办公自动化讲稿

办公自动化讲稿一、文本的编辑1、光标定位光标移至定位点单击单击：单击双击三击（左键）右击2、选定文本（1）常用方法Ⅰ始尾拖动：按住鼠标左键从始托扫到尾部松开（小块）Ⅱ定位为本的始点，然后光标移至文本的终点后，先按shift键再单击⑵其他方法一词定位双击一句ctrl+单击一段三击一行在相应位置，单击左侧定位栏多行选定一行在选定栏拖动至尾行多段第一段左侧选定栏双击+拖动全部文档ctrl+A不连续选定第一部分选定后，其他部分ctrl+始尾拖动3、修改文本选定错误的文本后，直接录入正确的内容或定位插入点后录入新内容。4、复制、移动、删除文本首先选定将要编辑的文本⑴复制和移动Ⅰ选文本并将光标放在所选文本之中Ⅱ将选定文本暂放在剪切板上a鼠标右击快捷菜单复制或剪切复制保留原文本并将文本内容暂时放在剪切板上剪切（移动）从原位置移处文本并将文本内容暂时放在剪切板上b快捷键ctrl+c或ctrl+xc工具栏单击复制或剪切图标d菜单栏复制剪切Ⅲ在指定位置释放a鼠标右击快捷菜单粘贴b快捷键ctrl+vc工具栏单击粘贴图标d菜单栏粘贴（2）删除Ⅰ选定文本Ⅱ删除a鼠标右击快捷菜单剪切b快捷键ctrl+xc工具栏单击剪切图标d菜单栏剪切5“选择性粘贴”（）粘贴保持原来格式选择性粘贴仅保持内容5、撤销和恢复撤销操作菜单工具栏快捷键ctrl+Z恢复菜单工具栏快捷键ctrl+Y二、字体、段落、文档的格式与排版1、字体（字体、字号、颜色、修饰…）一般方法（1）选中文本（2）操作Ⅰ工具栏（字体、字号、颜色、修饰…）Ⅱ鼠标快捷菜单字体选项卡Ⅲ菜单栏格式\字体字体选项卡字号磅毫米字号磅毫米初号4214.82四144.94小初3612.70小四124.23一269.17五10.53.70小一248.47小五93.17二227.76六7.52.65小二186.35小六6.52.29三165.64七5.51.94小三155.29八51.76一磅为1/72英寸，约为0.0138英寸，等于0.3527毫米（3）格式刷Ⅰ选手样本字体Ⅱ单击或双击格式刷图标Ⅲ拖扫或分段拖扫目标字体2、段落格式排版选中（定位）一段或多段段落标记：区分段落结束的标记（非打印标记可打印与隐藏）菜单格式/段落或快捷菜单打开段落选项卡→段落与缩进根据需要填写常规/缩进/间距单击确定左缩进：页面左边界相对与段落左边界的缩进右缩进：页面右边界相对与段落右边界的缩进首行缩进：第一行与段落左边界的缩进悬挂缩进：第一行以外与段落左边界的缩进利用标尺调整缩进四个按钮左缩进右缩进首行缩进悬挂缩进说明：左缩进与悬挂缩进上下按扭在一起段落按照鼠标现实的文字调整段距行距：1.5倍行距2倍行距最小值（1.5倍）固定值多倍行距（4）项目符号和编号Ⅰ、项目符号格式/项目符号和编号A项目符号和编号都是针对段落而言，选中后每一段落前生成一特定符号或编号。BShift+Enter强行换行（不需要项目符号）C自定义项目符号a)设置项目符号可以是字体、字符、图片三种形式b)项目符号位置c)文字位置d)制表位位置Ⅱ、编号编号可以看作是有序的项目符号。编号通常是先定义好形式后再用自定义编号：格式/项目符号和编号/编号(选择某种形式后)自定义选定编号格式字体编号式样起始编号编号位置对齐方式对齐位置文字位置制表位位置缩进位置3、多级符号首先选中需要定义多级编号的文本内容，然后操作格式/项目符号和编号/多级符号(选择某种形式后)单击自定义定位某一行后通过增加缩进量实现降级通过减少缩进量实现升级（三）页面设置打开方法：文件|页面设置打开页面设置对话框双击标尺1、设置纸张的大小和方向打开纸张选项卡（1）选取纸张的大小A4B5A3B4等打印、复印纸尺寸一览表纸型宽（mm）长(mm)纸型宽（mm）长(mm)纸型宽（mm）长(mm)A08411189B010001414C09171279A1594841B17071000C1639917A2420594B2500707C2458639A3297420B3353500C3319458A4210297