工作分析与岗位说明书撰写(培训版)0914

工作分析与岗位说明书撰写人力资源部大纲为什么要做工作分析什么是工作分析工作分析的过程和方法岗位说明书的撰写及注意点管理者经常遇到的困惑？为什么有人工作量很大，加班都做不完？为什么有人没活干，上班闲逛准点闪人？为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？为什么会有工作没人去做，贻误战机？？为什么招聘的员工，会常常不符合要求？为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？管理者经常遇到的困惑管理者经常遇到的困惑？为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？为什么有的员工不知道自己该做些什么？为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？？我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少员工？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解员工到底需要什么？因为：我们应该做工作分析工作分析是什么？总而言之：一个了解任职者应该做什么工作、和为什么需要做的过程一个收集让别人对该岗位做出判断的信息的过程岗位•针对“岗位”，而非针对”人“•着重那些「应该」做的工作,而非「目前正在」做的•分析岗位的职责，而非岗位的明细工作分析的三条基本原则工作分析的直接结果：岗位说明书工作分析基本术语岗位：指某人须完成的一组任务。（有多少岗位就有多少人员。）任务：指一项具体的工作。例：指派打印一份文件。工作分析的目的和作用•确定/完善组织机构及定编定岗：对工作岗位的设置进行重新检讨，确定员工编制之合理度。•协助招聘与选拔：在招聘人员时可了解岗位所需人员之资格。•绩效考核：通过工作分析的大量信息的收集、分析，使绩效考核的结果更具客观性和针对性。•提供薪酬评价标准：可按工作职责繁简核定其薪资高低。工作分析的目的和作用•提供有关培训与发展的资料：可按其工作要求培训所需知识与技能。•让员工了解工作性质，明确职责和权利工作分析的主要内容该岗位的基本资料：包括岗位名称、职等职级、直接上级、直接下级等该岗位的本职工作：用一句话说明该岗位工作的最终目的。该岗位的直接工作责任：•按照主次列出该岗位各项直接责任，频率，重要程度，所占总业务量的比率。•直接责任是指不管级别多高，都要自己亲自完成的工作工作分析的主要内容该岗位的决策责任：说明该岗位需要做哪些决定，其决定将产生的影响。该岗位的任职资格：包括学历、工作经历、专业度、能力、体力、证照等等。该岗位的工作环境：工作地点、光线、卫生、危险性等等。其他内容和工作分析相关的其他内容，可根据实际情况填写。工作分析的过程2、收集各项资料3、汇总、分析各项资料4、部门负责人审核确认5、撰写岗位说明书人力资源部汇总成册、归档1、组织学习、制定计划6、交人力资源部审核9.16--9.23工作分析的方法1、调查问卷法使用统一的问卷由实际承担工作的人员填写优点：可以在较短的时间内收集到大量的信息2、工作日记法“工作分析人员”通过分析对象的上级收集或借用其《工作日记》，工作日记的内容将是工作分析的重要参考。3、面谈（电话）法分析人员在得到书面信息后可以通过面谈或电话进行确认。4、关键事件法收集尽可能多的关键事件对关键事件进行归类，在“工作分析汇总”时作为参考。5、观察法分析人员可通过实地的观察或亲身经历的方式获得第一手的资料，使信息更加准确。缺点：消耗时间长，往往所得信息不够全面。6、职责分解法根据部门职责进行四级分解，使用FAIR方式确定；优点：能与公司目标一致，省时快捷。工作分析的方法收集资料分析资料岗位基本信息：如岗位名称、职务等是什么？上下级汇报情况？岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？）什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位）什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么）该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时）怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？有怎样的决策权？该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质）收集资料是工作分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题：收集资料分析资料岗位A岗位B岗位C职责清单分发信件打字维修打印机…方法1：从组织、流程入手……方法2：从现岗位入手……职责清单分发信件打字维修打印机…收集资料分析资料岗位A岗位B岗位C职责清单分发信件打字维修打印机…方法1：从组织、流程入手。。。我们需要收集到组织架构、业务流程及管理流程等资料，如下一页的例子：收集资料分析资料收集资料分析资料岗位A岗位B岗位C方法2：从现岗位入手……职责清单分发信件打字维修打印机…个别面谈职责分解直接观察员工日记/记录调查问卷主要方法工作实践从现有岗位入手，可以采用的方法收集资料分析资料如何从现岗位收集资料工作实践法•工作实践是指岗位分析人员实际从事该项工作，在工作过程中掌握有关工作的第一手资料。•采用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。•这种方法适用于短期内可以掌握的工作，但是对那些需要进行大量训练才能掌握或有危险工作，不适宜采用此法。观察法•分析者通过对特定对象的观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，最后把取得的岗位信息归纳整理为适合的文字资料。