公文的主题、材料、结构和语言

第五章公文的主题、材料、结构和语言第一节公文的主题一、公文主题的含义主题是一个被广泛运用的概念，从狭义上说，它指的是文艺作品中所表现的中心思想，从广义上说，它泛指谈话、文章、会议等的核心内容。那么公文的主题是什么呢？我们认为，公文的主题，就是公文中所贯穿的基本观点、主张或意图。二、公文主题应有的品格（一）正确就是说公文的主题必须符合党的路线方针政策、国家的法律法规以及上级指示精神，能够反映出客观事物的本质规律，对工作具有积极的指导作用，经得起实践的检验。要保证公文主题的正确，关键在于公文写作人员必须具有深厚的政策法规等知识素养，掌握正确的立场、观念和方法。方法包括思想方法和工作方法，其中思想方法的问题，主要是指立意要防止片面性，概括要准确，说话要恰如其分。（二）集中就是一篇公文里只能有一个中心，而不能有两个或两个以上的中心。中心多了，也就不成其为中心了，公文就势必显得杂乱无绪。如何才能做到主题集中呢？篇幅短小、内容单一的公文，做到主题集中相对来说比较容易。对于篇幅较长、内容较多的公文，应根据各篇公文的具体情况，从相对而言更宏观、更抽象的层面来提炼主题，可有可无的材料坚决舍弃，可有可无的内容坚决不写。（三）鲜明就是公文的基本观点和主张要表达得清清楚楚、明明白白。要做到主题鲜明，首先应增强针对性，针对现实问题有的放矢；其次应增强确定性，行文必须言简意赅，切忌模棱两可；再次是增强完整性，既亮明观点，同时又把观点和主张提出的背景和贯彻实施时注意的事项讲清楚。（四）新颖新颖是各类文章主题的共同追求，因为只有新颖，才会引起读者的关注，才会刺激起读者的阅读欲望。公文限于它自身的特点，其出新的着力点不是在形式上，而是在内容上。公文在内容上的出新，概而言之就是说新话、立意新、创新识，就是“言前人之所未言，发前人之所未发”。公文出新，有其得天独厚的条件和优势，这种条件和优势就在于，公文是与实际工作密切关联的，而实际工作每天都在向前发展，新情况、新问题层出不穷，只要我们善于分析，善于发现，就可以避免重复别人早已说过的老话，形成具体自己独特风格的新语言。当然，在追求公文主题出新的时候，不能脱离客观事物固有的本质，执意标新立异，以致牵强附会，那样势必弄巧反拙，贻笑大方。第二节公文的材料材料在公文中，处于基础的地位。如果说主题是公文的灵魂，那么材料便是公文的血肉。一篇没有足够材料的公文就好比是一位严重贫血病的患者，严重贫血的患者不能视为健康之人，没有足够材料的公文也不能视为好的公文。一、公文材料的种类（一）事实材料与观念材料事实材料是指客观存在的现实事物，主要包括人物、事件、现象、统计数字等。俗话说“事实胜于雄辩”。观念材料又交思想材料、理论材料，是指经过理性思考所获得的认识。观念材料主要包括理论、学说、言论、观点等。观念材料一般通过学习、阅读来获得。（二）直接材料与间接材料直接材料与间接材料是根据材料的来源所做的划分。直接材料是指通过亲身观察或参与所得到的材料，间接材料是指从书籍、报刊、文献、档案或他人的著作、记录中获得的材料。（三）具体材料与概括材料具体材料也叫个别材料，是指单独存在和使用的材料，如个别的观点、个别的事例。概括材料也叫综合材料，是指对若干个别材料进行综合、归纳而形成的材料，包括对一般事实的概括材料和统计数字材料等。（四）现实材料与历史材料现实材料是指与公文作者的写作行为共有一个时代背景的材料，历史材料是指在以前的历史时期中发生和存在过的材料。只有把现实材料与历史材料恰当地结合起来，我们才能找出问题的症结之所在，从而制订出相应的对策，求得问题的圆满解决。（五）正面材料与反面材料正面材料是与公文作者所倡导的观点相一致的材料，反面材料是指与公文作者所倡导的观点相违背的材料。正反两方面的材料对比，有助于增强公文的感染力和说服力。二、材料的收集（一）深入实际，调查研究调查研究的作用，第一，它可以使公文写作人员形成一种真实、深刻的感性体验和认识，有利于更加全面、立体地把握调研对象；第二，它可以使公文写作人员及时捕捉到最新的材料，从而把思维的触角伸向更新的领域和更深的层面。“没有调查就没有发言权”。调查的方式主要有：普遍调查、重点调查、典型调查、抽样调查等数种。（二）多管齐下，广采博取。主要包括公文渠道、档案渠道、书报杂志渠道、网络渠道等。三、公文材料的选择公文写作选择材料绝对不能奉行“拿来主义”，搞“一个都不能少”，而应以真实、典型、新颖、准确为选择的原则和标准。（一）真实真实是公文材料选择的首要原则和标准。公文材料的真实可从这样三个层面来理解：一是事实本身必须真实；二是对事实的概括必须真实。三是要能反映事物的本质和主流，并与同类事物的倾向相一致。（二）典型应当把同类材料中最具代表性、最有说服力的那些材料挑选出来加以利用。典型材料应同时具有以下特点：第一，具有鲜明独特的个性特征。第二，具有明显的共同特征。