EXCEL使用技巧之数据筛选

ACCPV4.0《计算机文化基础》编写组Excel2000表格处理软件筛选篇ACCPV4.0Excel的数据库管理Excel不仅具有对数据的计算处理能力，还具有数据库管理的一些功能Excel对工作表中的数据处理，是以数据库管理的方式进行的，即一张工作表就是一个关系数据库Excel的数据库管理功能包括：以记录的形式，在工作表中进行插入、删除、修改数据等操作对表格中的记录，按关键字进行排序操作对记录进行按条件的检索、筛选、计算操作对数据按要求分类，并进行汇总操作Excel在制表、作图等数据分析方面的能力比一般数据库更胜一筹，它淋漓尽致地发挥了在表格处理方面的优势ACCPV4.0数据列表记录字段名字段名行同字段数据(除字段名外)必须有相同的数据类型字段ACCPV4.0数值型常数----输入的正数或负数，屏幕显示时右对齐。字符串型常数----输入的其中包含非数字符号的一串任意字符。屏幕显示时左对齐。全由数字组成的字符串型常数，如身份证号码、学号等----输入时以(半角)单引号开头，后跟数字逻辑型常数----仅有两个，输入或显示时都是：True(真)，False(假)日期型常数----一般地按yy-mm-dd格式输入，显示时用户可选择多种格式。数据类型ACCPV4.0建立与修改数据列表同工作表的建立及修改方法用菜单“数据”[记录单]命令建立及修改不是原始数据，而是计算所得的结果ACCPV4.0数据排序选定数据表中某单元格，然后按“数据/排序”选项按自定义序列来排序ACCPV4.0使用菜单“工具”[选项]命令自定义序列输入时注意写法：按次序每项占一行，后面不带标点。添加到序列中直接从表格中导入序列数据ACCPV4.0数据筛选之1--自动筛选1.选定列表中某单元格2.选择[自动筛选]命令筛选箭头ACCPV4.0年龄字段中曾出现的数据。单击28，可筛选出年龄是28岁的记录。自定义筛选单击筛选箭头，出现下拉选择框ACCPV4.0数据筛选之2--自定义筛选比较运算选择逻辑运算选择各种比较运算ACCPV4.0自定义筛选的特点自动筛选只能进行数据“相等”的筛选自定义筛选可以根据比较运算进行筛选自定义筛选可以在两个比较运算之间进行逻辑运算每一次的自定义筛选，只能在一个字段中进行在前面的自定义筛选结果基础上，可以在另一个字段上进行再一次的自定义筛选，使筛选范围逐步缩小，从而完成多个字段上的复杂条件的筛选操作ACCPV4.0数据筛选之3--高级筛选第一步：建立条件区域第二步：选定工作表第三步：选择菜单“数据”[筛选][高级筛选]命令在“高级筛选”对话框中确认：参与筛选的工作表所在的区域地址已建立的条件区域的所在地址存放筛选结果的区域地址ACCPV4.0标题行：把相应的字段名复制进来若干条件行：同一行的各条件为“与”运算，不同行的各条件为“或”运算。建立条件区域（方法一：比较条件式）ACCPV4.0比较条件式区域的设置说明姓名语文张*=80姓名=张某某，而且语文=80姓名语文张*=80条件同行条件不同行姓名=张某某，或者语文=80条件行中输入：非等号开头的，前后均没有数值计算过程的比较(条件)式ACCPV4.0例1.各科超过85分且平均成绩超过87分例2.平均成绩大于等于80分且小于90分例3.平均成绩小于80分或数学大于等于90分英语数学中文平均=85=85=85=87平均平均=8090平均数学80=90ACCPV4.0标题行：非字段名的任意字符!条件行：等号开头的前后含有数值计算过程的比较计算(条件)式，或逻辑计算(条件)式(逻辑函数)建立条件区域（方法二：计算条件式）ACCPV4.0例1.英语和数学两门成绩的和大于等于160分例2.10月1日出生的，且平均成绩在75~90分之间PP=F2+G2=160出生月出生日平均平均=MONTH(D2)=10=DAY(D2)=1=75=90按回车键后屏幕显示为“True”或“False”复制而来的原字段名等号开头的比较计算条件式非字段名的任意字符比较条件式与计算条件式混合ACCPV4.0要求：找出“英文名称”中，第三个字母是A的记录等号开头的比较计算条件式非等号开头的比较条件式，意思是：“英文名称=??A*”非字段名原字段名ACCPV4.0逻辑计算条件式区域的设置说明GuangZhou=AND(leftB(姓名,1)=张，语文=80)设：表格中有“姓名”和“语文”两个字段等号开头的逻辑计算条件式意思是：“姓名=张某某”而且“语文=80”按回车键后屏幕显示为“True”或“False”非字段名的任意字符ACCPV4.0例1.硕士以上学位，讲师以下职称例2.65年以后出生的教授、或70年以后出生的副教授GuangZhouUniversity=OR(AND(OR(G2=讲师,G2=助教),H2=硕士)，AND(OR(G2=讲师,G2=助教),H2=博士))ABCDEFG=OR(AND(YEAR(D2)=1965,G2=教授),AND(YEAR(D2)=1970,G2=副教授))设：D列是“出生日期”，G列是“职称”，H列是“学位”ACCPV4.0条件区域设置小结1方法1----使用比较条件式：标题行：复制而来的原字段名。