B4250353C4229319A5148210B5176250C5159229A6105148B6125176C6114159A774105B788125C779114A85274B86288C85779（2）纸张来源（默认）（3）纸张方向纵向或横向（页边距）2、设置页边距页边距指编缉区域到装订线或纸张边界的距离选择上、下、左、右以及装订线的位置和宽度装订线装订线到纸张边界的距离3、设置页眉页脚及垂直对齐方式选择视图|页眉和页脚打开页眉和页脚对话框第一次打开页面设置选择版式选项卡奇偶页不同设置页码格式插入页码插入页数插入时间插入日期插入自动图文集………。说明打开页眉和页脚对话框后将光标放在页眉（页脚）就在该处形成编辑区，可进行编辑文字图片声音等4、确定每页中的行数和每行中的字符数选择页面设置/文档网络设置文字排列方向文字分栏数目行数字符数…….等（四）打印效果预览工具栏→打印预览文件/打印预览依次打印放大/缩小单页显示多页显示显示比例（五）文档的打印输出1、打印的基本步骤（1）文件|打印对话框完成打印机名称页面范围份数……..页面范围（全部当前页页码范围）确定说明：页码选择的规则不连续页码用英文状态下的“,”隔开，连续页码用英文状态下的“-”隔开。（2）快速打印全部文档工具栏打印机图标2.3机关办公公文编排及其制作规范2.3.1办公室文字处理的基本规范1公文种类我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。2．公文格式所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。公文的组成项目分为指定项目和选择项目。公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。3．公文用纸公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大于149毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。4．公文用字字号一般按发文机关标识、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序从大到小选用。发文机关标识，推荐使用高22毫米、宽15毫米黑变字体或初号宋体字。联合行文，推荐用小初号字。公文标题、小标题，分别推荐使用二号、三号宋体字。秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句，推荐使用三号黑体字。主题词，推荐用三号宋体字。一般公文正文、主抄送机关、无正文说明、附件说明、发文字号、成文日期、印发说明、注释、特殊情况说明等，推荐用三号或四号仿宋体字。5．公文书写文字一律采用从左到右横排。在左侧装订。少数民族文字按习惯书写、排版2.3.2利用公文向导制作“比赛通知”1．启动Word，单击“文件”|“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。2．在该任务窗格中，选择“本机机上的模板”命令，打开模板对话框3．选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标，然后再单击“确定”按钮，出现“公文向导”对话框。9．单击“下一步”…………，单击“完成”开始→下一步…，然后填写公文格式公文大小标题等内容。