第8章制作演示文稿

第8章制作演示文稿——PowerPoint2003PowerPoint2003是一种演示文稿程序，可以结合声音、动画及图像等创建出适合商品展销会、学术研讨会、公司会议等各种场合的演示文稿。本章将详细介绍PowerPoint2003的操作方法，并以具体创建“产品推广”演示文稿为例说明它的操作方法。8.1初识PowerPoint20038.1.1什么才是好的演示文稿演示文稿由一张或者多张幻灯片构成，好的演示文稿应该能结合主题，给观众留下深刻印象，一般具有重点突出、直观、形象、通俗易懂等特点。在设计文稿的时候应尽量减少对文字的使用，如果需要用文字进行说明的地方也应该使字体足够大、足够醒目，方便观众辨识。文稿应尽可能多的采用能吸引人的表达方式，比如动画、图表等，如果可能的话可以加入声音、影片等增加表达效果。8.1.2如何启动和关闭PowerPoint2003启动PowerPoint2003可以单击任务栏上的“开始”按钮，然后在“开始”菜单中单击“所有程序MicrosoftOfficeMicrosoftOfficePowerPoint2003”命令，即可启动。8.1.3PowerPoint2003的界面PowerPoint2003启动后的工作界面如下图所示。8.1.4创建“芯片推广”演示文稿要制作文稿以前首先要学会如何创建一个演示文稿：步骤1单击菜单栏中的“文件新建”命令。步骤2窗口右侧出现“新建演示文稿”任务窗格，单击“新建”选项区中的“空演示文稿”选项即可8.1.5保存刚创建的演示文稿在完成创建工作后，需要对文稿进行保存，可以单击菜单栏中的“文件保存”命令完成保存。8.1.6查看文稿在PowerPoint2003中用户可以利用四种视图观察幻灯片的效果，这四种视图分别为：普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图以及备注页视图。各种视图的特点如下：1普通视图2幻灯片浏览视图3幻灯片放映视图4备注页视图8.1.7输入文本步骤1单击菜单栏中的“插入文本框水平”命令，将建立一个水平方向的文本框，若单击菜单栏中的“插入文本框垂直”命令则建立一个竖直的文本框。步骤2在幻灯片编辑区内拖动鼠标指针，选择需要插入文本框的位置和大小。步骤3释放鼠标，这时出现文本框，在文本框中输入AMDAthlon64，如下图所示。8.1.8应用设计模板与幻灯片母版的设计1.应用设计模板步骤1单击菜单栏中的“视图任务窗格”。步骤2弹出“开始工作”任务窗格，在“开始工作”下拉列表中单击“幻灯片设计”命令。步骤3在“应用设计模板”选项区的“在此演示文稿中使用”列表框中单击选中需要的模板，这时该模板变为下拉列表，单击右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择应用该模板的范围。完成后会看见大纲窗格内的幻灯片缩略图全变为了新的模板，如下图所示。2.母版的设计步骤1单击菜单栏中的“视图母版幻灯片母版”命令。步骤2单击菜单栏中的“插入图片来自文件”命令。步骤3在弹出的“插入图片”对话框中选择图片，然后单击“插入”按钮。步骤4这时图片被插入到幻灯片编辑区中，然后用鼠标调整图片的大小和位置。步骤5在“幻灯片母版视图”工具栏中单击“保护母版”按钮，对做成的母版进行保护，最后单击“关闭母版视图”按钮。可以看到公司的图标已经被添加模板的左上角。8.1.9增加、删除幻灯片以及调整幻灯片的顺序1.增加新幻灯片步骤1单击希望插入位置前的一张幻灯片，然后单击菜单栏中的“插入新幻灯片”命令，这时会在选中幻灯片后插入新的幻灯片，这里以在编号为2的幻灯片后插入一张新幻灯片为例。步骤2再在任务窗格中“应用幻灯片版式”选项区中选择插入幻灯片的版式。2.删除幻灯片删除幻灯片的具体方法是首先选中要删除的幻灯片，然后单击菜单栏中的“编辑删除幻灯片”命令。