办公自动化系统培训

武汉船舶职业技术学院办公自动化系统培训湖南青果软件有限公司二零零八年十一月武汉船舶职业技术学院办公自动化系统输入网址：(图一)系统登录在（图一）中输入个人的帐号和密码，即可登录系统。(图二)培训内容一、系统维护二、日常办公三、行政事务四、会议管理五、活动管理六、信息资讯七、档案管理八、个人事务1.1系统维护→流程定义图一进入图一界面后，单击新增按钮，即可出来下图对话框，填入相关内容后保存即可完成一个新的流程的定义1.2系统维护→环节定义图一进入图二界面后，单击新增按钮，即可出来下图对话框，填入相关内容后保存即可完成一个流程下面的一个环节的定义1.3系统维护→流向定义图三进入图三界面后，单击新增按钮，即可出来下图对话框，填入相关内容后保存即可完成流向的定义。流程定义就是将定义的多个环节连接起来，使流程能后按照指定的流向完成日常办公2.1日常办公涉及发文(决定/通知/请示/报告/通报/批复/公函)，收文等的处理。以发文流程为例：拟稿开始签批用印分发结束提交提交提交提交退回退回退回月度工作计划流程拟稿开始部门审核分发结束提交提交提交退回退回2.2拟办工作：发文拟稿人登录办公自动化系统，打开“日常办公”“拟办工作”，出现如下图所示(图1-1)。（图1-1）在(图1-1)中点击“新增”按钮,来发起一项工作，出现如下图所示(图1-2)。（图1-2）在(图1-2)中，选择“发文/发问流程”，然后单击“确定”按钮来新建一项通知工作，出现如下图所示(图1-3)。（图1-3）其中“保存”按钮，暂时保存当前工作，不提交到下一环节，当需要对该通知重新编辑时，可在“拟办工作”(图1-1)中双击该记录并单击“修改”，即出现(图1-3)所示页面；“提交”按钮，提交到后续环节，当前记录自动消失，并出现在“转发工作”中(图1-6)；“编辑正文”按钮，编辑通知的正文；“流转历史”按钮，查看本项工作已经办理过环节的情况；“流程说明”按钮，查看本流程的说明；“环节说明”按钮，查看本环节的说明。在(图1-1)中点击“新增”按钮,来发起月度工作计划，出现如下图所示(图1-4)。（图1-4）在(图1-4)中，选择“发文/月度工作计划”，然后单击“确定”按钮来新建一项发文工作，出现如下图所示(图1-5)。（图1-5）2.2待办工作：发文审稿、签收等办理人登录办公自动化系统，打开“日常办公”“拟办工作”，如图(1-6)图(1-6)在(图1-6)中，选择“处理”，若工作流程为“发文/发文流程”出现如下图所示(图1-7)。左上角显示的为办理人所处的环节。(图1-7)在(图1-6)中，选择“处理”，若工作流程为“发文/发文流程”出现如下图所示(图1-8)。左上角显示的为办理人所处的环节。(图1-8)2.3在办工作:打开“日常办公”“在办工作”，即可显示在办理的工作，出现如下图所示(图1-9)。此菜单显示的数据为：已经签收倒是还未办理的工作。图1-9单击(图1-9)中修改按钮，即可显示(图1-10)，再对此工作进行修改与提交。图1-10)2.4已转发工作：打开“日常办公”“已转发工作”，即可显示已办理的工作，出现如下图所示(图1-11)。(图1-11)选中图1-11中，某一已经转发的工作，单击“撤销”按钮，即可显示图1-12，此工作在被下一个环节的办理人签收之前，若单击确定即可撤销已经办理的工作。图1-122.5委托办理：当您因某些特殊原因，一段时间内无法处理工作时，可以通过委托办理实现工作的委托，将处理任务及其权限授予指定的用户。在日常办公模块内，单击“委托办理”菜单项，即加载委托办理。填写委托内容，包括受托人、委托内容、起止日期，是否立即更新等。委托内容是指系统流程定制模块内已定义的所有流程，不含系统其他功能。(如图1-13)(图1-13)2.6已办工作：打开“日常办公”“已办工作”，此功能只是查看图1-142.7流程监控催办是指一个文档在处理过程中，因某些特殊原因，经办人没能在流程规定的办理期限完成处理并提交，通过系统向经办人发送信息，敦促其迅速完成处理，该功能只对流程监控人开放。图1-15单击“催办”按钮，如图1-16所示，填写好内容，单击“确定”发送催办消息，单击“取消”放弃发送催办信息。