公文培训x

共同学习共同提高2013年3月主要内容：一、公文的分类二、公文排版三要素及注意事项三、公文写作的总体要求四、公司常用公文写作方法公文分类公文来源行文方向•上行文：下级单位向它所隶属的上级领导单位发送的文件，如请示、报告等。•平行文：同级单位或不相隶属的单位之间的来往文件，例如公函。•下行文：上级单位对下属的发文，如指示、决定、批复、公告、通知、决议、通报等。•收文：即上级机关发来的指示、通知；相关单位报送的报告、请示等。•发文：一部分是发送给需要用它进行工作联系的其他单位，一部分是下发给单位内部使用的文件。当前公文类别主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共计13种（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。公文排版三要素及注意事项第5页眉首主体版记公文秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、附注主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等公文标题一般由发文单位名称、事由（主题）和文种三要素构成，因公司使用红头文，公司当前行文标题主要用事由和文种做标题。在标题中一般使用“关于”这个介词结构，如《关于调整HSE委员会成员名单的通知》。用小二号标宋字体。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题要居中排列，回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。需要注意的是各类文件名称要与公文标题保持一致。标题正文第一部分是开头：简要说明发文的原因和依据。第二部分是主体：主体部分要求目标明确、重点突出、条理清楚。第三部分是结语：简要提出要求和希望。一般根据上行、下行、平行等不同的文种，采用不同的结语。如：“是否妥当，请批示”，“特此函复”等。公文字号由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成，用3号仿宋体标注。当前公司公告通知统一采用“中化扬州办[2013]X号、中化扬州人[2013]X号、中化扬州安[2013]X号、中化扬州财[2013]X号、中化扬州生[2013]X号、中化扬州设[2013]X号、中化扬州综[2013]X号、中化扬州党[2013]X号、中化扬州工[2013]X号。会议纪要统一采用“中化扬州经办[2013]第X期、中化扬州HSE[2013]第X期、中化扬州生产[2013]第X期、中化扬州绩委[2013]第X期等成文日期一般以负责人签发的日期为准（决议、决定是以会议通过的日期为准）。成文日期在正文之下一般空4行，右边空4字，用小三号仿宋字体。附件是对公文的补充，说明或证实的文字材料、图表、凭据、办法、制度等。是要随公文一起发出的文件或材料。公文如有附件，是在正文下空一行左空两个字用小三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号要使用阿拉伯数码（如：附件：1.XXXXX);附件名称后不加标点符号。注意附件的顺序和名称。主题词代表内容特征和归类的最关键性词语，一般不超过5个词，体现公文的核心内容。位置由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。不能简单的将“标题”划分为几个词；公文写作总体要求1.主要采用叙述、议论、说明的方法，三者综合运用；2.用词规范、简洁、周严、妥当3.遵循语法规则，格式结构要完成，单复句应分清1.内容必须务实2.观点必须鲜明3.措施必须可行、细化1.中心思想，说明公文要表达的意见、要求、办法、主张、措施等；2.公文所述事项的背景、原委；3.公文写作的目的，要表达清楚。公文写作的总体要求表达要求内容要求主旨要求公文“格式”要求1.段落为1.5倍行距，首行缩进2个字符；2.对齐方式通常选为两端对齐；3.缩进和间距前为□，通常不打√；4.表格整体尽量要求在一页。5.当公文最后空白处不能容下落款日期时，应采取适当调整行距的方法，确保与正文内容同处一页。公文“时间”表达要求1.需要表明完整的年、月、日2.年份不能简写，如2013年不能简写为13年3.表示时间范围时，如2013-2015年，3-4月，正文写法（1）开头比如依据什么情况，因为什么原因、由于什么事件等；常用“近查……”、“目前……”、“根据……”、“鉴（由）于”、“遵照……”等做为开头词。或者交代目的，常用“为了……”等公文开头通常不须太繁琐，一般以一个自然段完成，不必做过多解释。正文写法（2）主体公文的核心部分。内容比较简单时通常一气呵成的写完。内容复杂时，可采用分条列项或用小标题的方式来写。第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”，第五层为“①”；必要时也可用首先、其次、第三等方式描述。一级标题一般用小三号黑体，二级标题一般用小三号楷体，三级标题用小三号标宋。正文部分还是需要用小三仿宋字体。正文写法（3）结尾一是提出希望和要求，或者加以强调；二是使用相应文种专用语：如：“以上妥否，请予批准”、“特此通知（报告）”、“此令”等常用公文写法请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。