建设工程档案编制规范

广州市城建档案馆建设工程档案编制规范GZUDA范围本规范规定了广州市建设工程档案编制的术语和定义、基本规定、纸质档案整理编制要求、电子档案整理编制要求、声像档案整理编制要求、工程文件归档要求及工程档案验收和移交要求。本规范适用于广州市城市规划区内的各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的建设工程。1.2GZUDA规范性引用文件2.GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T50323城市建设档案著录规范GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范CJJ/T158-2011城建档案业务管理规范DA/T18档案著录规则QJ1587基本建设工程档案管理规定DBJ440100/T121.1-2012声像档案质量要求第一部分：照片DBJ440100/T121.2-2012声像档案质量要求第二部分：视频DBJ440100/T121.3-2012声像档案质量要求第三部分：音频3GZUDAGB/T50328-2001、CJJ/T158-2011、DBJ440100/T121.1-2012、DBJ440100/T121.2-2012和DBJ440100/T121.3-2012界定的以及下列术语和定义适用于本规范。术语和定义3.建设工程项目3.1经批准按一个总体设计进行施工，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设单位。一个建设工程项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程，建设工程项目一般包括建筑工程、市政基础设施工程和地下管线工程。4GZUDA具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。市政基础设施工程3.4为新建、改建或扩建城市基础建设项目和附属建、构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、安装、维护和竣工等各项技术工作和完成的工程实体。单位工程3.2为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。建筑工程3.35GZUDA管线工程3.5新建、改建、扩建的各种地上架空线路、地下管道、线路以及相关的地下工程。建设工程文件3.6在工程建设过程中形成的全部文件，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可以简称为工程文件。工程准备阶段文件3.7工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招标等工程准备阶段形成的文件。6GZUDA监理文件3.8监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。施工文件3.9施工单位在工程施工过程中形成的文件。竣工图3.10工程竣工后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。7GZUDA建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。竣工验收文件3.11在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，经整理后形成，也可简称工程档案，建设工程档案一般包括纸质档案、电子档案和声像档案。建设工程档案3.12由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。案卷3.138GZUDA立卷3.14按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。归档3.15建设单位完成其工作任务后，将工程建设过程中形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。建设工程声像档案3.16在工程规划、建设、管理过程中直接形成的，具有保存价值的照片、录像、录音等以声像为主、文字为辅的历史记录。建设工程电子档案3.17具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。9GZUDA4.1建设、勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将建设工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。基本规定4.4.2工程勘测、设计、施工、监理等单位应做好工程档案的收集、积累、归档、保管等工作，并及时交建设单位汇总。4.3工程建设单位应设置档案保管场所，配备城建档案工作人员，及时收集、妥善保管工程建设过程中产生的档案材料，并应按有关规定向城建档案管理机构移交。10GZUDA4.4城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程规划验收前，应对工程档案进行预验收，预验收合格后，出具工程档案认可文件。4.5城建档案管理机构应当对建设单位工程档案的形成、编制、整理、归档工作进行监督、检查，并组织指导和培训。4.6列入城建档案接收范围的工程，建设单位在建设工程规划验收前，应当提请城建档案管理机构对建设工程纸质档案、声像档案、电子档案进行预验收。4.7城乡规划主管部门在办理建设工程规划管理业务时，对未办理城建档案预验收的工程应督促其建设单位按规定办理。11GZUDA4.8建设单位在工程档案通过了预验收、并完成了各专项（质量、消防、规划、环保等）验收后，应当提请城建档案管理机构对建设工程的纸质档案、声像档案、电子档案进行正式验收，验收合格后，由城建档案管理机构出具《建设工程档案验收合格证》。4.9建设工程档案应真实、准确，并与工程实际相符；其中纸质档案文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，并确保签字盖章手续完备；声像档案文件的内容要与主题密切相关，并应做到图像清晰、声音清楚；电子档案文件的内容除了具备纸质档案文件和声像档案文件的质量要求外，还应确保装载电子档案文件的介质不磨损、不划伤。12GZUDA4.10工程档案一般不少于两套,其中一套包含原件的档案应移交城建档案管理机构，其余工程档案由建设单位保管。4.11地铁、园林绿化和水利部分可参照本规范进行编制，或按照GB/T50323、DA/T18和QJ1587要求进行竣工档案编制。13GZUDA纸质档案整理编制要求5.1.对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的纸质文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。2.归档范围：建筑工程、市政基础工程、管线工程文件的归档范围见附录A.2。详细参见书本P13-P14。