企业行政管理实务123

c管理部内部提升系列教材（六）c布衣公子精心制作课程纲要1.企业行政管理概述2.行政管理的内涵及特点3.行政管理体系4.全面提升行政工作5.行政工作的发展通路c布衣公子精心制作一企业行政管理概述企业组织架构中，较为完善的，都少不了一个行政部门，然而在民营企业的现实管理中，这个部门又倍受其他部门和人员的非议，其原因是行政工作多是服务性的，而且工作成绩又没有明显的结果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽视，在有的公司甚至被老板认为是可有可无的，所以该部门的主管人员在目前来说，流失量比一般其他部门主管人员流失量要大得多。其实，行政部作为公司的一个幕僚部门，肩负整个公司的管理重任，不仅为公司正常的运转提供了服务平台，而且为公司的所有活动提供各种支持和服务。同时也是一个结交三教九流、两道兼吃、磨练口才、修炼身心、通向社会的大熔炉。前言c布衣公子精心制作一企业行政管理概述一般说来，企业设立行政管理部门的初衷往往是将主营业务（研发、生产、销售等）之外的事务性工作剥离开来，使得企业的管理者能够集中精力做主营业务。随着企业的逐步发展和壮大，我们又从行政中分离出市场、财务、人力资源、客户服务等等专门机构。不断派生的专门机构因为其职能的单一性而显得愈发重要，在企业中的作用也更加明显，相形之下，作为“母体”的行政工作就日益显得没落，分出去的全部是相对重要的工作，留下来的纯粹是事务性工作。因此对于许多企业来说，行政工作似乎越来越没有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是东修西补、保洁保安、收发传真、前台接待等，工作虽不可或缺但也无关大局。这是对企业行政工作的偏见，真正意义上的企业行政全然不是这个样子。专门的行政管理部门，诸如办公室、总经理办公室、总务部、行政部等等虽担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，但只是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。前言c布衣公子精心制作（1）行政词汇的解释一企业行政管理概述案例：有位老师，有一次在北京讲课，有个同学与他交换了一张名片，他发现这个同学的名片上面写着“不管部”，当时吓了一跳，就问那位同学：“为什么有这个部门呢？”那位同学笑了笑说：“我们这个叫法比较特殊，意思就是其他部门都不管的事归我们管，所以叫‘不管部’。”c布衣公子精心制作（1）行政词汇的解释一企业行政管理概述由此可见，在企业中人们对行政的理解很混乱，而且组织结构可大可小，有的企业小到在人事部下面的两个人负责行政事务，大到集团下设四大中心，其中一个中心就叫“行政管理中心”，这已经是很大的“行政”概念了，基本上已经跳跃出了事务性的工作，参与了权力性的工作。c布衣公子精心制作（1）行政词汇的解释一企业行政管理概述首先，我们需要进一步认知行政的概念。目前，人们对企业行政的理解仍然比较模糊。大体上，人们对“行政”的认知有两种解释。第一种解释，也是最为中规中矩的解释就是“政令的执行”。对于“行政”最原始的理解是“权力”的概念，这在我国政府部门中得到很好的表现，例如我国关于政府公务员行政序列、行政职能、行政权力的交割等。又例如我们国家还专门成立了国家行政学院。例如，凤凰卫视的老板刘长乐先生的名片上就印了“行政总裁刘长乐”，你认为这里的“行政”指的是权力还是事务呢？很显然是权力的代表。c布衣公子精心制作（1）行政词汇的解释一企业行政管理概述第二种解释，它指的是事务性的工作。企业其他职能部门的叫法都比较统一，如“财务部”、“人力资源部”、“销售部”、“市场部”等都是特定职能部门的固定叫法，但只有行政这一块的叫法是五花八门的，有的企业叫“总裁办”，有的企业叫“办公室”，有的企业叫“行政部”，还有的叫“综合管理中心”、“不管部”等。c布衣公子精心制作（2）.行政管理的概念一企业行政管理概述广义的行政管理事务，简单理解就是企业中除去基本的“研发”“生产”“销售”这些直接创造企业效益的业务性工作之外的全部事务狭义的行政管理往往又将其中比较专业的“人事管理”与“财务管理”工作独立出来所剩下的工作事务。