会展服务

学习目的主要内容第一节会展规划的概念、目的和特点第二节会展规划的类型第三节会展规划编制的基本原则第四节会展规划编制的步骤与方法通过本章的学习,掌握招展与组团工作的基本要求以及招徕参展商和观众的主要方式和手段,了解现场管理的基本常识。会展规划与社会经济发展规划、区域规划城市规划之间的关系会展规划的基本特点综合性战略性可操作性政策性开放性会展规划的类型会展发展总体规划会展设施规划会展基础工程规划会展服务设施规划会展规划编制的基本原则国际化人性化生态化科技化市场化效益化会展规划编制的步骤与方法第一节会展规划的概念、目的和特点一、会展规划的概念规划是对未来可能状态所进行的一种设想或构想,并找到不同状态所可采取的不同策略。含义1描绘未来,即规划是人们根据现在的认识对未来目标和发展状态的构想。2行为决策,即实现未来目标或达到未来发展状态的行动顺序和步骤的决策。会展规划具有战略性的指导意义,它明确提出一个国家、一个地区、一个城市会展发展的方向、规模、速度和目标,以及实现目标的对策和措施,因此,会展规划是会展业发展的依据。会展规划与城市规划的关系会展规划与区域规划的关系第一节会展规划的概念、目的和特点二、会展规划与其他相关规划的关系会展规划与社会经济发展规划的关系社会经济发展规划：指对某一地区在深入研究其区域社会经济发展战略目标、发展模式、主要比例关系、发展速度、发展水平、发展阶段以及相关的其他各种关系的基础上,所制定的该地区的社会经济发展策略以及方针政策。区域规划是特定地域的综合性规划。其主要内容是对人口居住区、工业区、农业区以及第三产业的分布进行总体布局,对国土的整治和综合利用进行研究。它主要侧重于用各种技术手段揭示开发、建设、保护的整体性、合理性与可达性。在规划城市性质与发展方向等关键问题时,对一些区域性中心城市来说,要把会展业发展作为城市发展的一个重要方面来考虑。因此会展规划与城市规划是统一的,两者之间应该相互协调、互为补充。只不过城市规划具有更强的系统性和综合性。第一节会展规划的概念、目的和特点三、会展规划的目的与意义会展规划能促使会展业有序发展会展规划是会展业发展的依据会展规划旨在提高经济效益和社会效益会展规划是在市场调研、科学论证的基础上,明确提出会展业发展的方向、规模、速度和目标,以及实现目标的对策和措施,因此它具有战略性的指导意义,它是会展业发展的科学依据。会展是一个复杂的大系统,系统内有许多子系统,子系统内又有很多更小的子系统。会展业的发展就是这些系统和子系统的运转过程。会展规划就是对这些系统进行协调,促使其有序发展。规划的目的是为了合理地利用会展资源,有计划、有步骤地发展会展事业,以减少盲目性,促进各地扬长避短,发挥区域优势,搞好会展建设布局,从而提高会展业的经济效益和社会效益,促进地区社会经济的发展。开放性从经济领域看,它涉及各行各业、各个产业部门;从地域来看,它跨越地界、国界,辐射全世界;从参与对象看,它不分国籍与种族、不分男女与老幼、不分文化程度高低、不分职业构成,均可参与。综合性会展规划的综合性体现在规划内容的广泛性和综合性、规划过程的综合协调性等方面。第一节会展规划的概念、目的和特点四、会展规划的基本特点战略性规划中提出的发展指标要有较大的弹性,并要求规划方案有明显的超前性,而且方案既要能指导近期的会展业建设和发展,又可保持远近结合,实现可持续发展。可操作性会展规划的最终目的就是应用于实践,指导会展发展建设,使会展开发有章可循、有据可依,因此要求规划符合实际、内容充实,具有可操作性。政策性会展规划的制定,要贯彻和执行国家或地区的法律、法规及相关政策,要符合行业的行规和制度,要能兑现世贸总协定谈判中的有关承诺,要融入国际会展业的“游戏规划”,涉及面很广、政策性很强。