归档范围5.114001GZUDA3.移交内容：建筑工程、市政基础设施工程和管线工程档案的移交内容，分别见附录A.3、A.4和A.5。详细参见书本P16-P99。建筑工程市政基础设施工程管线工程15002003004GZUDA质量要求5.21.归档的工程文件应当为原件。2.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。3.工程文件应采用耐久性强的、不得使用易褪色的材料。4.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。5.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图或计算机直接出图，不应使用图纸的复印件出图。16GZUDA6.所有竣工图（含深化设计的竣工图）均应加盖竣工图章、设计出图专用章和“施工文件审查章”。●竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理和总监。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，并盖在图标栏上方空白处；●竣工图章尺寸宜为80mm×50mm，示例如图1所示：竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理竣工图章示例17GZUDA7.利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸宜为：40mm×15mm，可采用的形式如图2所示：见变更设计通知单年月日第号第条变更竣工图章示例8.凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。9.凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。18GZUDA10.不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面，具体要求按GB/T10609.3进行。11.管线工程竣工测量图的测绘应符合专业技术规范、标准。19GZUDA立卷的原则和方法5.3立卷要遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合其专业特点，便于档案的保管和利用；一个建设工程项目由多个单位（子单位）工程组成时，工程文件应按单位（子单位）工程组卷。原则20GZUDA建筑工程、市政工程文件可按建设程序划分为5部分：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件管线工程可按建设程序划分为6部分：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工测量成果、竣工验收文件方法21GZUDA1.卷内文件页号应按以下要求编制：a)卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；b)页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；；c)成套图纸或印刷成册的科技文件，自成一卷且连续编有页号的，不必重新编写页码；d)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。；案卷的编目5.422加例子005GZUDA2.卷内目录应按以下要求编制a)卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式应符合附录B.1的要求；b)文件按照卷内目录的顺序排列，如果在施工中不产生的文件，在卷内目录上不用打印出来；c)序号：以一份文件为单位，按文件的排列用阿拉伯数字“1”依次标注；d)文件编号：填写文件的发文号、施工用表编号或图号；23123星星房地产有限公司星星房地产有限公司星星房地产有限公司工程准备阶段文件立项文件立项申请报告及批复可行性研究报告及批复环境影响报告书0012010.5.12010.5.1161021006GZUDAe)责任者：填写文件的直接形成单位。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；f)文件题名：填写文件标题或图纸的全称；g)日期：填写文件的形成日期或起止日期（竣工图填写竣工图章上的日期）；h)页次：填写每份文件在本案卷的起始页号。最后一项文件填写起、止号，如最后一项文件为单页，只填写起号（或止页号）即可；i)备注：填写需要说明的问题。24GZUDA3.卷内备考表应按以下要求编制：a)卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，样式符合附录C的要求；b)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明；c)立卷人、审核人由立卷单位的立卷人、审核人签字；d)时间填写完成立卷时间。250071101091第5-50页为复印件。张三201012黄二201146GZUDA4.案卷封面应按以下要求编制：a)案卷封面样式符合附录D；c)案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容，具体要求专题介绍。26中大厦工程建筑工程综合记录星星房地产有限公司2010.4.1-2011.5.4密级永久1503008GZUDA案卷装订与装盒5.51.案卷应按以下要求装订：a)文字材料必须装订，装订前必须剔除文件上的金属物；b)装订应采用线绳四等分三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用；c)图纸不用装订（文件附图、印刷成册图纸除外）。27014GZUDA2.案卷应按以下要求装盒：a)工程档案移交时必须按案卷顺序装盒；b)案卷较薄时，可多卷装入一盒（至多不超过4卷）；c)卷盒样式符合附录D和附录E的要求。3.卷盒应按以下要求填写内容：a)卷盒封面无须填写；b)卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号，“案卷题名”栏填写工程名称。281，2越秀区中山路1号A大厦工程009015GZUDA装具的要求5.61.卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面；2.案卷封面统一采用牛皮纸制作，文字封面为A3封面，图纸封面统一采用A4幅面；3.案卷装具一般采用卷盒形式。卷盒应采用无酸纸制作。卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为30、50mm。29019020018GZUDA工程文件归档要求8.1.归档应符合下列规定：a)文件材料归档范围及文件材料的质量符合本规范的有关要求；b)归档文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。2。归档时间应符合下列规