档案管理概论

第一章档案管理概述第一节档案及档案管理工作的性质和特点一、档案的性质和特点（原始记录性）（凭证作用、参考作用）二、档案管理工作的性质和特点性质1、档案资源积累的相对缓慢性2、档案管理过程的阶段性3、档案管理活动对档案形成者的依附性4、档案管理工作对社会的相对封闭性档案管理工作的特点：第二节档案管理工作的内容与范围一、档案管理工作的内容：（收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂、利用）二、档案的类型及档案管理工作的范围：1、按档案的不同内容，可分为普通档案管理和专门档案管理2、按档案的载体形式，可分为纸质档案管理和特殊载体档案管理3、按档案的性质，分为公共档案管理和私人档案管理4、按照档案的形成时间，分为古代档案、近代档案和现代档案第三节档案管理工作的基本原则档案管理工作的基本原则：（统一领导、分级管理；维护档案完整与安全；便于社会各方面的利用）一、统一领导、分级管理国家全部档案1、国家全部档案由各级、各类档案保管机构集中保存2、全国档案工作，由各级国家档案行政管理机关统一、分级、分专业地进行管理3、党、政档案和党、政档案工作实行统一管理二、维护档案的完整与安全（手段）维护档案的完整（档案数量齐全；档案管理的系统性）维护档案的安全（实体安全；内容安全）三、便于社会各方面的利用（根本目的）第四节档案管理机构及职能1、普通档案室2、科技档案室3、人事档案室4、音像档案室5、综合档案室6、联合档案室7、企业档案信息中心一、档案室二、文件中心和档案寄存中心1、国家档案馆2、专业档案馆3、部门档案馆4、大型企事业单位档案馆三、档案馆第二章档案管理的基本理论1、来源原则2、文件生命周期理论3、档案价值鉴定理论档案管理工作的基本理论第一节来源原则1、尊重全宗原则（起源）2、登记室原则（正式形成）3、《荷兰手册》与1910年布鲁塞尔大会（理论论证和国际认同）1、英国的“文件组合”和美国的“档案组合”2、德国的自由来源组合3、苏联和我国的全宗理论4、来源原则的国际发展5、来源原则遭遇挑战与重新发现一、来源原则我国的全宗理论：全宗的含义：档案集合体1、全宗是一个有机整体2、全宗是在一定历史活动中形成的3、全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的4、全宗是档案的基本管理单位包括四方面含义1、组织全宗2、个人全宗3、项目全宗1、按其形成者类型分为1、独立全宗2、联合全宗3、汇集全宗4、档案汇集2、按形成方式分为全宗的类型第二节文件生命周期理论第三节档案价值鉴定理论一、1789年法国大革命至19世纪末1、年龄鉴定论2、职能鉴定理论3、行政官员鉴定论4、苏联的档案鉴定理论二、20世纪初至20世纪20-30年代1、双重价值鉴定理论2、利用决定论三、20世纪中期至20世纪70年代末四、20世纪80年代初至今】i第三章现代档案的特点与档案管理工作的发展趋势1、数量激增，种类多样2、来源广泛，内容繁杂3、载体形式多样化4、社会对档案的需求增加第一节现代档案的特点1、文档实体生成一体化2、文档管理一体化3、文档信息利用一体化4、文档规范一体化第二节档案管理工作的发展趋势一、档案管理模式的变革——文档管理的一体化和图书、情报、档案管理的一体化二、档案管理手段的变革——数字化和网络化三、档案管理对象的变革——纸质档案与电子文件的长期并存四、档案管理工作内容的深入——由档案实体管理向档案信息组织与管理发展五、档案管理机构社会职能的拓展——档案馆的公共性和社会化服务将越来越突出第四章档案的收集第一节档案资源状况与档案流向一、状况贫乏、馆藏数量不足、二、流向第二节档案收集工作的内容、意义与要求1、对本单位需要归档文件的接收2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案进行集中和接收3、对历史档案的接收和征集一、档案收集工作的内容二、档案收集工作的意义1、及时、全面地把档案收集进馆，丰富和优化馆藏2、加强馆（室）外调查和指导3、推行入馆档案的标准化4、保持全宗的完整性三、档案收集工作的要求第三节