上机内容：1、word2003建立文档、保存文档2、文字录入3、文档编辑排版4、页面设置页眉和页脚5、文档打印预览、打印6、用向导制作公文一、使用word字处理软件制作表格方法步骤：1、准备好表格原样或草拟表格2、根据表格形式先选择插入表格的适当行列数3、粗调行宽与列高4、打开用绘制表格工具栏（表格\绘制表格）完成表格初步设计5、表格斜线的绘制（表格\绘制斜线表头）5、输入表格内容（字体、字号、文字颜色、文字方向）6、对表的进行精确调整（表格\表格属性）7、对表格进行修饰（线型、线宽、边框与底纹）二、使用excel电子表格制作表格方法步骤：1、准备好表格原样或草拟表格2、确定可能最多的行列数3、适当合并部分单元格4、用绘图工具绘制表头5、正确添加文字或数据1)自动换行2)强制换行完成页面设置3)使用插入文本框4)字体、字号、文字颜色、文字方向5)使用插入函数对数据进行处理6、完成页面设置7、电子表格的保存与打印8、数据分析与处理（1）排序（2）筛选自动筛选高级筛选（3）汇总分类（在数据表将分类汇总字段排序）汇总将鼠标定位于该字段的任意单元格数据打开分类汇总对话框（4）图表定位单元格/插入/图表/图表类型→图表源数据域→图表选项→图表位置→完成9、超链接（1）、介质单元格文字图片（2）数据形式文档网页视频图片（3）连接步骤：插入/超链接/插入超链接选项卡10、函数简介（1）查找与引用函数Vlookup(样本值，数据区域，列序号，[索引方式])功能：在数据区域查找首列指定数值并返回数据表当前行中指定列中的数据索引方式=省略或true近似匹配False精确匹配。近似匹配：按等于或小于且最接近的数据索引（2）逻辑判断函数if(逻辑表达式,为真时返回值,为假时返回值)功能：执行逻辑判断，实现条件检测与筛选。说明：1、逻辑表达式的值只能有两个（真，假是，否）2、返回值可以是文本、数值、函数表达式。3、最多可以嵌套7层（3）统计函数count(区域1，区域2，……..区域30)功能：统计该区域内数字或可转化为数字的单元格数目。例A1=90A3=””A5=36A2=人数A4=54Count(A1:A5)=3（4）排序函数RANK(待排序数值，排序数组，[排序方式])排序方式=省略或零降序非零数值升序待排序数值可以为单元格引用11、制作歌唱比赛计分表（1）计分规则（略）（2）选手情况（略）(3)歌唱得分（4）素质得分（5）声乐得分（6）综合得分（7）综合得分（8）主界面步骤：1、插入8个工作表并重命名2、制作完成主界面表并建立与其它7个表的超链接完成计分规则表（略）选手情况表（略）制作4.4.5“歌唱得分”工作表的制作1.工作表表格框架的制作2.利用VLOOKUP函数根据编号确定选手姓名①VLOOKUP函数的作用③VLOOKUP函数的使用举例图4-28VLOOKUP函数使用举例（2）函数中跨工作表以及跨工作簿的单元格引用引用（1）工作表内的引用单元格地址相对引用A1:D8绝对引用$A$1:$D$8（2）工作薄内的引用工作表名!单元格地址工作薄外（跨工作薄）的跨工作表引用工作表名！单元格地址跨工作表引用‘路径［工作簿名.xis］工作表名’！单元格地址综上所述，到跨工作簿、工作表的单元格地址引用的方法分别如下：①在当前工作表中引用本工作表中单元格，只需输入单元格的地址即可。②在当前工作表中引用本工作簿中其它工作表中单元格时，需首先输入被引用的工作表名和一个感叹号“！”，然后再输入那个工作表中的单元格地址。③在当前工作表中引用另外工作簿中工作表的单元格时，需要首先输入由中括号“[]”包围的引用的工作簿名称，然后输入被引用的工作表名称和一个感叹号“！”，最后再输入那个工作表中的单元格的地址。例如：图4-29中，用来计算三门课程总成绩的单元格E3中的公式为：=B3*$G$3+C3*$G$4+D3*$G$5+离散数学!B3+[计算机成绩.xls]计算机成绩!$B$4请各位读者分析其中跨工作表、工作簿引用的方式以及该公式的意义。图4-29公式中跨工作表和跨工作簿的单元格引用3）根据编号利用VLOOKUP查找姓名“＝VLOOKUP(C5,选手情况!$A$3:$B$21,2)”但是，此时如果将D5向下拖动时，下面的单元格中将出现如图4-30所示的“#N/A”的错误信息，其原因主要是因为前面对应“编号”一列还没有输入内容。图4-30因为公式引用的单元格没有内容引起的“#N/A”错误（4）利用IF函数避免“#N/A”错误（5）函数的复制3．利用公式计算选手歌唱得分在进行公式输