2014年商务+采购部年终工作总结资料

2015年1月商务部--——XXX主要工作完成情况工作亮点与不足12342015年工作计划工作感想及分享5工作情况概述2014年5月，我来到四川盛世辉腾科技有限公司担任商务一职。面对大家的热情与帮助，我感到十分高兴。为尽快适应并投入工作，首先应熟悉公司主营产品信息，除自身熟悉产品彩页且通过官网查询了解产品参数，并加以记录；还向周围同事请教，力图在短时间内明确工作程序、步骤，提高自身的工作效率。担任商务期间我主要的工作内容为：1、关注“四川政府采购网”，查询是否含有公司相关产品招标信息；浏览产品招标参数，确认我司产品是否满足其招标要求。若满足，则汇报给销售及领导；如不满足，则可进一步了解为哪家公司产品，并关注其商家对产品参数的控标情况，有必要时还可进行质疑。2、针对招标产品内容，为有需求的经销商进行产品授权，授权内容包括：制造厂家授权书、参数证明、产品彩页、检测报告、公司资质、产品销售业绩、厂家售后服务承诺书等。（所准备的资料必须满足或高于招标参数）3、投标封装前，帮助经销商检查标书是否完全满足招标要求。4、根据招标要求，各个区域投标，我司配合经销商办理投标所用的CFCA证书。5、如有需要，帮助制作标书。2014年6月，公司将本人调任接手采购工作并兼顾商务，其主要工作内容为：1、根据所接订单申请采购或发运货物；2、负责收发合同及文件；3、申请采购时，请购单及时交给领导审阅批示并签字，领导出差在外，需电话确认沟通，无异议后方可订货。4、负责采购合同的制定及审核，确认产品名称、型号、数量、价格、付款方式、运输方式，到货日期，收货信息等均无误后方可签署；合同项存在异议时，需进一步和对方沟通并商谈，最终达成一致，方可签署；5、负责采购物资进度的跟踪；6、现金支付的部分，办理需要采购物资的申请流程及手续；7、制作销售明细及成本表；8、月末库存盘点；9、与供应商、客户对账；10、货到后，催促供应商开具增值税发票；11、账期到期后，提醒客户付款，并开具发票给客户。12、对采购业务进行汇总分析，需要时跟领导汇报13、处理与供应商及客户的各种纠纷14、做好各类文件的登记与存档，做好往来业务单据的登记，并协助领导检查采购过程。流程完善：关注四川政府采购网，更大程度的为公司拓展新的项目。实施情况：每天早上来及下午下班前上四川政府采购网查询我司相关产品招标信息，查询是否含有公司相关产品招标信息；浏览产品招标参数，确认我司产品是否满足其招标要求。若满足，则汇报给销售及领导进行商议；如不满足，则可进一步了解为哪家公司产品，并关注其商家对产品参数的控标情况，有必要时还可进行质疑。实际效果：通过关注相关产品招标信息，更大程度的了解市场需求及变化，了解其它产品与我司产品的优劣对比，学习和掌握其它供应商产品的控标点。流程完善：从接手商务开始，发现以前的资料不是放置随意、便是杂乱无章，授权所需资料，要么查询费时费力，要么残缺不全，故对授权供应商资料及被授权项目进行有效的分类整理及归档，便于今后的信息查阅及资料的重复使用。实施情况：将各产品供应商诸如：投影机厂家（ASK、爱其、理光、雅图、中光学、明基），电子白板厂家（汇冠、耕耘、智林），实物展台厂家（方成），绿板厂家（海力）等厂家资料进行分类整理（包括各型号的检测报告、彩页、参数证明、管理体系及专利证书、产品业绩、售后服务承诺等）；将残缺不全的资料一一补充并加以完善，放置归档，方便用时可直接借用；各项目授权按区域及时间分类标记，以便在第一时间能查阅该项目产品型号及参数，并及时供货。实际效果：分类整理后信息一目了然，很大程度上节约了给客户授权的时间，更快速更及时地将授权资料提供给客户，为客户制作标书及投标赢取更多时间。从2014年5月到2014年11月，共做授权项目43个，如下：日期数量区域项目及客户2014.51旺苍-文轩2014.613德阳-鼎联商贸、江津、江油、龙泉驿、隆昌、绵阳班班通、绵阳游仙区、蓬安县协议供货、石棉、西昌、宜宾县、中江薄改、重庆多媒体2014.715巴中三中、苍溪、德阳、锦江区、龙泉驿、绵阳、青川、青羊区、若尔盖、绵阳实训基地-常青藤、双流、威远、西藏、中江薄改、重庆多媒体2014.810成华区、大邑、德阳-大宇、古蔺、阆中、郫县、邛崃、巴中市职业中学、营山幼儿园、自贡2014.92安徽合肥-安徽中讯、凉山自治州-红泰阳2014.101双流教育局-六合2014.111眉山-文轩备注：为节约篇幅，具体授权内容详见附件1：授权项目明细采购流程：接受订单无库存库存不足有库存确认库存填写请购单确认产品货期及价格领导审核签合同填写领款单领导签字申请发货申请发货财务付款跟踪物流确认收货通知张姐邮寄产品签收单实施情况及实际效果：严格按照该订货流程执行，一切进展顺利，暂无问题发生。1、严格按照公司采购管理制度，控制采购成本，保质保量完成项目的采购任务，全年完成文轩采购订单：投影机4217台，电子白板1835套，视频展台：1321个。