11家新设机构筹建期间专项审计报告汇总

太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告汇总太平寿审计字[2003]4号2003年9月16日共18页审计报告起草:黄频、张新丽顾骁勇、黄为审计报告审阅:于滨___________________审计报告批准:李涛___________________太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告12003年上半年我司11家新设分支机构在总公司领导的直接指导下，圆满结束了新设机构筹建工作，并顺利通过当地保监办正式开业验收。为了达到筹建期各项工作的规范、效率和质量要求，审计部根据总经理室的要求，对各分公司营业职场的租赁，营业职场的装潢，办公家具、办公物品的招标、采购，广告宣传，单证印刷等以及各项内控制度的建设工作进行专项审计，现将在这次审计过程中发现的问题向总公司有关部门汇报。一、审计基本情况1、审计目的：审查职场租赁、装潢，广告制作及发布，办公家具、大宗物品、电脑设备采购，印刷品项目采购，加强财务费用支出管理，维护公司利益审阅职场租赁、装修；办公家具、大宗物品、电脑设备招标、采购；广告制作与发布、印刷品等事务的审批权限，防止新设分支机构未经授权自行操作审查筹建期间各项费用的发生，确保费用发生的合理性、合规性审阅内控制度的建设和执行情况，确保内控制度符合保监会、总公司的要求太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告22、审计时间：2003年8月5日至2003年9月10日太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告3人事行政部专项审计报告汇总一、审计过程中发现分公司存在的情况1.资产管理11家新设分公司主要办公家具、电脑设备采购由总公司机构发展部、电脑部统一购买，再统一分配给分公司，新设分公司主要负责对办公家具、电脑设备资产的验收、领用、管理等方面。除此之外，分公司根据新增二级机构资产预算说明，自行购买了一些电子类、非电子类设备。存在主要问题如下：1)行政部门管理实物资产人员短期内岗位更换频繁，管理人员对资产管理无经验，并且管理工作不够负责、细致，工作交接时未理清相关事项，造成一些合同、记录、资产入库、领用单证无从找起。2)总公司统一下拨或自购的设备、物品运抵公司后，未办理正式资产验收单一式两份，及时送与财务部门，造成财务无法及时更新明细台账，和实物台帐不一致。3)分公司电脑部或行政部向总公司申请统一配置资产设备时，该申请未得到分公司财务部门的审核和批准，不利于财务部门对资本性支出和费用预算的控制和管理。4)分公司各部门领用办公家具、办公设备、电子计算机设备时，太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告4未填写资产领用单，未办理任何领用手续，不符合固定资产使用责任落实到使用者个人的要求，而且会出现使用部门私自进行资产调换的情况。5)多人执行同一职责岗位，容易出现职责不清，交接疏忽的情况。比如管理实物人员和登记实物明细账人员不是同一人，造成实物实际存放地点、数量和台帐记录不一致，盘点困难。2.大宗物品采购1)按照总公司有关制度规定，分公司应成立集中采购小组，负责分公司各项大宗物品、办公用品的统一采购。由个别分公司集中采购小组人员均是各部门普通员工，无财务部、行政部负责人和总经理室成员参与。2)由于公司筹建期间人员较少，各部门对办公物品、办公设备需求较紧，导致一些采购直接由需求部门来实行。并非按照总公司有关制度规定，分公司应成立集中采购小组，负责分公司各项大宗物品、办公用品的统一采购。3)由于分公司采购的设备用品数量有限，采购人员通常是口头询价比较后进行采购，没有实行正式的招投标、竞争性谈判过程并形成相关的书面文件，也无书面的签报文件报分公司集中采购小组和分公司总经理室同意通过。4)总公司对各新设分公司关于大宗物品采购的权限，包括可以购置的物品类型、数量、价格规定不明确，造成不同分公司太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告5在申请资产购置时有不同的处理方法，有些分公司上报总公司批准，有些分公司只经过分公司总经理的同意。