图1-16单击“换人”按钮，如图1-17所示，单击橙色的人形图标，选择新办理的人员，点“确定”，即可完成工作的转接。图1-17二、行政事务1、领导日程：开始日程安排日程安排提醒结束；2、报刊订阅：开始订阅登记订阅信息结束；3、值班管理：开始值班安排值班信息来电登记来电信息结束；4、来访管理：开始来访登记来访信息结束；5、信访管理：开始信访登记信访信息结束；6、用章管理：开始用章登记用章信息结束；7、用车管理：开始用车登记用车信息结束；8、用餐管理：开始用餐登记用餐信息结束。1、领导日程：日程安排：行政秘书登录办公自动化系统，打开“领导日程”“日程安排”，点击“新增”按钮，出现下图所示（图2-1-1），在该窗体中输入标题、内容、选择时间、输入地点、选择执行人以及相应的提醒方式，然后点击“保存”，即完成领导的日程安排。（图2-1-1）2、报刊订阅：订阅登记：行政秘书打开“行政事务”“报刊订阅”“订阅登记”，然后点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-2-1)输入报刊名称、邮发代号、选择订阅类别、选择订阅期限、选择订阅部门、订阅人以及订阅费，然后点击“保存”，即完成订阅登记。（图2-2-1）•订阅信息：以订阅人身份登录办公自动化系统后，打开“行政事务”“报刊订阅”“订阅信息”，点击“检索”按钮，即出现与自己有关的订阅记录，然后点击备注栏中“详细”即出现如下图所示(图2-2-2)。（图2-2-2）3、值班管理：值班安排：打开“行政事务”“值班管理”“值班安排”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-3-1)，输入值班名称、选择值班时间、输入值班地点、选择值班人员，然后点“保存”，即完成值班安排，并且可以对安排过的值班信息进行修改和删除。（图2-3-1）值班信息：以值班人员身份登录系统，打开“行政事务”“值班管理”“值班信息”，点击“检索”按钮，即出现与自己有关的值班记录，点击“详细”，出现如下图所示(图2-3-2)。（图2-3-2）来电登记：值班人员打开“行政事务”“值班管理”“来电登记”，点击“新增”按钮，出现下图所示(图2-3-3)，在该窗体中输入来电人、选择来电时间、来电内容和备注等信息，然后点击“保存”按钮，即将来电信息登记完毕。（图2-3-3）来电信息：打开“行政事务”“值班管理”“来电信息”，点击“检索”钮，出现如下图所示(图2-3-4)。（图2-3-4）4、来访管理：来访登记：打开“行政事务”“来访管理”“来访登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-4-1)，选择来访时间、输入来访人员名单、输入来访事宜、选择接待人员和接待部门，然后点击“保存”，即完成来访信息登记，并且可以对保存的来访信息进行修改和删除。（图2-4-1）•来访信息：打开“行政事务”“来访管理”“来访信息”，点击“检索查询出相关的来访信息，然后点”详细“，出现如下图所示(图2-4-2)。（图2-4-2）5、信访管理：信访登记：打开“行政事务”信访管理”“信访登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-5-1)，选择信访时间、输入信访人员名单、输入信访事宜、选择接待人员和接待部门，然后点击“保存”，即完成信访登记，并且可以对保存的信访信息进行修改和删除。（图2-5-1）信访信息：打开“行政事务”“信访管理”“信访信息”，点击“检索查询出相关的信访信息，然后点”详细“，出现如下图所示(图2-5-2)。（图2-5-2）6、用章管理：用章登记：打开“行政事务”“用章管理”“用章登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-6-1)，选择用章部门、用章人、用章时间、输入用章事宜、选择公章和输入备注，然后点击“保存”，即完成用章登记，并且可以对用章信息进行修改和删除。