保证了公司项目实施的正常进行。南充市宜宾市雅安市绵阳市广元市泸州市遂宁市眉山市自贡市攀枝花市巴中市甘洛县乐山市内江市德阳市达州市大合仓合计投影机37619573501395972816312128227784217电子白板5011347956535028341835视频展台472508698036931321：盛世-神码欣汇冠-神码其他电子白板及产品附件采购成本16216304.005792995.008153500.00备注详见附件2详见附件3详见附件4合计30162799.00自2014年1月至12月，采购总成本为：30162799.00元，见下表：1、2014年与财务及仓库人员配合比较默契，能按计划将事情顺利完成，未出现大的纰漏。2、由于公司本身性质关系，会出现一人对接多人，或以不同身份对接一人的现象，对于身份的不断交叉及转换，至今尚未出现差错。3、在项目采购上尽量争取价格优惠和较长帐期的供应商，严格控制款项支付，保证了公司的正常运营，因为应收款任务比较艰巨，所以应付款这块控制比较严格，这对我们来说是巨大的挑战和锻炼，通过我们和供应商的良好沟通和多年关系的积累，付款的控制做的比较好。4、由于物流费用的不断节节攀升，我们改变原来的将产品大部分搁置库房然后派发的方式转为直接向厂家订货直发客户处，如此可很大程度上节约了一笔物流费（由于时间的关系，具体金额未作统计）5、订购货物收到半个月内，催促供应商开具等额税票寄回给公司，并做好登记，至今，除广州佳比亚电子公司的货款金额需累计到1W以上方可开具发票外，其余供应商发票均已开回。5、在2014年里，协助公司完成应收款工作，主要为四川文轩教育公司，该公司回款进度比较慢，需大力催促回款，如今，在领导的正确决策下，公司慢慢脱离被动收款的局面，回款力度也逐渐加大，如今文轩公司欠四川盛世辉腾公司货款：387600.00，欠成都欣汇冠公司货款：365460.00元，合计欠款总额：753060.00元6、根据公司发展需要，增加产品销售种类，开始不断拓宽采购渠道，在网络征询采购信息和最新设备信息，亦在2014年10月19-20日的展会上收集许多关于学校开展各项试验的相关设备资料：诸如科学、物理、化学、生物仪器等。现已整理了相关产品目录，方便日后需要可直接联系，详见附件5：供应商产品目录一览表。2014年整体工作开展相对比较顺利，但由于产品种类少，产品线单一（固定供应商）的问题，在工作开展过程中也出现了一些问题，主要有以下几点：1、无法如约按时交货比较有代表性的是曾劼的客户：东盛。客户下完订单后，我司便申请开始备货，但供应商实际产品动态我方无法准确掌握，有时迟迟无法如约发货，会造成因我方信息不准确而让客户愤怒进而不信任的态度。如何加以控制？2、不按合同执行供应商不按合同执行：往往是因为无法按时交货；厂家代表：北京汇冠。客户不按合同执行：往往是不按时结款。客户代表：四川文轩如何规避责任？3、遭遇客户退货有时客户按合同购买我方货物，但由于种种原因，需要退货。处理方式有二：1、合同约定，不退货；2、退货需保证货物完好无损；如今，关于六合退货的问题，因外包装损毁且产品表面内凹，我方不予录入库存，但客户方不愿追认己责，损失由谁负担？1、我司直接跟厂家订货固然能节约物流成本，但如供应商出现缺货状况，我们就无法满足部分客户的货期，故我建议仅控制产品库存：根据销售量多少决定将投影机型号数量的多少（总库存保有量50台），电子白板也如此（总库存保有量20套），电子白板5套以上采取直接订货的方式，如此，可解燃眉之急。2、由于本人2014年6月才接手采购工作，故除文轩外的销售及成本记录都不够系统和完善，故从2015年开始，各项产品销售及采购，我都会分类整理，便于统计，并可及时跟领导汇报。3、完善供应商体系，对于产品非独家销售的供应商要求达到2-3家，确保产品能够了及时供应。随时关注市场变化，尽量利用多渠道来降低成本、控制质量。稳定现有供应商，寻找和开发有潜力的供应商，不断优化供应商体系，在工本中不断改进工作方法，不断积累经验。4、随着市场的因素影响，各种原材料的价格都在不同程度上涨或是下调，首先应该要做好价格的比对，了解市场价格，做好比价、议价，从中选择优秀的供应商，避免供应商以各种理由对公司提出涨价的要求。5、继续配合销售、链接财务及仓库完成好自己的工作，尽量让客户满意，让公司放心。感谢公司领导对我的信任，将我放在如此重要的岗位上；感谢公司周姐和张姐对我的指正和帮助，让我少走了很多弯路；感谢同事们的友好和关心，让我能安心在此工作，正是因为有了一个良好的平台和一群可爱的同事，才使我能够快速适应工作，一步步走向成熟。以上就是我2014年主要完成的工作情况，有成绩也有不足，在公司的不断发展壮大下，我会再接再厉，不断提高业务水平和综合技能，为公司的发展作出应有的贡献。最后：.借此机会祝大家新一年新气象，2015取得更为辉煌业绩！谢谢！