第二节会展规划的类型一、按规划层次划分的类型会展综合规划是对一个地区会展业可持续发展的总体设想。它不仅要有长远发展的目标,而且还要有在对该地区相关因素深入分析基础上提出的实施方案。会展专题规划又可称为会展部门规划。它是在综合规划基本框架指导下,针对会展开发过程中的具体部门、具体项目提出的专题计划。如会展中心建设规划、奥运会场馆建设规划等。第二节会展规划的类型二、按规划任务与内容划分的类型会展发展总体规划会展设施规划会展基础工程规划会展服务设施规划会展发展总体规划又可称为会展战略规划,一般为期限5年以上的中长期规划。(1)综合评价会展业发展的资源条件和基础条件。(2)全面分析市场需求,合理确定会展业发展目标与规模。(3)确定会展业发展的指导思想、规划依据和发展战略。(4)综合平衡会展产业要素、结构的功能组合,统筹安排产品开发与设施建设的关系(包括会议、展览的场馆建设,服务设施建设,交通系统的布局和主要交通设施建设,防灾系统和安全系统的总体布局等)。(5)确定会展业的发展规模与速度。(6)对会展业开发所产生的社会、经济和环境影响进行评估并制定相关政策,确保会展业的开发与所在地区的社会、经济和环境方面协调发展。(7)进行投入产出的经济效益分析。(8)提出实施规划的步骤、措施和方法。会展设施规划是按照会展发展总体规划的要求,对涉及会议、展览、节事等会展活动所需的基础设施进行的规划。(1)外部宏观条件分析。(2)市场竞争力分析。(3)确定规划范围内各类不同性质用地的面积与界线。(4)确定各块土地使用、建筑容量、建筑形态、道路布局、绿化面积及其他控制要求。(5)确定产品开发项目与类型,并在此基础上确定设施建设的规模与类别。(6)进行筹资渠道与管理方式分析。(7)进行规划实施细则及规划实施保障体系分析。会展基础工程规划是指配合会展设施规划的实施所涉及的工程类项目的规划。(1)根据会展设施规划的要求,确定会展基础工程规划的红线位置。(2)根据会展设施分阶段建设的规模,确定各工程项目分阶段规划实施的规模。(3)确定交通网络系统,以最短距离、最大流量、最经济手段与外围主干道相衔接,并规划相应规模的停车场、停车站,确定道路控制点的坐标和标高。(4)根据会展基础设施和会展服务设施的总体规模,预测水、电、煤气、通信等的负荷量,确保水、电、煤气等的供应和通信的畅通,以及污水的合理处置。(5)根据规划容量,确定工程管线(水管、煤气管、电缆等)走向、管径和工程设施的用地界线。(6)进行建设周期与投资效益分析。(7)制定规划实施细则。(8)绘制地块指标控制图、道路交通及竖向规划图、工程管网规划图。(图纸比例均1/500～1/2000)会展服务设施规划是指与会展设施规划相匹配的为会展活动提供相应服务的各类设施的规划。(1)会展服务消费者行为分析。(2)会展服务市场细分与定位。(3)在消费者行为分析和市场细分基础上,确定与会展设施规模相匹配的服务设施项目,以及服务设施项目的规模、特色与档次(如饭店的客房类型,床位数,星级标准,高、中、低档客房标准的比例等)。(4)各类服务设施的布局,应既能满足会展活动时的服务需求,又能满足当地居民日常生活的服务需求,最大限度地发挥各类服务设施的功效。(5)会展结束后的延伸服务项目的设计与安排(包括组织周边地区旅游、参观、购物活动等)。(6)制定服务人员、特别是会议服务人员的培训方案。为确保会议顺利进行,不断提高会议服务质量,必须对会议服务人员进行有针对性的系统培训。(7)建立会展业服务标准体系和组展商、服务商、参展商、参观者纠纷调解与仲裁体系,以维护各方面的合法权益。