文件的归档一、归档制度二、归档范围、时间及归档案卷的质量要求（一）归档范围（二）归档时间（第二年上半年）（三）归档案卷及文件的质量要求第四节档案馆对档案的收集（方式方法、途径）1、档案馆对现行单位档案的接收2、档案馆对撤销单位档案的接收1、对保存在一些国家机关、社会组织等部门的历史档案的接收2、对收藏于个人手中的历史档案的征集3、对少数民族地区历史档案的征集3、档案馆对历史档案的接收与征集4、接受捐赠5、购买6、寄存7、交换1、记录文字的多样性2、内容形式的全面性、多样性3、保存地点的分散性第五章档案的整理第一节档案整理工作的程序、内容和基本原则档案整理工作的基本程序：1、全宗的组织及排列；2、全宗内档案的分类3、案卷的编立和排列4、案卷目录的编制档案整理工作的内容：1、在正规工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。2、对整理不善的档案进行局部调整3、零散文件的整理1、档案的整理必须保持文件之间的历史联系2、档案的整理应该充分利用原有基础3、档案的整理必须便于保管和利用档案整理工作的基本原则：第二节全宗的组织与编号一、全宗的组织全宗群二、全宗的编号全宗号（一）全宗编号规则1、根据类型、数量合理编号2、力求简洁，不能过于繁琐3、不得任意更改，保持稳定。4、具有拓展性5、具有唯一性（二）全宗编号方法1、序时流水编号法（全宗进馆时间）2、体系分类编号法（分类、分组；逻辑，系统，层次）（适用全宗数量大，时间地域跨度大）第三节全宗内档案的分类一、分类原则与分类标准1、根据全宗的性质和特点，选择适当的分类标准2、分类体系的构成应具有逻辑性，遵守逻辑划分规则3、分类层次简明，类目不宜过细、过多4、类目名称应含义明确，具有系统性，有合理的排列顺序1、全宗内档案的分类原则2、全宗内档案的分类标准1、年度分类法2、时期分类法3、工程阶段分类法（1）按文件产生的时间分类1、组织机构分类法2、作者分类法3、通信者分类法（2）按文件的来源分类1、问题分类法；2、实物分类法3、地域分类法4、专业分类法（3）按文件的内容分类1、文件种类分类法2、载体形式分类法3、形状规格分类法（4）按文件的形式分类二、组织全宗内档案的分类最常用的分类方法：年度分类法；组织机构分类法；问题分类法1、年度分类法：最广泛确定文件准确日期（1）发文、内部文件以制发日期归类；指令、命令按签署日期归类；法规性文件以批准、生效日期归类收文以收到日期或公布日期归类（2）文件上没有明确日期的，想办法考证分析出时间。（3）通用年度；专门年度2、组织机构分类法3、问题分类法1、生平传记材料2、创作材料3、个人书信4、公务活动材料5、经济材料6、亲属材料7、评价材料8、音像材料9、其他材料三、个人全宗内档案的分类四、项目全宗内档案的分类五、分类法的结合使用与分类方案的制订1、分类法的结合使用四种复式分类法：年度——组织机构分类法（组织机构固定）组织机构——年度分类法（撤销单位）年度——问题分类法（内部机构复杂）问题——年度分类法（一次分类只能采用一种分类标准）1、按全宗编制分类方案，一个全宗编一份分类方案2、类项的设置应符合档案内容和成分的实际，并留有扩展的余地；3、类目名称简介，含义明确，有合理的排列顺序4、具有稳定性。2、分类方案的制订第四节立卷、案卷排列与案卷目录一、立卷v（一）案卷n（案卷是组成全宗的基本单位）（二）立卷与全宗内档案分类的关系文件分类与立卷先后关系（三）立卷工作的内容内容：组成案卷单位、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装订等。