73《企业档案工作规范》解读

企业档案工作规范2020/2/221企业档案工作规范Requirementsofbusinessrecordsmanagement2009-11-02发布2010-01-01实施国家档案局发布中华人民共和国档案行业标准DA/T42-2009企业档案工作规范22020/2/22企业企业档案企业档案工作企业是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录，是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和组成，是企业合法权益的维护者。企业档案工作在保障企业生产、经营和管理持续开展，在企业资产保值和延续企业历史等方面具有不可或缺的地位和作用。企业档案工作规范32020/2/22在完善社会注意市场经济体制的进程中，如何在法制经济环境条件下进一步推进企业档案工作？《企业档案工作规范》正是为适应：新形势（WTO要求的法规一致性、采用国际标准）、新条件（信息化建设）、新观念（信息作为生产要素、无形资产）的新要求，推动和规范企业档案工作进一步发展而制定。《企业档案工作规范》将作为在《档案法》与《档案法实施办法》之下、衔接《企业档案管理规定》与具体档案业务、技术标准的中间环节，是对过去标准化发展过程中缺少总体性要求的一种弥补。企业档案工作规范42020/2/22《企业档案工作规范》的贯彻实施，将是今后一个时期企业档案工作的重要内容。应当说《企业档案工作规范》的制定实施，是市场经济要求、法律法规要求、业务指导需要和管理创新必然。企业档案工作规范52020/2/22《企业档案工作规范》从标准化对象看，属于管理标准；从标准种类看，属于是企业的基础标准；从标准约束力看，属于推荐性标准。因而可以说《企业档案工作规范》是属于企业的基础性系统管理的推荐性标准。企业档案工作规范62020/2/22《企业档案工作规范》的特点企业是党和国家经济建设中心工作的主战场，也是社会单位组成的重要方面。据全国单位普查统计，我国现有企业法人单位302万，产业活动单位708万。企业法人与产业活动单位占全社会单位总数的59%。与以往的档案管理单项业务标准不同，《企业档案工作规范》首次对社会这一大类单位——企业的档案管理提出全面、系统性的管理要求：不仅是具体的档案业务工作，而且包括档案工作的政策法规环境要求，包括文件形成中的领导与员工责任、规章制度和组织建设的要求，包括对企业档案信息化建设的基本管理要求。《企业档案工作规范》的制定具有以下特点：企业档案工作规范72020/2/22《企业档案工作规范》的特点第一、管理创新。《企业档案工作规范》适应社会主义市场经济体制完善的要求，第一次系统、全面地提出社会某一方面（企业）建立和开展档案工作的基本要求，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白，结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准的历史。第二、观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001年，国际标准ISO15489.1《档案管理通则》中首先正式提出档案的资产属性概念。2002年，我国《企业档案管理规定》中只是将企业档案作为是“有保存价值的文件材料”。第三、经验基础。《企业档案工作规范》从档案工作原则、档案工作体系、档案工作制度、档案工作业务、档案信息化、档案工作设备设施等方面，对企业档案工作提出了具体要求，全面规范了企业档案工作，是企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。第四、信息化方向。《企业档案工作规范》将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。也为下一步专门制定企业档案信息化标准预留充分的发展空间。企业档案工作规范82020/2/22《企业档案工作规范》的特点将企业档案管理制度上升为管理标准，将单项技术管理标准应用与系统管理标准实施的结合，将有效促进档案管理水平的提升，代表着档案管理标准的制定与应用的创新性提升与突破，反映了企业档案工作发展新阶段中对标准的全面、系统管理的要求，体现了我国企业档案工作对国际管理经验的需求与运用，标志着我国企业档案工作开始进入创新发展的新阶段。企业档案工作规范92020/2/22《企业档案工作规范》的特点《企业档案工作规范》总结了建国以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准，适应企业改革发展和信息技术广泛应用的新要求，将企业档案工作的行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设。《规范》首次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性管理标准，符合目前系统管理国际标准（如ISO9001《质量管理体系要求》）和档案管理国际标准（如ISO15489.1《档案管理通则》）的基本要求，是档案工作标准化建设的重要创新，是新时期企业档案工作规范化建设的重要指导文件和工作依据。企业档案工作规范102020/2/22《企业档案工作规范》的意义《企业档案工作规范》是企业档案标准化规范化建设和多年实践的总结，是有关档案工作法规规章要求的代表，也是适应时代发展要求的管理创新的体现。在我国完善社会主义市场经济体制进程的新阶段，《企业档案工作规范》的制定和实施对进一步提升企业档案工作水平、加强企业管理具有重要意义。企业档案工作规范112020/2/22《企业档案工作规范》的意义第一、法律法规与企业档案工作间的桥梁企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案工作水平直接反映出了企业的管理水平。《企业档案工作规范》的制定，既可以规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规范的开展，又能为档案行政管理部门提供业务指导依据，也符合国家标准化建设提出将企业建设成为标准化的主体的要求。