5)分公司超预算购买的大宗物品，只经过总公司领导口头同意，未得到总公司书面批准，自行购置。6)有些分公司未按照总公司资产预算配置，购买办公职场所需的办公设备，而是采用租赁方式。总公司对是否允许分公司租赁资产，以及租赁资产的权限未作出规定。3.广告制作与发布1)在筹建期间，由于岗位人员未明确，个别分公司的招聘广告分别有需要招聘人员的部门负责人去联系落实，不是公司统一口径联系，不利于价格谈判；2)由于广告工程量相对较小，部分分公司在实施招标过程中未形成正式的招标文件，缺少投标、评标的依据。没有规定所用材料的产地、规格、品牌、档次，评标难度大。个别户外广告的合同条款中缺少维护、保养方面的内容；3)个别分公司在与媒体确定广告的发布时，未订立合同或其他书面依据；4)与广告公司的价格谈判缺少谈判记录；5)各分公司对于广告设计制作方案，一般按照总公司规定，以内部工作签报形式报请公司领导审批、核准，但在具体实施太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告6过程中，可能由于当时时间的紧迫，对部分广告设计方案中设计的样本，尤其在媒体广告方面，未能及时报送到总公司，致使部分媒体广告在刊登出来后才发现与总公司要求不符。6)由于媒体广告方面的价格在各分公司所在地普遍具有较高的弹性，折扣、优惠等层出不穷，各分公司在具体联系发布媒体广告时较难把握其合理价格，如沈阳分公司分别于4月3日、7月13日在“沈阳日报”上刊登招聘与开业新闻发布会广告。其中在4月3日通过辽宁电视对外传播中心，所刊登的3版下半版，价格为8万元套彩广告，由于事后发现公司标识颜色有误，对方答应于之后两天连续补登小版面相同内容广告（刊登稿样经查无法找到）。而经我们联系沈阳日报社广告部，其3、4版下半版套彩广告报价为85,000*80%，价格为68,000元，并表示如有诚意，价格可以面谈。7)个别分公司广告发布的资料未完整保存好，缺少合同及部分资料。4.单证印刷和管理1)筹建前期单证由行政部门管理，由于缺少专人管理，造成单证实物数量和财务台帐数量差异较大2)有价单证和非有价单证各由一人管理，其人员同时负责实物管理和财务记账，缺少实物帐和财务帐互相核对的功能。太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告73)实物盘点时发现有些单证数量差异较大，有些单证经常被内勤人员借阅，也无任何借阅手续且借阅时间较长。4.其它1)各分公司根据总公司要求制定了一系列内部管理制度和内部通知，但有些分公司未以正式的红头文件形式发稿。2)分公司总经理室每星期召开部门经理会议，各部门汇报工作情况以及讨论有关事项。有些分公司会议后并无形成正式的会议纪要。二、对总公司办公室（行政部门）的建议1.为了提高今后新设分支机构筹建工作的效率和质量，建议总公司行政部门加强对各分公司有关大宗物品集中采购过程进行统一培训，明确不同采购物品、采购数量、采购价格的集中采购过程需要实行不同的采购方式，以及每一个采购方式的流程、要求的书面资料和该岗位的职责权利等。力争把集中采购工作规范化、系统化，不要流于形式，提高公司资金的使用效率。2.建议总公司对分公司自行购买或租赁资产的权限，包括设备物品类型、数量、价格，有明确的规定，便于分公司参照执行。3.鉴于佛山分公司的特殊性，对内属二级分公司，对外属中心支公司，建议总公司行政部门和广州分公司行政部门明确各自太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告8的职责范围，防止出现信息、要求传递的遗漏和重复。三、对总公司电脑部的建议1.总公司电脑部审批分公司向总公司申请统一配置电子计算机设备时之前，建议该申请必须得到分公司财务部门的会签和分公司总经理的批准，这样有利于财务部门对资本性支出和费用预算的控制和管理。2.由于总公司统一配置的台式电脑均无软驱和光驱，分公司为经理以上级别和部分员工自行购置了软驱和光驱，总公司能否在统一购置时考虑各分公司的实际需要，为其配备不同配置的电脑，避免分公司自行购买配件，造成费用高于集中采购的价格。