项目文档归档管理办法

1项目文档归档管理办法第一章总则第一条本管理办法明确公司对项目文档归档管理的工作要求。第二条本管理办法适用于公司所有工程项目。第二章术语定义第三条项目文档(一)项目文档：指在工程项目实施活动中与工程项目相关联并且对企业有保存价值的各种文档资料。项目文档包括：项目承接文档、项目实施文档、项目结算文档以及项目其它文档。(二)项目文档分类：1.项目承接文档：承包合同、投标文件、中标通知书、项目委托书等。2.项目实施文档：会审纪要、交工验收文件、初验报告、终验报告等。3.项目结算文档：对外结算审定单、对外结算审定资料明细、项目成本结算表、分包合同、分包项目费用审核表、协作项目结算审定资料等。24.项目其它文档：包括设计文件、三标一体化相关文档等。第三章归档的工作职责及流程第四条分公司市场部负责项目承接文档归档前的归集保管，项目经理负责项目实施文档、项目结算资料文档归档前的归集保管。第五条项目经理负责完成项目文档的移交归档工作。第六条分公司生产部门负责监督、检查项目经理项目实施文档、项目结算文档的归集过程。第七条分公司项目管理部负责项目文档的归档管理及档案移交工作。第八条分公司综合部负责项目文档的保存管理，负责项目其它文档的保存管理。第九条项目文档归档流程表明公司项目文档归档管理的总体要求，见附录A：《项目文档归档管理流程》。第四章项目文档归档原则第十条根据《广东省电信工程有限公司档案管理实施细则》规定，项目文档为科技文档，分类代码为“E02”，项目文档按项目编号进行归档。第十一条项目经理提交项目文档归档时，应按要求编3制归档文件目录，详见附录C：《归档文件目录》（长期文件）及附录D：《归档文件目录》（短期文件）。第五章项目文档的归集过程第十二条项目承接文档归集(一)分公司市场部完成承接合同签订后，将合同原件及合同对应的投标文件、中标通知书或项目委托书归集保管，并按附录E：《项目文档归集/归档记录》做好项目文档归集记录。(二)项目承接文档的组成1.对于投标项目，必须有承包合同、投标文件及中标通知书，如投标文件已在其它项目中归集，必须在附录E：《项目文档归集/归档记录》中明确已归集的文件及其对应的项目编号等相关内容；2.对于委托项目应有项目委托书，如无建设单位出具的项目委托书，分公司市场部应出具项目承接情况说明作为项目承接依据，内容可参照建设单位的项目委托书。第十三条项目实施文档归集(一)项目经理以项目为单位，项目初验后，应在三个月内完成项目实施资料文档的整理归集工作，其中验收报告应在归档前完成收集。(二)项目经理按附录E：《项目文档归集/归档记录》4格式做好项目文档归集记录。第十四条项目结算文档归集(一)项目经理在竣工验收且完成对外结算、内部成本核算后一个月内，以项目为单位，完成项目结算资料文档的整理归集，相关结算资料应为原件。(二)项目经理按附录E：《项目文档归集/归档记录》格式更新项目文档归集记录。第十五条文档缺失的处理(一)项目经理应严格按照附录B：《项目文档归档一览表》的归档要求，保证项目文档的完整性。(二)按要求属于必须归档的文档，如果出现缺失的，由责任部门（或责任人）出具书面说明书，说明书必须由责任部门（或责任人）主管领导签字确认，并加盖部门（或分公司）章。说明书作为文档缺失依据进行归档。第十六条项目文档归档(一)项目经理在完成项目实施文档及项目结算文档归集后，一周内联同分公司市场部，将项目承接文档、项目实施过程文档及项目结算文档归集合并，统一提交分公司项目管理部资料管理员审核，审核通过后按附录E：《项目文档归集/归档记录》格式办理移交手续。(二)根据《广东省电信工程有限公司档案管理实施细则》要求，分公司项目管理部资料管理员整理项目文档，将5长期文件和短期文件分别装盒。档案盒的装订要求见附录F“档案盒格式要求”。(三)分公司项目管理部资料管理员按季度将归档装盒后的项目文档移交分公司综合部，并按附录H《项目文档归档季度汇总表》格式办理移交手续。(四)分公司综合部做好登记，每年按附录G“《档案目录》格式要求”编制年度档案归档目录清单，并及时提交公司综合部。第六章项目文档归档考核第十七条分公司项目管理部负责项目文档归档的监督检查，并按《广东省电信工程有限公司项目成本控制管理办法》相关规定，在项目经理完成项目文档归档后方可全部发放项目绩效。第七章附则第十八条本办法自2010年3月3日起实施，公司在以前年度所制定的相关规范性文件同时废止。第十九条本办法由项目管理部负责解释。6附件：1.附录A：项目文档归档管理流程2.附录B：项目文档归档一览表3.附录C：归档文件目录（长期文件）4.附录D：归档文件目录（短期文件）5.附录E：项目文档归集/归档记录6.附录F：档案盒格式要求7.附录G：《档案目录》格式要求8.附录H：项目文档归档月度汇总表7附录Ａ项目文档归档管理流程★责任部门/人☆配合部门/人●输入○输出工作流程工作内容和要求责任部门/人输入/输出时限开始项目实施文档归集项目结算文档归集项目文档移交归档结束项目承接文档归集Ø整理项目承接过程中的相关文档，并负责归集保管工作。