•这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确，但要求观察者有足够的实际操作经验且使用结构性问题清单。•这种方法不适宜于循环周期长的工作和主要为脑力的工作；得不到有关任职资格要求的信息收集资料分析资料如何从现岗位收集资料问卷法•通过结构化问卷来收集并整理信息的方法，具体包括：问卷调查表法、核对法。该类方法要求公司有较好的人力资源管理基础。•问卷调查表法即根据工作分析的目的、内容等编写结构性问卷调查表，由岗位任职者填写后回收整理，提取出岗位信息。•核对法是根据事先拟定的工作清单对实际工作活动的情况进行核对，从而获得有关工作信息的方法。访谈法•通过岗位分析人员与任职人员面对面的谈话来收集信息资料，包括单独面谈和团体面谈。•此法较适于行政管理、专业技术等难以从外部直接观察到的岗位。•此法需要岗位分析人员掌握较好的面谈技巧。员工日记/记录•根据岗位任职者按时间顺序记录的工作内容和过程，经过归纳提炼，取得所需工作信息。在这次工作分析工作中，我们将以调查问卷法为主加以访谈法辅助的方式，具体做法如下：1）首先采用问卷法：我们通过分析问卷，掌握岗位的一些基本信息，并梳理成完整的清单；2）再次对收集到的信息通过访谈法确认：通过问卷调查收集到的岗位信息，抽取部分存在疑问的岗位，与任职者进行个别访谈，挖掘更多的事实依据，以确认工作分析所需的相关材料是否完整、客观、准确，然后与其直接上级再进行核对确认。分析资料:对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。分析资料岗位名称分析工作职责分析工作环境分析任职资格分析岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容工作内容、工作职责、工作关系物理环境、安全与健康环境、社会环境知识、技能、经验、体能岗位说明书是什么？岗位说明书是明确岗位设置目的、主要职责和基本任职要求的说明性文件，是最基本的管理工具之一岗位说明书部门名称工作职责工作目的任职资格岗位名称•确保公司战略及目标通过岗位职责予以落实•是价值评估的起点，令组织中岗位的相对价值更加明确、客观•促使员工与管理人员对于岗位职责与绩效要求取得共识•是招聘工作的基础为什么要撰写岗位说明书？应该……•对岗不对人与现在职者的实际情况无关•全面、准确、简洁符合岗位的实际情况，避免夸大或缩小的描述•描述岗位的当前状态，而非它们今后的发展状态岗位内容并不必然按预计发生的情况而变化不应该……•尽量避免使用各岗位都适用的词语X例如：“实现公司经济效益和社会效益最大化”。由于各个岗位都可以使用此词组，且该词组无法进行考核，所以应避免出现•避免使用专有名词X例如：“易天”及“XX软件”；因为这类名词易发生变化；可替换使用“人力资源信息系统”等•避免简称及缩写X进行岗位描述的撰写，确保那些不熟悉本公司，行业或专业术语的人可以理解岗位描述•划分三类岗位的主要目的是区分岗位晋升通道及规范化岗位管理。管理类管理类人员主要的时间用来组织、审阅他人的工作，包括：任职者通过他人来达成目标，任职者的业绩通过团队的业绩来衡量任职者的主要职责是培养、发展、激励他人，而不是监督任职者主要负责管理项目，业绩通过项目的结果衡量任职者管理(协调、指导等)某个职能工作，不一定和他人有直接汇报关系，但存在虚线汇报关系，任职者的业绩通过该职能的工作结果衡量管理人的岗位，包括直接下属、间接下属（人员管理）要区分无团队的项目经理，因其没有直接对下属进行管理，所以划分为专业技术类员工定义举例•董事长、总经理•副总经理、总监•各分厂总经理•部门经理•项目经理•部门主管专业技术类专业技术类人员主要的时间用于完成专业性的任务，对本人的工作负责，包括：任职者通常是有经验的专业技术人员（专业技术人员指必须掌握某个专业的知识才能胜任工作，如产品设计、财务、人力资源等等)任职者需要独立发挥专业判断，自主选择工作方法解决问题任职者大量(30%及以上时间)工作是非常规化的，没有固定的模式可以借鉴，须任职者经常发挥创造力来解决问题任职者独立工作，基本上不需要监督部分岗位的特征是管理类和专业技术类的工作都在进行，其中专业技术类的工作占主要部分的，具有比较明显的专业技术类特征•预算专员•人事专员•采购员•会计•设计师定义举例定义举例操作类•文员•搬运工•司机•保安•保洁人员•主要的时间用来操作工具、设备、仪器，完成操作性的任务，包括：‐任职者在生产一线工作，负责监督他人工作，且任职者的工作与被监督者的工作非常类似，都需要操作工具、设备、仪器‐任职者在生产一线工作，负责操作设备、仪器‐任职者操作工具、仪器、设备，从事操作性的后勤服务工作维度举例对外本岗位对外的接触对象，可以包括：股东方、政府机构、公共媒体、供应商对内本岗位对内的接触对象，可以包括：其他部门、各子公司主要协作单位：为了结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务…...在政策、原理、准则、制度、日常监督…...做什么组织、指导、推荐、计划、操作活动…...(…目的)(…范围内)(…动作/行为)工作目的：说明该岗位在整个组织中的地位和作用，在什么样的范围内行使自己的职责，概括性的表述该岗位的工作职责，通常表现为：•工作目的（例：营销总监）：为了为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率，在在公司的经营发展战略和产品政策指导下，做什么制定营销策略，建立和维护营销部门的组织结构，提高部门绩效，完善服务质量。工作权限：人事权限：分为人员使用、考核、薪酬分配、假务处理四类财务权限：分为与业务有关的财务权限（如物资的采购）和为支持业务的开展涉及的财务权限（如差旅费、业务招待费的报销等）与财务支出有关是决定权（审批）业务权限：行使本职工作所必需具备的权利资源•包括：•决策权、建议权、监控权、决定权、人事权、审批权、监督权、使用权、处罚权、命令整改权、盘查权、监督实施权、索取权、提名权、申诉权等工作职责：描述该岗位的主要工作职责，即该岗位的任职者花费大部分时间和精力的工作，一般不超过8条。描述职责的动词（1）：针对制度、方案