第三节会展规划编制的基本原则一、国际化我国已经加入世贸组织,会展业作为服务贸易的一部分,将全方位对外开放。国家对会展企业的市场准入限制逐步放宽,对国内会展行业的保护逐步取消,政府部门对会展市场的管理将由直接管理、微观管理为主转向间接管理和宏观管理为主。我们在制定“游戏规则”、规划场馆建设等方面都要充分考虑到这点。第三节会展规划编制的基本原则二、人性化会展设施是为展商和观众提供服务的场所,因此在会展设施的规划和建造中,如何满足他们的各种需求,是应该认真研究与对待的问题。无论是场址选择、场馆内部布局,还是场馆设计都要“以人为本”。第三节会展规划编制的基本原则三、生态化会展规划要确保展馆项目的低成本建设,要兼顾生态保护。要提倡尽量采用环保型能源,最大限度地营造绿色植被,逐步建设环保型会展中心,并采用绿色会展的营销理念。要限制非环保物料在场馆内的使用,要分类处理废物,尽量使废物循环利用。第三节会展规划编制的基本原则四、科技化高科技在现代化会展中心已得到充分的利用。实际上,展馆设施的高科技化对于会展业的影响是最为基础的影响。有了现代化水准的会展场馆,才有可能举办大型的国际性展会。第三节会展规划编制的基本原则五、市场化会展业的生存与发展都与市场因素息息相关,遵循着“适者生存,不适者淘汰”的市场竞争法则。展览会基本上是市场主导,而不是展馆导向的。多建展馆未必能带来更多的展览会。展会场地的兴建和规模应该适应市场的需求和发展步伐。面对当前激烈的国际、国内市场竞争压力,其竞争核心,除城市区位优势外,更为重要的是先进的展馆设施条件和经营、管理水平。第三节会展规划编制的基本原则六、效益化经济实用、讲究效益,是会展规划中必须十分重视的。现代化会展中心往往占地面积很大,但在规划土地使用时,仍应“米米计较”,绝不能浪费。德国慕尼黑展览中心,看上去类似一排排厂房或仓库,外观十分普通,但展馆内展商和观众需要的设施却一应俱全,非常实用。我国不少城市把展馆当作城市标志性建筑建造,楼层多、装饰豪华,但不实用,效益不佳。第四节会展规划编制的步骤与方法一、前期准备阶段(一)明确任务确定会展规划的任务、范围。根据任务,合理挑选和组建规划小组(专业化的多学科队伍)。根据任务、时间和条件制定工作计划,包括完成期限、日程安排、阶段目标、操作方法、最终成果、组织分工等内容。(二)组建队伍(三)制定计划第四节会展规划编制的步骤与方法二、调查分析阶段收集基础资料收集专业资料调查规划区内的现状调查会展市场现状第四节会展规划编制的步骤与方法三、资料分析与研究阶段第一,对所收集到的资料作综合分析,归纳该地区会展业发展的有利条件与不利条件。第二,根据综合分析结果,确定规划目标。第四节会展规划编制的步骤与方法四、规划编制阶段第一,根据综合分析所确定的规划目标,对规划区域进行功能区划分,并对会展系统进行结构性调控,促使会展系统的结构向特定方向变换,以满足会展系统合理发展的要求。第二,在规划目标指引下,通过结构布局,详细规划开发建设的各项控制性指标和其他规划管理要求,强化规划控制功能。第三,在确定规划目标、结构布局、各项控制性指标基础上,按前面所述的各类型规划的主要内容,编写规划文本。第四,根据要求,编绘相关图件。第四节会展规划编制的步骤与方法五、规划优化与评审阶段规划方案初稿完成后,要征询各方意见。因为规划涉及各部门、各社区和各个利益团体,必须取得各方面的理解与支持。在征询各方意见基础上,进行各系统之间的综合平衡与协调,对规划进行修改、优化。第四节会展规划编制的步骤与方法六、规划审批阶段规划成果需报送政府有关主管部门审批后方可实施。