外形象。接待访客时要注意：•本人形象欠佳或接待区乱七八糟；•对待来访者态度不热情友善，让来访者感到门难进，脸难看；•对来访者讲话粗鲁，不礼貌；•不能迅速与被访人联络，延误来访者时间；•在接待中不使来访者感到舒适，如没有提供座椅和饮料；•不愿或不能为来访者解答问题；•在处理来访者问题时没有耐心，甚至与其争吵；•接待中，违反单位接待访客的规定。•（3）、以收发函件为例，说明哪些行为有损单位的对外形象•收发的函件时要注意：•收到的函件不迅速、准确地传递和处理，拖拖拉拉或传错延误；•外发的函件不按照单位统一规定的格式、用纸，过于随意；•外发的函件不做审查，内容出现错误，甚至违背原意；•外发的函件文字或地址有错误甚至延误收到时间；四、行政工作职责12345678收发信函、邮件、快递、报纸接打、转接电话、接待来访者ERP工作计划与总结工作会议准备及会议纪要办公用品、固定资产的管理办公费用管理公司卫生管理证件的办理ERP工作计划与总结工作检查时间月工作计划月工作总结周工作计划周工作总结日工作计划日工作总结检查时间每月第一个工作日9:00每月第一个工作日9:00每周一9:00每周五6：00每日9:00第二日9:00备注日程—ERP“月报”日程—ERP“月报”日程—ERP“周报”日程—ERP“周报”日程日程每日早上九点检查各部门完成ERP工作计划与总结完成情况，对未按时完成的同事予以记录并按照公司相关规定处理。会务工作会务工作架构图会前筹备会议进行会议结束制作会议签到表布置会场调试设备报到与签到工作分发会议材料会议记录与管理清理会场整理会议记录编写会议纪要会议时间地点人员通知办公用品管理采购存放发放办公用品采购单办公用品入库单办公用品领用单每月底，各部门提交物品申购单，经审核后，下月初，行政购买办公用品。办公用品采购后，进行登记，并统计库存和存放各部门主管按照提交的申购单领取所需办公用品固定资产管理固定资产是指企业为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过12个月的，价值达到一定标准的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。购置领用盘点归还维修报废按需采购设置编码入库登记按需领用领用登记分类盘点季度盘点离职归还归还登记交接盘点维修登记问题统计折旧盘盈处理盘亏处理申请报废行政费用费用名称缴费时间费用备注每季度初11500*3=34500元按季度缴纳每月初不定确保不因停水停电而影响日常工作不定时不定保持每部电话不因欠费而停机；确保办公室饮用水不断每月初不定中通和顺丰月结每月初不定费用根据每月购买的办公用品而定房租物业、水电话费、水费快递费办公用品费公司卫生管理部门卫生区域卫生标准公共区域办公室主任办公室+接待室1、各部门要保持地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净。2、办公室内办公用品、书籍、电脑等摆放整齐有序，不得存放与工作无关的物品，个人生活用品应放在固定的抽屉和柜内。3、各部门的的垃圾须每天进行清理。4、保持个人工作间和公共区域的卫生干净、整洁。商务部大厅+打印室销售部走道（接待室销售部）信息安全部走道（男厕大会议室）系统集成部大会议室软件开发部小会议室部门区域由各部门员工自行打扫证照的管理年检公司营业执照组织机构代码单位：：澄迈县工商行政管理局地址：澄迈县金江镇金马大道电话：0898-6762393967627838单位：澄迈县质量技术监督局（质监局）地址：文明路机关大院南17幢电话：[phone]一、日常行政工作时间地点工作备注每天8:20前主任办公室整理总经理办公桌、沙发椅、会议桌；倒垃圾、清洗水杯、打扫地板每天8:30小会议室部门例会每天9:00办公室检查各部门员工工作计划与总结完成情况，记录并提醒未完成的员工每天6:00后主任办公室检查空调、灯等是否关闭，垃圾是否需要及时清理每周五6:00后各部门检查各部门的卫生是否符合公司卫生标准，检查合格者，才予以离开。每周六（每月前三周）大会议室会前准备：打开灯、空调、电脑和投影仪，并调试好角度，摆放好椅子。时间地点工作备注每周一10:00前大厅编写会议纪要并送交经理核稿每天大厅收发快递、包裹，并进行登记。每天大厅接听电话并进行转接每月初大厅物业水电费用的缴纳和报销每月初大厅顺丰和中通的月结单费用的报销时间地点工作备注每月初大厅打电话定饮用水每月初大厅发放各部门所需的办公用品每季度初大厅房租费用的缴纳每年3-6月澄迈澄迈工商行政管理局办理营业执照年检现改为企业年报，由于系统升级具体时间未定每年9月30前澄迈县质量技术监督局办理组织机构代码年检时间地点工作备注不定期不定固定资产的维修、保养不定期不定组织公司员工活动不定期大厅预订餐厅、机票、酒店等不定期大厅/联通营业厅公司五部电话费用的缴纳和报销不定期大厅定日常饮用水和费用报销不定期不定领导临时安排的工作