规范工程项目内业资料管理

规范工程项目内业资料管理摘要：在工程项目管理中内业资料管理非常重要，规范工程项目内业资料管理是一项重难点。文章就如何规范管理资料做了深入剖析，希望能在以后的工程施工中有所帮助。关键字：工程项目施工；内业资料；规范管理在当下工程施工过程中，对工程内业资料管理重视度还不够，虽然慢慢有了资料软件可以帮助资料管理，但还是远远不够，我们要从自身抓起，提高自我素质，增设管理机构，培养管理人员，加强沟通这几个方面来规范管理工程项目内业资料。1工程项目内业资料重要性一个工程从施工开始到竣工验收整个过程中将产生大量的施工原始资料。它是反映工程实体最终成果的重要性资料，贯穿于工程建设的全过程，在工程施工、竣工、交工中起着非常重要的作用。在现今不管是铁路工程、公路工程还是房建工程等相关工程领域，工程资料管理在整理施工项目管理中占有很大的比重。但在实际施工中，还有很多人有内业资料无足轻重这一误解，认为内业资料就只是一些内部资料，其实内业资料是文字、图表、影像资料等施工记录的一种组合形式。工程内业资料是整个施工过程的真实记录，是隐蔽工程验收的重要依据。想要规范项目工程资料管理，我们必须从施工刚开始就认真重视，然后一直到竣工资料全部交接完毕。2工程项目资料管理辅助性工具为了规范项目的工程资料管理，各单位也会采用资料管理软件协助。资料管理软件本着边使用边变更的原则，随着资料员在使用过程中提出的问题，不断的改进。以前的资料管理系统只是小范围的在具体领域使用，比如说测量、试验，这就使得在整个内业资料上不能闭合，测量做测量的，试验做试验的，现场施工内业各干各的，到资料归档整理的时候，不是这个时间对不上，就是那个部位有偏差。这样就只是单方面的提高了某个领域的工作效率，但是从整理时间上来讲，可能会花更多的时间来核对与整理，甚至返工。现在，有的省份已经推出全方位的资料管理软件，就是集所有的工程内业资料与一体，根据施工工序，在系统里呈现最先需要做的资料，然后各个部门、各个单位，根据资料需要，引用相对应的资料，这样就在很大程度上节约了资料员再去核对的时间，因为这些资料都是承上启下，有了1才会有2，不会跳跃式发展，如果有引用错误的地方，系统会自动提示，能很清楚直观的发现错误，改正错误，从而提高整个内业资料效率。3如何规范的做好工程资料管理3.1提升自我素质，加强管理意识虽然现在资料管理软件做的越来越好，但是规范项目内业资料管理不是能在系统里填填数据就能做好的。整个内业资料从编写目录台账，到各资料员完成内业资料，再到资料的收集，最后进行竣工整理。首先我们还是得从源头来讲，如果没有一份好的工程台账，我们是没法快速完成资料的。工程项目施工需要很多工作人员，这些人员的素质对资料的整理起着至关重要的作用。比方说，一是有的人员专业水平不高，但是又不求上进，往往提供的数据或者台账都有误，导致资料错误；二是有的人员自我素质不高，在施工现场三天打鱼两天晒网，提供的数据台账存在缺漏，反映不出整个现场的实际真实情况；三是频繁更换现场施工人员，同一个分部工程可能出现更换3人以上，出现交接不闭合，导致相互的联系不紧密，在施工中丢失相关资料或者是资料逻辑性较差；四是资料管理人员责任性太差，不定期定时收集检查资料，导致资料表格不统一，部分人员资料数据错误率太高，导致返工；五是资料管理人员调动频率比较大，导致工作连续性不高，中间交接环节往往会有遗漏，以上这些情况都可能导致资料返工，增大人力物力及财力的消耗。对于工程项目而言，应该提高相关部门对档案管理的意识。在工程建设的时候，各级管理部门都要重视资料的整理与收集工作。施工作业中，认真收集和整理现场原始资料，保证内业资料的真实性，为交工竣工验收提供有效的基础数据。档案资料管理者必须不断增强档案管理意识，对档案工作的重要性有一个正确的认识，自身应有高度的责任感和强烈的事业心。3.2增设内业资料管理机构内业资料管理是一项枯燥乏味、任务繁重、相互联系密切的工作。由于工作性质的原因，大多数管理者都在该岗位上干不长久，使得整个工程项目资料管理工作人员变动大。加上前后资料管理人员，理念不同，工作方法不同，使得后期接手人员，不仅要从头到尾把资料捋一遍，还得给资料提供者重新制定规划，这样就导致资料提供者和管理人员工作量同时增大。所以增设内业资料管理机构是非常有必要的，从上到下统一管理。首先公司应成立管理机构，大框架、具体条框、规章制度统一好后下发到各项目部，由各项目部的档案管理部门根据公司的统一模板进行资料归档管理，按工作性质进行分工，规定各个资料管理员在具体岗位负责的工作，分工明确，每个人手上的工作都是固定的图标数据文字。施工中的台账整理工作，由总管理员收集上传共享，当一切工作都达到统一时，在进行资料汇总的时就会提高效率，大大降低返工率。3.3培养内业资料管理人员在工程项目施工中，由于资料都是多人共同完成的，收集散存与每个人手中的资料，就会产生一系列、一整套的文件材料，这就要求资料管理人员要有相关工作经验和知识结构。在成立档案管理部门前，就要有针对性的对本部门工作人员进行培训，明确工作性质，提高他们的工作效率。要有长期资料管理工作发展规划，要把资料管理工作列入到工作日程中，加大投入经费，培训人员，解决资料管理和管理工作中存在的问题。3.4加强沟通在整个施工过程中，会产生大量的内业资料，每个部门负责的都不尽相同，相对来说资料比较杂乱。如果沟通不及时，在资料上可能存在时间误差、数据不统一等问题。比如路基填筑，现场施工员完成日期为5月1日，试验检测（现场报检）为5月2日；如果不及时沟通，试验室就会将该段路基填筑时间填写为5月2日，然而施工员则会将日期填写为5月1日；最后就会导致部门间的资料不统一，存在时间误差。所以内业资料的管理与各部门间的沟通是非常重要的。4结语由此我们可以看出，工程项目建设是非常复杂的项目，工程资料在工程项目施工中有着举足轻重的作用，对于新项目或类似项目有参考、对比、借鉴作用。整个企业都要认识到工程项目内业资料整理的重要性，从而促进项目规范化、标准化发展，为企业的健康发展提供依据。参考文献[1]师小青.谈高速公路工程施工资料的重要性[D].山西建筑,2012.[2]张伟.浅谈公路工程资料的重要性[D].北新路桥公司,2011.