8.1.10播放文稿在任何视图模式下都可以播放文稿，在播放过程中，主要有两种方式换页，一种是用鼠标来控制，另一种是设置好放映时间后让程序自动播放。1.放映方式设置用户可以对幻灯片的放映方式进行设置，其具体的设置步骤如下。步骤1单击菜单栏中的“幻灯片放映设置放映方法”命令。步骤2弹出“设置放映方式”对话框，在“放映类型”选项区内选择放映类型，在“放映选项”选项区中选择放映要求，在“绘图笔颜色”下拉列表中选择笔的颜色，在“放映幻灯片”选项区中选择放映幻灯片的范围，在“换片方式”选项区中选择换片的方式，设置完成后单击“确定”按钮。2.放映方法播放文稿的方法是单击菜单栏中的“幻灯片放映观看放映”命令，当前幻灯片立即以满屏显示的方式显示。也可以单击视图按钮中的“从当前幻灯片开始幻灯片放映”按钮，开始播放幻灯片。3.投影笔的使用在幻灯片的放映过程中，用户可以利用“投影笔”功能在幻灯片上绘图或者书写，具体的操作方法有以下两种：方法1用快捷菜单选择投影笔。方法2在放映幻灯片时，单击位于屏幕左下角的“投影笔”按钮，再在弹出的快捷菜单中选择笔的样式以及颜色。4.排练计时排练计时功能可以记录下播放每张幻灯片及整张文稿所花的时间，具体的操作步骤如下。步骤1单击菜单栏中的“幻灯片放映排练计时”命令。步骤2弹出“预演”工具栏，按工具栏中的按钮记录播放时间。步骤3播放完文稿后，程序会自动弹出如图8-53所示的对话框，告知用户播放完文稿所花的总时间，询问是否保存该排练时间，单击“确定”按钮，这样以后播放该文稿时，程序会按照排练时间自动进行幻灯片的换页。5.自定义放映有时可能因为各种原因不能展示文稿中的所有幻灯片，这时可以不删除那些不播放的幻灯片，而采用“自定义放映”功能播放文稿中需要的部分，其具体的操作步骤如下。步骤1单击菜单栏中的“幻灯片放映自定义放映”命令。步骤2在弹出的“自定义放映”对话框中单击“新建”按钮。步骤3在弹出的“定义自定义放映”对话框中的“幻灯片放映名称”文本框中输入名称，然后选择“在演示文稿中的幻灯片”选项区内选择需要播放的幻灯片，并单击“添加”按钮，添加到“在自定义放映中的幻灯片”选项区。步骤4在完成添加幻灯片后，可以使用“向上”、“向下”按钮对自定义幻灯片的放映顺序做调整，也可以单击选中“在自定义放映中的幻灯片”选项区内的幻灯片，再单击“删除”按钮删除该幻灯片，然后再单击“确定”按钮。步骤5在弹出的“自定义放映”对话框中单击“放映”按钮，完成操作。6.结束放映当幻灯片全部放完以后，程序会自动结束放映，若在放映中途停止可以右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“结束放映”命令。8.2让幻灯片更加醒目8.2.1美化文本1.移动文本当需要对文本框的位置进行调整时，应选中文本框，将光标置于边框上，此时鼠标指针变为四箭头状，然后拖动文本框到需要位置。2.更改字体格式更改字体的格式可以使幻灯片的整体效果得到提高，更改字体的具体操作步骤如下。步骤1选中需要更改字体格式的文字，这里以选中“AMD芯片推广”为例，将鼠标指针放在“AMD芯片推广”的前面，拖动鼠标，使文字变为高亮。步骤2单击菜单栏中的“格式字体”命令。步骤3在弹出的“字体”对话框中选择字体、字形、字号以及字体颜色，然后单击“预览”按钮进行预览。步骤4单击“确定”按钮，得到下图的效果。3.增加项目符号步骤1在文本框中想要加入项目符号的位置处单击，然后单击菜单栏中的“格式项目符号和编号”命令。步骤2在弹出的“项目符号和编号”对话框中打开“项目符号”选项卡，然后选择符号的类型、大小以及颜色，最后单击“确定”按钮。4.改变行距步骤1选中需要更改行距的段落，使之成为高亮，然后单击菜单栏中的“格式行距”命令。步骤2在弹出的“行距”对话框中设置行距的参数，这里按照如图8-70的参数进行设置，单击“预览”按钮，在幻灯片中观察效果，若对效果不满意单击“取消”按钮，否则单击“确定”按钮完成更改。