（三）新颖新颖的材料一般都是新近才发生或者新近才被发现的，对于事实材料而言尤其是如此。（四）准确所谓准确，一方面是指与真实相联系的合乎实际、确凿无误。在这方面，需特别注意对第二手材料的核实，比如各种数据、符号、引文等；另一方面还指材料能足以说明公文的主题或说明基本观点与主张，而不能形成观点与材料相互脱离的“两张皮”现象。第三节公文的结构主题是公文的灵魂，材料是公文的血肉，那么结构又是公文的什么呢？结构是公文的骨骼。公文的结构，就是公文的组织与构造，它的基本作用就在于根据主题表达的需要，合理地安排和展开材料，全文首尾呼应、前后衔接、错落有致，形成一个有机的整体。如果说公文主题解决的是言之有理的问题，材料解决的是言之有据的问题，那么公文的结构解决的便是言之有序的问题。一、公文结构的内容构成公文结构的内容，主要包括层次与段落、过度与照应、开头与结尾等几个具体的方面。（一）层次与段落（二）过度与照应（三）开头与结尾三、公文结构的基本要求（一）自然所谓自然，就是要通过结构的各个环节，使公文的思想内容如水银泻地般自然表露出来，既不能像拼积木一样呆板教条，也不能像盲人骑瞎马一样听天由命，而必须以思想的顺畅表达为原则，据此安排公文的框架结构。（二）完整就是公文的结构要主体充实、首位俱全，形成为一个有机的整体，而不能有主干不全，结构残缺的毛病。（三）严谨是指公文的结构严密和谐、无懈可击。公文层次、段落的划分和安排要有内在的逻辑性，其他各个环节也要前后衔接、联系紧密，不可颠三倒四、相互脱节，更不能缺乏照应、漏洞百出。（四）连贯是指公文的结构要具有环环相扣、牵一发而动全身的特点。一篇公文，从开头到结尾，起、承、转、合，尽管峰回路转，但始终就像有一根红线在牵引一样不游离于主体，围绕着主题而动。（五）匀称是指公文在层次和段落等的安排上长短、大小比较协调，并且4不头重脚轻，也不帽小鞋大，还不能腹鼓蜂腰，具有形式上的整体美、和谐美。公文的语言（一）公文语言的形式特点一是实用性。即公文使用的是实用语言，只传达词语的词典意义。二是规范性。公文语言可以说是一种循规蹈矩的语言——词语上，公文语言严格遵照其词典意义；在造句上，公文语言严格遵循语法规则；在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反诘等常规修辞格，而对夸张、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用，这样可以保证公文的不同读者在理解上能够趋向一致，不致发生仁者见仁、智者见智的复杂情况。三是模式性。在公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和词语的现象比较常见。（二）公文语言的使用特点从使用上看，公文语言有以下几个特点：一是词义的解释比较严密，就是说，对词义所做的解释是公众所公认的。二是词语的限制比较严密。公文中经常使用较多的定语、状语、对中心词进行限制修饰，其目的就在于使公文的内容更明确、更突出。三是多用专用语。比如“根据”、“按照”、“为此”、“特此”、“鉴于”、“拟请”、“贯彻执行”等。四是多用介词结构。公文中为了说明原因，讲清道理，经常较多地使用介词结构，以便使内容表达更清楚，意义更突出，范围更精确。如“为了”、“关于”、“通过”、“除了”、“对”等。五是多用联合词组作句子成分。这是基于公文要符合简洁、明确写作要求的需要。如“吸引力、说服力、感染力”，“加强用水管理，注意器材维修，改善水管保养”。二、公文语言的风格（一）准确准确是公文语言的第一要素、基本特点和本质要求，公文语言的其他特点都是以它为前提的。其具体是指：用词准确、造句恰当，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法，表达思想。在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。如“优异”、“优秀”“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。又如“鼓舞”、“鼓动”“煽动”三个词，从动作的方向和力度上看并五差异，但感情色彩却很不相同。（二）简练也就是简洁明快、可读性强、浅显易懂。主要有以下几个要求：其一，词义要明确。要十分注重选用意思明确的词语，忌用一词多义、容易产生歧义和误解的词语，假使非用不可，则须加以有必要的解释和说明。其二，常用规范简称。其三，多用陈述句、祈使句。尽可能少用描写句、疑问句和感叹句。(三)朴实是指公文的语言平易、朴素、实在。要注意两点：一是慎用形容词、修饰语。二是实话实说，直截了当，忌大话、空话。（四）庄重就是公文的语言要端正、郑重、严肃、认真。不追求诙谐幽默，一般不用口语和方言土语。一是客观地叙述、阐释和评价，不能带有任何个人的情绪和感情色彩。二是使用书面语言。三是使用公文专用语。