这些剩下的事务又可以划分为两个方面：行政办公管理和后勤服务管理，我们可以将其统称为“行政后勤管理”。c布衣公子精心制作（1）.内涵二企业行政管理内涵与特点行政管理的本质就是服务。行政部门应以服务为本，甘当幕后英雄的角色。行政以服务于企业为最终目的，行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来。行政部门的工作永远不会成为企业关注的中心。不但不可能，而且不应该。因为，如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目标的实现，以致于引起了大家的关注。c布衣公子精心制作（2）.特点二企业行政管理内涵与特点行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都面临着大量的、琐碎的和不起眼的事务。但这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面的业务。行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度涉及到整个公司或集团的全部运作过程；行政管理的深度又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁；行政管理的敏感是因为它涉及到每个成员的切身利益。c布衣公子精心制作（3）.综述二企业行政管理内涵与特点众所周知，行政管理是不涉及公司具体产品(含活动、服务)的生产(或提供)的，它是为生产(或提供)产品(或活动、服务)过程提供相应的资源和服务，以及对过程中的人和事进行规范组织、监控。总体来讲，行政工作有以下十二字概述：搞好服务、管好事务、参与业务。这是行政工作的特点，行政工作人员了解工作特点后可以有针对性、有重点、有目的地开展工作。c布衣公子精心制作三行政管理体系组成（1）.行政办公管理行政办公管理体现的是对行政事务的综合性管理，具有较强的协调性、中枢性和业务性。主要包含有：①行政制度建设及纪律监督；②文书档案管理（文书撰写与发文管理、文件收发、报刊信函收发、文书归档管理、图书管理）；③印章及资质、证件管理；④会务工作管理；⑤公共关系管理；⑥接待预订服务；⑦办公自动化建设；⑧员工文体活动、旅游等。c布衣公子精心制作三行政管理体系组成（2）.后勤服务管理后勤管理体现的是行政组织的物质性资源供给与配置管理，具有较强的保障性、服务性和社会性。主要包含有：①食堂管理；②宿舍管理；③车辆（含司机）管理；④安全与消防管理；⑤治安管理；⑥环境管理；⑦物资管理（如办公用品等）；⑧名片、表单及印刷品管理；⑨固定资产管理等。c布衣公子精心制作四全面提升行政工作首先是要加强企业行政管理的制度建设。“没有规矩不成方圆”，制度是企业管理的基石。企业应注重行政制度的建设与加强，通过制度正本清源。c布衣公子精心制作四全面提升行政工作其次是要全面实行流程化管理。行政工作总是千头万绪，制度只是基础，行政上的许多环节需要靠流程图来实现，流程图的好处就在于它能够简单明了地说明工作的关键点，做到“分工清晰、责权明确”，使行政的各项工作条理清楚，有利于工作效率和工作质量的提升。c布衣公子精心制作四全面提升行政工作第三是要加强表格化管理。工作流程有了、责任权利明确了，具体的实施就可以靠表格来实现。表格是行政工作中的一个非常好的工具，许多复杂的工作只要用表格完全能说清楚，特别是一些需要有追溯性的工作，通过简单的表格就可以实现。c布衣公子精心制作四全面提升行政工作最后是提倡“办公自动化”。办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。c布衣公子精心制作五行政工作的发展通路（中华英才/智联/前程无忧）招聘网——职位分类——行政/后勤类：行政总监；行政经理·行政主管·办公室主任；行政专员·助理；经理助理·秘书·文员；图书情报·资料·文档管理；后勤；大公司行政职业通道：部门专员→部门主管→部门经理→总监cThankYou!