（图2-6-1）用章信息：打开“行政事务”“用章管理”“用章信息”，点击“检索”按钮，即能查询有关的用章信息，点击“详细”，出现如下图所示(图2-6-2)。（图2-6-2）7、用车管理：用车登记：打开“行政事务”“用车管理”“用车登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-7-1)，选择用车部门、用车人、用车时间、输入用车事宜、选择使用车辆和输入备注，然后点击“保存”，即完成用车登记，并且可以对用车信息进行修改和删除。（图2-7-1）用车信息：打开“行政事务”“用车管理”“用车信息”，点击“检索”按钮，即能查询有关的用车信息，点击“详细”，出现如下图所示(图2-7-2)。（图2-7-2）8、用餐管理：用车登记：打开“行政事务”“用餐管理”“用餐登记”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图2-8-1)，输入用餐人员、用餐时间、输入用餐事宜、选择接待部门和接待人，然后点击“保存”，即完成用餐登记，并且可以对用餐信息进行修改和删除。（图2-8-1）用餐信息：打开“行政事务”“用餐管理”“用餐信息”，点击“检索”按钮，即能查询有关的用餐信息，点击“详细”，出现如下图所示(图2-2-2)。（图2-8-2）三、会议管理1、会议管理：开始会议安排会议通知会议纪要会议反响会议查询结束。会议安排：打开“会议管理”“会议安排”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图3-1-1)。（图3-1-1）会议安排：在(图3-1-1)中输入会议名称、组织部门、计划人数，然后点击“添加”按钮，出现如下图所示(图3-1-2)，在上面输入日期、时间、会议地点和会议事项点击“确定”，出现(图3-1-1)窗体，再点保存，即完成会议的安排。（图3-1-2）会议通知：打开“会议管理”“会议通知”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“通知”，出现如下图所示(图3-1-3)，输入与会人员、会议纪要员、会议纪要结束时间、会议反响结束时间、编辑会议通知正文或上传会议附件，然后点击“提交”，即将该会议通知到相关了人员了。（图3-1-3）会议纪要：打开“会议管理”“会议纪要”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图3-1-4)，输入会议纪要内容，然后点击“保存”，即完成会议纪要。注：只能在会议纪要开始时间至结束时间内输入会议纪要内容，其他时间内无法录入纪要内容。（图3-1-4）会议反响：与会人员打开“会议管理”“会议反响”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“编辑”，出现如下图所示(图3-1-5)，输入会议反响内容，然后点击“保存”，即完成会议反响。注：只能在会议反响开始时间至结束时间内输入会议反响内容，其他时间内无法录入纪要内容。出现如下图所示。（图3-1-5）会议查询：与会人员打开“会议管理”“会议查询”，点击“检索”按钮，显示出自己参与了且已经有会议纪要或反响的会议出来，然后在该会议备注栏点“详细”，出现如下图所示(图3-1-6)。（图3-1-6）四、活动管理1、活动管理：开始活动安排活动通知活动总结活动反馈活动查询结束。活动安排：打开“活动管理”“活动安排”，点击“新增”按钮，出现如下图所示(图4-1-1)。（图4-1-1）活动安排：在(图4-1-1)中输入活动名称、组织部门、计划人数，然后点击“添加”按钮，出现如下图所示(图4-1-2)，在上面输入日期、时间、活动地点和活动事项点击“确定”，出现(图4-1-1)窗体，再点保存，即完成活动的安排。（图4-1-2）活动通知：打开“活动管理”“活动通知”，点击“检索”按钮，在备注栏点击“通知”，出现如下图所示(图4-1-3)，输入参加人员、活动总结人、活动总结结束时间、活动反馈结束时间、编辑活动通知正文或上传活动附件，然后点击“提交”，即将该活动通知到相关了人员了。（图4-1-3）活动总结：打开“活动管理