公文写作

公文写作基础知识爱辉区委党校杨毅第一章公文概述一、公文的定义和分类公文即公务文书的简称，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料，属于应用文。（一）公文的定义公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。（二）公文的分类1.按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。2.按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。3.按照保密程度划分绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文。4.按照紧急程度划分特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文。5.按照使用范围划分通用公文和专用公文。6.按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分规范性公文和非规范性公文。二、公文写作的共性要求（一）确定文种1.要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。2.要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用《公告》。3.联合执法队、建设局、交警大队，要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项，比如停水停电，适宜采用《通告》文种。4.要将上级的文件批转给下级执行，或要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》。5.向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。6.向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》。7.答复下级机关的请求事项，用《批复》。8.我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用《意见》。9.不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。10.明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议纪要》。（二）规范写作公文写作要努力做到“八个规范”：1.主题规范2.使用材料规范3.文章格式规范公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间（1）公文标题的写法：一般是发文机关+事由+文种应根据有关要求正确标注标题：要求结构完整，语意确切，文字简练、醒目；可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；字数一般不超过50字，标题中一般不用除书名号以外的标点符号。（2）主送机关的写法：①只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外），且只能写一个主送机关。②是用统称或者规范的简称。③只能逐级行文，一般不能越级行文，某些经费请示属特殊情况。（3）正文的写法:一般是在主送机关名称下一行，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或目的，导入正文。正文写法的注意事项①每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。②结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“（一）”，第三层为“１.”第四层“（１）”。③人名、地名、数字、引文准确。④附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。（5）成文日期：是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。①用汉字书写，即“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用。②日期应当写具体的年、月、日，不能省略年份，也不能用简写。年份应用六角括号“〔〕”括起。③规定零要写成“○”用汉字的小写数字而不用大写数字在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为“０”。如将“二○○二年”误写为“二００二年”。（6）公文生效标识：印章是公文的生效标志公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。单一发文印章及成文日期单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期在正文之下一般空4行、右空4字；加盖印章应上距正文1行之内（距正文2-4mm），端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。当印章下弧有文字时，采用中套方式，适用于印章下弧有文字的印章，即印章中心线压在成文日期上。联合行文印章及成文日期当联合行文需加盖两印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两印章均压成文日期，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下空1行位置，右空2字标识成文时间。4.文字表述规范5.标点符号使用规范（1）标点符号的分类常见标点符号有16种，分点号和标号两大类。点号的作用在于点断，主要表示说话时的停顿和语气。包括句号、问号、叹号、分号、逗号、顿号、冒号7种。标号的作用在于标明，主要标明语句的性质和作用。包括引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号9种。（2）标点符号的书写①句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号占一个字的位置，不能出现在一行之首，最后一格有字时，可放在最后一格外。②引号、括号、书名号的前一半不在一行之末，后一半不在一行之首。③破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开，连接号和间隔号一般占一个字的位置。④着重号、专名号标在字的下边。6.数字和计量单位使用规范一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。7.印制规范：包括印制格式、排版、用纸规格，紧急程度、发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标识。