二、案卷排列与编号（方法）1、按照案卷所反映的工作上的联系来排列2、按照案卷内容所反映的问题来排列3、按照案卷的起止日期（时间）来排列4、按照案卷的重要程度来排列5、按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列6、人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列（以上方法可单独使用，也可结合使用）三、案卷编目（6）案卷编目一般包括：1、封面和扉页2、目次3、序言或说明4、简称表5、案卷目录表6、备考表第五节档号以字符形式赋予档案的一组代码一、档号的功能1、固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显示档案间的联系和区别2、使档案馆藏达到系统化、个别化，便于档案的检索利用3、便于档案的保管和统计4、档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理。二、档号的编制原则唯一性、合理性、稳定性、可延性、简洁性三、档号的结构及编制方法（一）档号的结构（3种）（短横相隔）1、全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页号2、全宗号—类别号—案卷号—件、页号3、类别号—项目号—案卷号—件、页号（二）全宗号的编制（四位代码标识）（三）案卷目录号的编制（三位数为宜）（四）项目号的编制（五）类别号的编制“.”（六）案卷号的编制（三位阿拉伯数字标识，流水编号，不空号）（七）件号的编制（八）页号的编制第六节案卷整理工作改革2000年起，改卷为件的整理方法一、档案整理改革的适用范围1、必须是办理完毕的文件2、仅针对文书文件，不包括文书文件以外的科技文件、会计文件、司法文件等，并不适用所有文书文件。3、主要很对纸质文件的整理4、主要适用于OA环境下，需要计算机辅助。二、归档文件的整理原则和质量要求（一）归档文件的整理原则1、保持文件之间的有机联系2、区分不同价值3、便于保管和利用（二）归档文件的质量要求1、归档文件应齐全完整。2、已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制3、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。三、归档文件整理工作的程序和基本内容（一）装订以件为单位，复文在前，来文在后（二）分类（三）排列（四）编号（五）编目来文与复文作为一件时，只对复文编目（六）装盒第六章档案的鉴定第一节档案鉴定工作的内容与意义1、立卷鉴定2、档案室鉴定1、馆外鉴定阶段2、进馆鉴定阶段1、定期鉴定2、期满鉴定3、开放鉴定4、销毁鉴定3、馆内鉴定阶段一、档案鉴定工作的内容二、档案鉴定工作的意义1、档案不断产生，价值各异，应对不同价值的档案区别对待。2、档案鉴定工作是使馆藏精炼，保证珍贵的、有价值的档案充分发挥作用的有效手段。第二节档案鉴定工作的原则和标准一、档案鉴定工作的原则1、全面的观点2、历史的观点3、发展的观点二、鉴定档案价值的依据和标准（一）档案的来源（二）档案的内容（三）档案的时间1、档案的文种2、档案的稿本和可靠程度3、档案的外形特点和完好程度（四）档案的形式（五）档案的相对价值（六）档案的运行情况（七）档案的利用情况第三节档案保管期限表表册一、含义和作用（一）含义：档案保管期限表，是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性、标准性文件。（二）档案保管期限表的作用1、为档案价值的鉴定提供统一的标准。2、提高工作效率，加快工作速度。3、立卷人员可根据保管期限表容易地区分档案的不同价值，将具有不同保存价值的文件分别组卷。二、档案保管期限表的类型1、通用档案保管期限表2、专门档案保管期限表3、同系统机关档案保管期限表4、同类型机关档案保管期限表5、单位档案保管期限表（不能缩短，可以延长）三、档案保管期限表结构划分四、机关文件归档范围的调整和文书档案保管期限的改革1、将1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合成一个文件，并上升为行政规章。2、改革文书档案保管期限的划分方法。3、突出立档单位的主体地位4、条款细化、覆盖面扩大5、加大了行政管理力度第四节档案鉴定工作制度基本内容：1、档案鉴定标准的制订和执行2、档案鉴定工作的组织领导3、销毁档案的批准制度和监销制度（2人）第七章档案的保管第一节档案保管工作的内容、任务和要求一、档案保管工作的内容1、档案的入库