请示缘由，即写清楚请示事项的原因、背景、理由和依据，强调其重要性、迫切性和必要性；通常以：“请示事项如下”、“特请示如下”为过渡句以领述请示事项；请示事项，即请求上级单位给予指示或批准的具体事项，坚持一事一文，要做到条项清楚、具体明确；结束语，常用“以上妥否，请批示”或“特此请示，请予审批”等结束语。（一）请示：常用公文写法▲拟写请求批准的请示重点应放在请求事项的重要性、必要性和可行性上，要注意理由一定要充分，请示事项要明确，有关材料要完整、齐全。▲拟写请求指示的请示应将问题的焦点、难点、矛盾点以及需请上级做出的答复或指示的问题表达清楚，同时还应将本单位相关人员意见一并报告，以便上级了解全面情况后作出回复。▲拟写请求解决问题的请示重点要写好事由和请求解决问题两部分，做到条理清晰、理由充分；请示事项要做到合情合理，并有解决问题的设想和明确意见。报告主要是向上级汇报工作、反映情况、介绍经验。正文内容要丰富充实，将工作的主要情况、主要做法、取得的经验效果等分段加以表述，要用数据和材料说话；结尾部分可以写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见，最后可写“请审阅”或“特此报告”等作结语。报告中不得夹带请示事项。特别要注意报告与请示的区别，不得混为一谈，报告属阅件，可不回复；请示属于办件，需要办理、批复。通常要做到事前请示、事后报告（二）报告：常用公文写法决定一般由决定缘由、决定内容、执行要求三部分组成。决定缘由，即概括的写明决定的根据、目的、意义及背景，常用“特作如下决定”、“现决定如下”等承启语过渡到决定内容部分，要求文字精当，语言概括明确；决定内容，即决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事项等；执行要求，即提出执行本决定的要求、意见或期望；（三）决定：常用公文写法通知主要适用于部署安排某项工作、任免和聘用干部、需要某些部门（人员）周知或执行的事项等。公司当前通知的主要类型是发布性通知、任免性通知、事务性通知等；通知开头主要交代通知缘由、根据、目的，通常以“现通知如下”、“为此、特作如下通知”、“现将有关事项通知如下”等类似的过渡语句引领下文；内容要说明通知事项、具体举措；结尾要提出执行要求、建议或希望。（四）通知：常用公文写法通知写作要求1.明确行文目的。首先要明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，需要针对什么问题，解决什么问题。2.提出的措施要切实可行。要写明通知任务、要求办理执行的具体内容，又要简要说明方法、步骤、措施，内容不能空洞，要让员工知道如何贯彻通知要求；3.结构严谨、层次清晰。内容要条文清晰，排练有序，段落与条文之间应尽量避免内容交叉、重复现象。会议纪要是记载和传达会议情况与议定事项的公文。是在对会议讨论的事项加以归纳、整理，将会议内容反映出来的公文文种。会议纪要具有1.纪实性：会议基本情况的纪实，不得随意改动达成的共识和形成的决定。凡是会议没有研究讨论的问题一律不能写入。2.概括性：要对会议内容有所概括、有所综合、有所选择、有所强调，需要会后对整个会议的观点、主要决议事项等按议定逻辑顺序整理出来。3.指导性：对工作有一定的指导作用，相关部门和人员可以此为依据开展工作。（五）会议纪要：常用公文写法会议纪要的写法1.条项式写法将讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。会议讨论了几个议题，纪要就以几个议题各自成一点写出，做到条理化、理论化。2.综合式写法将会议内容按性质综合为若干部分，然后逐一写出3.摘录式写法就是摘要会议上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。要注意不要将全文、原话尽录，要摘其要点加以整理、提炼。函是平行机关或不相隶属的机关之间，商洽和联系工作、询问和答复问题、请求帮助时经常使用的公文文种。此外，向归口管理部门请求对某一事项予以批准，也可以使用函。函具有以下特点：1.沟通性：主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用。2.单一性：主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。（六）函：常用公文写法函的种类1.商洽函用于不相隶属单位之间联系、商洽、协调某一问题或某项工作，如洽谈业务，要求协作、请求帮助等。这一类既有致函也有复函；致函提出商洽的事宜和要求，复函则给予答复。2.问答函用于单位之间询问政策性和业务性的为题以及需要搞清楚的事宜，如了解情况，征求意见、核查问题等。这一类既有致函也有复函。3.批答函用于请求批准和答复审批事项。函的写法正文要简要介绍背景情况，说明商洽、询问、答复的事项和问题，最后要写出希望和要求，如：“务希研究承复”、“敬请大力支持为盼”等。结尾语通常以“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。关于协调解决蒸汽管道管廊使用费事宜的函.doc收文要求收文办理上：1.希望各部门及时将收文传至总经办；2.希望相关人员在阅办时，要提出明确要求，相关文件若有督办事宜时，承办人员在落实文件相关工作后，再行提交下一环节，确保收文各项要求得以落实。若不能立即办理的，需说明具体原因及其他需求。特别强调：公司任何外部发文，必须遵循公司制度要求，严格履行信息发布流程，请各部门遵照执行。