★分公司市场部●承接合同●投标文件●中标通知书●项目委托书○项目文档归集/归档记录承接合同签订后一周内Ø项目经理在项目验收后，整理归集项目实施过程中的相关资料文档。Ø项目经理负责项目实施文档归档前的管理。Ø分公司项目管理部监督检查项目经理结算文档的归集管理。★项目经理☆分公司生产部门●会议纪要●交工验收文件●初验报告或纪要●终验报告或纪要○项目文档归集/归档记录项目初验后三个月内●对外结算相关资料●内部结算相关资料●合作合同○项目文档归集/归档记录★项目经理☆分公司生产部门Ø分公司在项目完成对外结算、内部结算后一个月内，完成项目结算文档的整理归集工作。Ø项目经理负责项目实施文档归档前的管理。Ø分公司项目管理部监督检查项目经理结算文档的归集管理。完成对外结算、内部结算后一个月内Ø项目经理合并项目实施文档、项目结算文档及项目承接文档，形成整套完整归档文件，于完成项目结算文档归集后一周内提交分公司项目管理部资料管理员审核，审核通过后归档装盒，并每季度移交综合部保存管理。Ø分公司综合部每年向综合部报告项目文档年度归档目录清单。★项目经理☆分公司项目管理部☆分公司综合部○项目文档归档季度汇总表○项目档案目录完成项目承接文档、项目实施文档及项目结算文档归集后一周内广东省电信工程有限公司管理流程文件编号生效日期修订状态页码A.01(6)项目文档归档管理流程2010年01月01日Q/GTE-04W108受控文件8附录B项目文档归档一览表分类文档名称说明载体类型归档要求保存时限要求目录卷内文件目录★纸质必须项目承接资料文档承接合同★合同应完整齐备纸质必须长期投标文件☆电子版若为投标项目，必须短期中标通知书☆纸质若为投标项目，必须短期项目委托书☆纸质若为委托项目，必须短期项目实施资料文档会审纪要如曾有相关会议，要求归档会议纪要或会议记录纸质按实归档短期交工验收文件★纸质必须短期初验报告或纪要★纸质必须短期终验报告或纪要纸质按实归档短期项目结算资料文档对外结算审定书★纸质必须长期对外结算资料明细★纸质必须长期项目成本结算表★纸质必须长期分包合同☆合同应完整齐备纸质若存在分包项目，必须长期分包项目费用审核表表☆纸质若存在分包项目，必须长期协作项目结算审定资料☆纸质若为协作项目，必须长期9附录C归档文件目录（长期文件）归档文件目录项目名称：项目编号件号责任者题名日期页数备注承接合同★对外结算审定书★对外结算审定资料明细★项目成本结算表★分包合同☆分包项目费用审核表☆协作项目结算审定资料☆年度期限建档编号3010附录D归档文件目录（短期文件）归档文件目录项目名称：项目编号件号责任者题名日期页数备注投标文件（电子版）☆中标通知书☆项目委托书☆会审纪要交工验收文件★初验报告或纪要★终验报告或纪要项目审批报告（任务书）若项目投资额在300万元以上，必须用户意见若项目投资额在300万元以上，必须决算证明若项目投资额在300万元以上，必须工艺图片若项目投资额在300万元以上，必须年度期限建档编号1511附录E项目文档归集记录项目文档归集/归档记录（Q/GTE-04R107-A.0）项目名称：项目编号：分类件号责任者题名归集日期页数提交人备注项目承接文档1承接合同★2投标文件（电子版）☆3中标通知书☆4项目委托书☆项目实施文档1会审纪要2交工验收文件★3初验报告或纪要★4终验报告或纪要项目结算文档1对外结算审定书★2对外结算审定资料明细★3项目成本结算表★4分包合同☆5分包项目费用审核表☆6协作项目结算审定资料☆移交人：接收人：归档日期：年月日12附录F档案盒格式要求1、脊背式样项目名称全宗号GDTEC类别号E02年度2009期限30项目编号AD080009起止件号132、档案盒内备考表式样备考表盒内文件材料情况说明整理人：检查人：整理时间：年月日14附件G《档案目录》格式要求1、《档案目录》封面格式项目档案目录全宗名称：广东省电信工程有限公司××分公司全宗号：类别：工程项目期限：_________________________年度：_________________________152、《档案目录》脊背式样XX分公司项目档案目录全宗号GDTEC类别号E02期限年度2009163、案卷目录（30年）案卷目录（30年）案卷号项目名称年度页数备注档案室编项目编号12345第X页174、案卷目录（15年）案卷目录（15年）案卷号项目名称年度页数备注档案室编项目编号12345第X页18附录H项目文档归档月度汇总表项目结算文档归档季度汇总表（2010年第X季度）（Q/GTE-04R108-A.0）序号项目编号项目名称归档文件目录归档内容移交日期备注项目承接文档项目实施文档项目结算文档承接合同★投标文件☆中标通知书☆项目委托书☆会审纪要交工验收文件★初验报告或纪要★终验报告或纪要审定书★结算资料明细★项目成本结算表★分包合同☆分包合同编号☆分包项目费用审核表☆协作项目结算审定资料☆协作项目后评估考核表☆12010-9-1022010-9-1032010-9-10注意：1、★为必须包括的文档，☆为按实际情况归档，如存在则包括。19采桑子·恨君不似江楼月[宋]吕本中恨君不似江楼月，南北东西。南北东西。只有相随无别离。恨君却似江楼月，暂满还亏。20暂满还亏。待得团团是几时