8.2.2设置幻灯片切换效果步骤1单击菜单栏中的“幻灯片放映幻灯片切换”命令。步骤2这时窗口右侧将打开“幻灯片切换”任务窗格，用户可以在“应用于所选幻灯片”列表框中选择幻灯片的打开方式，在“修改切换效果”选项区中修改切换的速度和声音，在“换片方式”选项区里设置是用鼠标单击换片还是设定时间让程序自动换片，如果用户希望将所设置效果应用于所有幻灯片，可以单击任务窗格中的“应用于所有幻灯片”按钮。8.2.3插入及编辑剪贴画1.插入剪贴画步骤1单击菜单栏中的“插入图片剪贴画”命令。步骤2在弹出的“剪贴画”任务窗格中的“搜索文字”文本框内输入剪贴画的名字，然后在“搜索范围”下拉列表中选择范围，再在“结果类型”下拉列表中选中“剪贴画”选项，最后单击“搜索”按钮。步骤3在任务窗格下部单击搜索到的剪贴画缩略图即可加入到幻灯片中。步骤4移动剪贴画的位置。单击剪贴画，再拖动到适合的位置，释放鼠标。步骤5改变剪贴画的大小。单击剪贴画，将鼠标指针移动到调整手柄上（画边上的白色圆点），这时鼠标指针变为双箭头形，拖动鼠标调整大小，这样一张剪贴画就成功插入到了幻灯片。2.编辑剪贴画步骤1选中需要修改的剪贴画，然后单击菜单栏中的“格式图片”命令。步骤2弹出“设置图片格式”对话框，该对话框提供了很多选项，可以对剪贴画的颜色、线条、位置、尺寸、图片样式等进行精确的设置，这里打开“图片”选项卡，然后单击“重新着色”按钮。步骤3在弹出的“图片重新着色”对话框中的“更改为”选项区内选择更改后的颜色，再在“更改”选项区内选择更改颜色，若选中“填充”选项，则图形线条的颜色将不会被更改。步骤4当修改完成后在“原始”选项区内被修改的颜色前会出现小对勾，用户可以通过“更改为”选项区旁边的预览框对效果进行浏览，也可以单击“预览”按钮在幻灯片中进行浏览，如果对修改效果感到满意，则单击“确定”按钮，否则单击“取消”按钮取消对颜色的修改。8.2.4插入及编辑产品图片1插入产品图片步骤1单击需要插入图片的幻灯片，然后单击菜单栏中的“插入图片来自文件”命令。步骤2在弹出的“插入图片”对话框中的“查找范围”下拉列表中找到图片所放位置，单击选中需要插入的图片，然后单击“插入”按钮完成操作。下图显示了插入产品图片后的幻灯片的效果。8.2.5插入艺术字使用艺术字可以增强文字效果，能达到强调的作用。下面以在文稿首页加入文稿标题为例讲解具体的操作步骤：步骤1选中需要插入艺术字的幻灯片，然后单击“插入图片艺术字”命令。步骤2在弹出的艺术字库对话框中选择艺术字的样式，然后单击“确定”按钮。步骤3弹出“编辑‘艺术字’文字”对话框，在“文字”文本框中输入艺术字的内容，这里输入“AMD芯片推广”字样，然后在“字体”、“字号”下拉列表框中选择需要的字体和艺术字的大小，如果需要将艺术字加粗或加斜，则单击“加粗”按钮或“倾斜”按钮，最后单击“确定”按钮。步骤4单击插入的艺术字，用鼠标将艺术字移动到幻灯片中合适的位置，最后得到下图所示的效果。8.2.6插入图示步骤1选中需要插入图示的幻灯片，然后单击菜单栏中的“插入图示”命令。步骤2在弹出的“图示库”对话框中的“选择图示类型”选项区内选择图示的类型，然后单击“确定”按钮。步骤3这时图示被插入到幻灯片中，用户可以利用“图示”工具栏更改图示的设定，这里单击“插入形状”按钮增加图示中的形状，然后单击“自动套用格式”按钮。步骤4弹出“图示样式库”对话框，在“选择图示样式”选项中选择图示的样式，最后单击“确认”按钮，完成操作。步骤5在插入的图示中加入解释或说明性文本，完成图示的建立。8.2.7插入组织结构图步骤1选中需要插入组织结构图的幻灯片，然后单击菜单栏中的“插入图片组织结构图”命令。步骤2对插入的组织结构图进行编辑，选中图形框，单击“组织机构图”工具栏中的“插入形状”按钮，然后通过单击“下属”、“助手”、“同事”等命令增加所需的图形框。单击“下属”命令将在所选图形框下方生成新的图形框，并与所选框相连；单击“助手”命令，将