3.根据总公司电脑部相关规定（太平寿发[2003]144号），严禁分支机构自行采购传统电话交换机。佛山分公司自行购买了一套电话交换机，和若干外线电话，用于外勤人员需要。但据分公司解释，该购买行为发生在该项规定发布之前。建议总公司电脑部询问核实有关情况，并做出批复。4.为了缩短分公司上报文件的审批环节，提高分公司工作效率，建议总公司拟定相关部门文件会签制度，如分公司某一事项报总公司主管部门审批，同时会有人力、经费等方面的需求，总公司主管部门在批准该项目的同时与总公司需求部门会签后再下发给分公司，减少分公司一一请示、审批的环节。太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告9机构发展部专项审计报告汇总一、审计过程中发现分公司存在的情况1.营业职场租赁1)由个别外勤职场的租赁合同是以分公司筹建组名义签订，未以总公司名义签订，且合同也未以总公司统一的租赁合同为准；2)合同签订前未向总公司提出书面报批报告，包括准备租赁地点的优势、劣势，职场租赁面积、租金价格、租赁主要条件等，只是把租赁合同报机构发展部审核并以口头形式向总公司领导进行汇报；3)有个别分公司合同附件中缺少出租方出具的职场面积测量报告和房屋产权证复印件、房屋租赁许可证复印件；4)沈阳分公司租赁合同中所列面积为2281平方米，消防验收报告中所列面积为2043.37平方米，二者相差237.63平方米。5)合同附件中缺少所租房屋当地消防管理部门的验收合格证书6)所租房屋未参加财产保险或不清楚是否参加财产保险7)在职场租赁过程中,缺少出租方完备的书面报价材料和我方太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告10的谈判记录8)部分分公司租金的支付方式与总公司的规定不符。如“押三付六”，“无押付六”；9)大连分公司职场租赁合同中有关到期后物业返还条款为“返回原状”，由于到期返回原状的成本较大，可能需要额外的成本，建议分公司联系业主，将此条款改为到期时正常可使用状态或其他类似意思，以避免潜在的损失。10)济南分公司的租赁合同中没有规定以优惠价格向我方提供广告位及免费停车位。11)对职场租赁过程中形成的文件、资料，部分分公司未进行整理、归档2.营业职场装修1)发出招标邀请时，多数公司是以口头的方式把装修工程的意向、工程相关资料提供给投标单位，基本都没有形成书面的招标文件，缺少投标、评标的依据，装修工程没有确定的工程量，没有规定所用材料的产地、规格、品牌、档次，评标难度大。2)宁波分公司职场装潢采用邀请招标方式，4家公司取得了投标资格。其中1家为设计、施工双甲级，1家为双乙级。按本工程的实际情况，应多联系几家乙级单位来投标，或者将工程资质条件定为“三级或三级以上”更太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告11合适。3)属于装修费的项目，放在了其他费用中列支。如购买地毯，消防改造费用；办公职场的形象设计，布置装饰费用；4)装修工程的进行是在公司筹建初期，由于人员尚未到位，招标过程和评标过程缺少完整的会议记录或书面记录；5)早期筹建组的成员基本上是招标小组成员，招标小组中缺少专业人员组成；6)施工合同中，只填写工程款总额，未附施工预算表；7)确定的装修、装饰工程公司的法人营业执照的截止日期为2003年3月21日，无法保证在装修结束两年内继续提供保修服务；8)装修完工后消防部门未进行验收；9)装修合同中关于工程价款及结算的约定一项，写明工程结束验收合格，尾款结算时一次付清。未列明5-10%作为质押金在工程完工后一年付清；10)在支付装修工程进度款时虽然装饰工程公司提供了工程进度表，但无监理公司的监理意见的情况下将进度款支付给对方。11)根据职场装修合同的规定，对预算进行调整需要双方进行签字确认，但我们在审计中未见到工程施工调整的审批意见；另外装修合同中的“主要材料明细表”中的材料与监理公司所检验的材料在产地、品牌等方面不一致。太平人寿保险有限公司11家新设机构筹建工作专项审计报告1212)由于工程较小