8．段落规范法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行距相同。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的末尾有句号。第二章常用规范性公文的写作第一节决定一、决定的定义和适用范围二、决定的特点三、决定的写法决定的格式主要由标题，正文，签署和日期组成。1.标题：应当精炼地反映决定的主要内容，通常要求写全项标题，即发文机关，事由和文种。2.正文：应具体表达决定原由及对具体事项或行动的意见、要求、方法、措施等内容。3.签署及日期决定的签署与其他行政公文一样，在正文的右下方签上发文机关及成文日期，其中，如果是需要明确通过决定的时间及会议，则可将二者写在标题的下方。关于深化蔬菜产销改革的决定各区人民政府、市直各单位：XXXXXXXXX，XXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXX。市人民政府X年X月X日××省人民代表大会关于批准《××市环境保护条例》的决定××省第七届人民代表大会常务委员会第十五次会议决定：批准××市第×届人民代表大会常务委员会第××次会议通过的《××市环境保护条例》，望认真贯彻实施。1990年5月10日第二节通告二、通告的特征1.用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。2.通告只在国内一定范围内布。3.通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。4.通告不写抬头，无主送单位。三、通告的种类1.周知类通告2.执行类通告四、通告的写作格式通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。（一）标题由发文机关、事由、文种构成也可使用发文机关+文种、事由+文种或只写“通告”。（二）正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。并用“特此通告”作结。有时也可不写。（三）署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。五、公告、通告有何区别1.适用范围不一样公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文；通告是公布在一定范围内应当普遍遵守和周知的事项。2.发布方式不同公告因告知的事项重大，范围广，故发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊。通告因各种机关单位都可以发布，内容、事项较一般化，故发布方式多种式样，可张贴，也可在报刊、电台发布。3.发文机关不一样公告一般由党和国家的领导机关及其领导人制发；通告除党政机关可以使用以外，其他企事业单位也可使用。4.产生效果不一样公告出去之后，旨在引起国内外的关注和重视。通告除了让读者周知之外，一般还要求读者认真遵守。第三节通知一、通知的适用范围二、通知的种类1.印发、批转、转发性通知2.指示性通知3.知照性通知4.任免、聘用通知5.事务性通知三、通知的写作方法通知的写作格式由标题，受文单位，正文，签署和日期组成。标题常用的写法有两种:发文机关，事由，文种发文事由和文种受文单位即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人。通知的正文多用祈使语句，适当配以说明语句，且口气坚定，不容置疑。签署和日期通知的正文结束后还要将发文机关名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章。通知的主送单位可以是一个或多个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。四、撰写通知的注意事项1.要认真仔细。2.被通知单位的名称要写清写全。第四节通报一、通报的适用范围二、通报的种类1.表彰性通报2.批评性通报3.传达性通报三、通报的格式和写作要求通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。通报的正文表彰性通报和批评性通报一般分为三部分1.主要事实。2.分析指出事例的教育意义。3.决定要求。传达性通报一般不写决定要求。第五节会议纪要一、概念和特点二、会议纪要的分类办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。三、会议纪要的写法会议纪要一般分两大部分：开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。××县人民政府第六次常务会议纪要时间：××年×月×日上午八点半至十二点地点：县政府常务会议室主持：县长×××出席：副县长×××、××、××、×××请假：×××（出差）列席：×××、×××、×××记录：×××现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下：一、二、会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意三、会议同意将县政府办公室提出的转交机关工作作风的规定意见（讨论方案）印发各部门，广泛征求意见，作进一步修改后，以县政府文件印发。××县人民政府办公室××××年×月×日印发第六节函一、函的概念及适用范围二、函的种类函可分为公函与便函两种三、公函的写作格式及写法函的一般格式主要包括:标题，主送单位，正文，落款（发文机关）与时间。函的标题是全要素标题一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。其中事由应是对正文主要内容的标准而精炼的概括。一般发函为《关于**(事由)的函》;复函为《关于**(答复事项)的复函》。函的正文是文件的主要部分，强调就事论事，应直陈其事。一般包括：1.简要介绍背景情况;2.叙述事项，商洽、询问、答复的事项和问题;3.说明希望和要求。去函的正文先写商洽，请求，询问或告知的事项；然后提出希望，请求或要求，如“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”；最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。复函的正文先引述来函，可引来函的文件名称，发文字号，主要内容。如“贵厂×字×号文悉”，也可以直接写“电悉”“函悉”，然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明。复函的结尾一般可写上“此复”、特此函复等话语。四、公函的写作要求1.要一函一事，切忌一函数事。2.要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼,切不可盛气凌人。XX市劳动局关于无线电监测检查人员实行保健待遇的请示的批复市广播事业