第二、体现管理创新趋势和与时俱进要求在我国，由于企业在社会经济发展中的基础性地位和作用，改革开放进程中的每一个重要的历程都与企业息息相关，因而也对企业档案及档案工作产生着深刻的影响。《企业档案工作规范》正是在过去标准化建设的基础上提出的框架性要求，体现管理创新趋势和与时俱进要求。企业档案工作规范122020/2/22《企业档案工作规范》的意义第三、符合国际标准对企业档案管理要求《企业档案工作规范》应用系统管理思想，依据法律、法规及政策的要求，结合并吸取企业档案工作多年实践经验，将企业档案工作纳入系统管理、整体建设的标准。第四、为指导评价企业档案工作提供指南《企业档案工作规范》是通用管理标准，内容全面、涵盖性强，不仅汇集建国以来国家对企业档案工作的基本内容，还针对社会发展进程中企业档案工作的实际需要，提出新的要求和规定。企业档案工作规范132020/2/22《企业档案工作规范》的设计理念1、档案资源——资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。2、组织制度——领导先。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。3、全员责任——全覆盖。同时，任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。企业档案工作规范142020/2/224、过程方法——重前端。档案工作的“产品”是服务。在为企业服务的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要。5、战略方向——信息化。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的发展的战略方向，已经成为国内、际企业界的共识。6、系统管理——全程兼。系统是《企业档案工作规范》的根本指导思想。无论是从单项标准转向系统管理规范，还是从档案本身涉及方面广，都需要用系统的思想和观念来组织《企业档案工作规范》的实施。企业档案工作规范152020/2/22《企业档案工作规范》的定位与作用《规范》涉及企业档案工作体系建设，是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法规的框架。第一、为企业可持续发展提供保障。随着社会主义市场经济的完善，企业面对的竞争越来越激烈，企业要想在市场竞争中占据主动就需要有档案工作保证；企业要想通过质量论证，要想打赢官司，要取得上市许可，没有完整准确系统的档案来咨询、参考、佐证将难以完成。企业档案工作规范162020/2/22《企业档案工作规范》的定位与作用第二、促进企业档案工作的规范发展。企业档案工作从最初的自发阶段到规范化管理，在没有外力的影响下一般都是吃了苦头，或尝到甜头后才有大转变。《企业档案工作规范》将是在新的历史条件和新的技术条件下，促进和规范企业开展档案工作的重要文件。企业要基业长青、可持续发展，企业档案工作必须规范化。第三、为档案部门业务指导提供标准。企业档案工作是国家档案工作的重要组成部分，是档案工作服务党和国家中心工作的主战场。企业档案工作规范172020/2/22《企业档案工作规范》主要内容（1）范围（2）规范性引用文件（3）术语和定义（4）档案工作总则（5）档案工作组织（6）档案工作制度（7）档案业务工作（8）档案信息化建设（9）档案工作设施设备附录A：企业文件归档基本范围与保管期限参考表附录B：（资料性附录）表格样式企业档案工作规范182020/2/22第一章范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案设施设备等方面的方法与技术指南。本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。企业档案工作规范192020/2/22第二章规范性引用文件规范性引用文件是本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去规范某一环节工作的文件。规范性引用文件主要有两类：一类是标准（包括国家标准、行业标准和国际标准），另一类是规范性文件。本标准共有引用标准17个；本标准共有引用规范性文件5个，放在标准的最后，作为参考文献。企业档案工作规范202020/2/22第三章术语与定义3.1企业档案企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2企业档案工作企业履行档案管理职责的行为和活动。由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而且从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。3.3电子档案具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4档案信息化运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。企业档案工作规范212020/2/22第四章企业档案工作总则4.1企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。这一条确定了企业档案工作的管理体制。以企业资产关系为纽带：表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。企业档案工作规范222020/2/224.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。这一条提出了企业档案工作任务与目标。企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业档案工作目标：是满足企业证据、法律责任和信息的需求。这一目标也是衡量且以档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。4.4企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。这一条明确了企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