董事会工作流程表及资料清单

序号类型时间节点日期准备工作注意事项1会前35日初步拟定股东会、董事会议题，并与各股东代表及董事会成员进行沟通，并根据反馈意见进行议题修改。2会前25日发文给各股东单位征求对股东会、董事会议题的意见，5日内反馈书面意见。3会前23日进行股东会、董事会议案及附件的编制、修改、审核、最终定稿。期间将议案材料送审总部各部门。4会前15日发文通知股东代表、董事会成员，通知中明确会议召开的日期、地点、股东会议题、董事会议题、参会人员等内容；完成股东会主持词、董事会主持词及股东会决议、董事会决议内容；制作PPT。召开股东会要提前15日发通知，召开董事会要提前10日发通知。鉴于股东会和董事会经常一起开，故提前15日通知。5会前5日完成会议资料的打印、装订。6会前3日对会议资料进行仔细把关，防止出现问题。7会前2日确定开会参会人员（人数）。除常规的与会人员，核实列席人员8确定会议室可用。公司会议室、或其他场地9会议签到表、会议记录表的准备。10会议前一天再次提醒参会人员时间和地点。有请假的需及时告知主办方及负责人11每位参会人员人手一份会议资料，核实好份数12笔、草稿纸13座卡参会人员座次顺序确定14专用茶杯、茶叶会前准备工作董事会工作流程表前期准备工作会前1日会前1小时15纸巾16电脑、投影仪（拷入会议要播放的电子文件、调试好设备）17提前把会议室门、灯打开、空调打开注意空调温度、空气流通性、噪音等18泡好茶期间注意加茶水19把电脑、投影仪打开20再次检查下会议的资料份数是否正确等情况21桌椅是否摆放整齐22请到会人员签到，提示手机静音状态23拍好相片24完成董事会会议决议的签字25成股东会会议决议的签字26会议结束10分钟收拾会议室关闭电脑、投影仪、清洗茶杯、打扫卫生等27会议结束10分钟回收会议纸质资料按保密原则回收会议纸张28会议后第1日至第2日拟定会议纪录完成董事会会议纪录；完成通讯稿件，经总经理审核后发出29会议后第2日至第10日跟踪决议、记录完成股东会会议决议的盖章；完成董事会会议纪录的签字。30会议后第10日至第15日其他后续工作（跟踪决议执行）把股东会会议决议、董事会会议决议、董事会会议纪录归档。会议后会前准备工作会议中会前1小时会前半小时会议中序号董事会资料清单1议案2各方股东、董事授权委托书3董事签名样本4董事、监事通讯录5股东会决议6董事会决议7董事会会议记录8会议签到表9章程原件（待签字）10关于征询意见的工作联系单(回复)董事会会议流程图拟定议题拟定议题（个工作日）拟定议题股东单位征询意见反馈拟定议题（15个工作日）各股东单位征询意见反馈发文拟定议题（10个工作日）各股东单位发文确认编制资料（10个工作日）发文会议通知（5个工作日）各股东单位发文会议资料打印装订（2个工作日）资料最终审核（3个工作日）会议召开（3个工作日）会议议案表决通过完善会议决议、记录并归档（15个工作日）征询意反馈征询意反馈各股东单位各股东单位