条件行：非等号开头的比较表达式比较运算只在一个字段上，且比较前不须进行计算，如“平均分超过90分”方法2----使用计算条件式：标题行：非原字段名的任意字符，甚至是空白。条件行：等号开头，后跟比较计算式或逻辑函数。比较运算只在一个字段上，但比较前须进行计算，如“10月份出生的记录”=month(d2)=10或比较是在两个字段中进行，如“数学成绩超过英语成绩的记录”=e2f2ACCPV4.0条件区域设置小结2使用比较运算(=,,,,=,=)优点：直观，容易理解缺点：各条件间的逻辑关系容易出现错误可用于仅涉及一个字段的条件使用逻辑函数(AND,OR,NOT)优点：简略，可精确表达各条件间的关系缺点：较为抽象不易理解，写出的式子较长，括号的配对容易出现错误一般用于至少涉及两个以上字段的条件ACCPV4.0设：表格中E列是“工作日期”，现制作条件为“在80年代参加工作”的条件区域方法一：比较条件式工作日期工作日期=1980-1-11990-1-1方法二：(比较)计算条件式工作年份WorkYear=year(e2)=1980=year(e2)1990非字段名的任意字符工作表中的原字段名ACCPV4.0方法三：(逻辑)计算条件式工作年份=and(工作日期=1980-1-1,工作日期1990-1-1)工作年=and(year(e2)=1980,year(e2)1990)WorkYear=not(or(工作日期1980-1-1,工作日期=1990-1-1))ABCD=not(or(year(e2)1980,year(e2)=1990))非字段名的任意字符ACCPV4.01.预先制作好条件区域高级筛选操作过程2.选定列表中某单元格3.选择[高级筛选]命令ACCPV4.03.弹出的“高级筛选”对话框ACCPV4.0小结：三种筛选方式的区别自动筛选：在单个字段中，按单个已登录的数据为条件进行筛选(“相等”运算)，如：筛选出英语成绩是84分的所有记录自定义筛选：在单个字段中，按指定的数据区间为条件进行筛选(“比较”及“逻辑”运算)，如：筛选出英语成绩在65~85分的所有记录高级筛选：在两个以上字段中，按数据或数据区间作为条件进行筛选，如：筛选出英语成绩超过85分，数学成绩在60~80分之间的刘姓男同学记录有时候，一次的高级筛选可以用多次的自定义筛选(彼此之间是“与”运算关系)来代替ACCPV4.0数据库函数名：均以“D”字母开头，后跟一般的统计函数名(例如Sum、Average等)。具有统一格式----三个参数函数名(database、field、criteria)三个参数的含义是：第一参数database----数据库所在区域地址第二参数field----被指定统计的数据列的单元格地址或该列的序号，其中函数Dcount特殊。第三参数criteria----已设置的条件区域地址数据库统计函数ACCPV4.0数据库函数介绍Daverage计算指定字段中符合条件各数据的平均值Dcount统计指定字段中符合条件的数值单元格的个数Dcounta统计指定字段中符合条件的非空白单元格的个数(指定字段可以是任意类型数据的字段)Dmax求指定字段中符合条件各数据的最大值Dmin求指定字段中符合条件各数据的最小值Dsum计算指定字段中符合条件的各数据之和ACCPV4.0数据库所在区域地址条件区域所在地址进行统计的数据列序号。此例是在第三个字段上统计人数（可以是其他数值型字段）。ACCPV4.0数据库所在地址进行统计的数据列字段名所在单元格地址。此例只能在数学字段上计算平均分或用4条件区地址ACCPV4.0数据库函数与高级筛选的区别相同点：都需要预先准备好条件区域不同点：数据库函数所得的只是一个数值结果高级筛选所得的是若干条数据库记录例：求年龄在22~25岁间的陈姓女同学只求人数，可用数据库函数dcount要了解各学生的具体情况，应使用高级筛选，找出符合条件的各个记录ACCPV4.0countif、sumif与dcount、dsumcountif、sumif：只能在一个字段中确定条件，且只能使用简单的比较条件countif：2个参数----进行统计的区域地址、统计条件sumif：3个参数----条件所在的区域地址、条件所在区域中的某个条件(数据，或单元格地址)、进行求和运算的区域地址(必须是数值型区域)dcount、dsum：条件区域可涉及一至多个字段，且可进行复杂的比较、逻辑运算统一格式，3个参数----数据库所在区域地址、(统计数据列的)字段名所在单元格地址或该数据列的序号、预先制作好的条件区域地址ACCPV4.0思考题：要按自定义序列来排序工作表中的数据，想一想要先做什么操作？思考题：三种筛选操作，各自适用于什么情况？它们之间各有什么异同之处？思考题：什么是比较条件式的条件区域？怎样建立比较条件式的条件区域？思考题：什么是计算条件式的条件区域？怎样建立比较计算条件式的条件区域？怎样建立逻辑计算条件式的条件区域？思考题：什么情况下，必须使用计算条件式的条件区域？思考题：数据库函数使用统一格式的三个参数。请想一想，第二个参数有什么要注意的地方？思考题：数据库函数与高级筛选有何区别？上机操作题：《实验4数据管理》