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1关于办公室工作的一些体会和感悟导语:各位领导、各位同事:大家好!非常荣幸,今天在这里和大家一起交流和分享关于办公室工作的一些体会。一、办公室工作历史起源办公室工作的前身是秘书工作,我国古代最早出现“秘书”一词,始指宫中秘藏之书。《汉书·叙传》记载:“游博学有俊才,与刘向校秘书”。东汉恒帝时开始设秘书监,相当于国家的图书馆长。《后汉书·马融传》提到典校秘书。魏晋南北朝设秘书监、秘书丞、秘书郎,均指文官一类的职称。南朝的“梁”设“秘书省”,开始作为国家的行政机构,并为历代封建王朝所沿袭。我们现阶段秘书工作的机构,有的直接用秘书的名称,如秘书局、秘书处、秘书科、秘书组等,有的以办公厅、办公室等名称出现。名称虽不一,但从事的工作主要还是秘书工作。所以秘书部门通常是指党政机关、部队、社团组织和企事业单位的助手。它的工作具有辅助性、服务性。围绕本单位的领导活动开展工作,主要任务是:撰制、处理和保管文书,代表领导或机关处理日常事务,为领导进行决策和管理服务。秘书工作是办公室工作的雏形、基础和重要组成部分。企业办公室是随着企业发展需求、国家经济管理需要和企业经营管理需要应运而生的。并经长期实践,逐步形成固定的工作内容和形式,它具有其它任何部门不可替代的地位和作用,具有承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用;又有传递信息、调查研究、辅佐领导的助手作用。是企业肌体传导系统和信息流,为企业领导执行决策提供参谋和服务,是企业的重要组成部分。二、办公室的职能和特点(一)职能:2概括来说主要有四大职能:参谋助手、综合协调、督促检查和后勤保障。这些职能都是通过办文、办会和办事来实现。某种意义说,办文、办会和办事的能力就是工作能力的重要表现。1、办文对于办公室人员来说,撰写文件材料是文秘人员的看家本领和核心能力。写材料是很一项艰苦的工作,需要付出智慧和艰苦的努力。往往一句话、一个词都会造成截然不同的结果。相传清朝时候,曾国藩曾多次率领湘军同太平军打仗,可总是打一仗败一仗,特别是在鄱阳湖口一役中,连自己的老命也险些送掉。他不得不上疏皇上表示自责之意.在上疏书里,其中有一句是“臣屡战屡败,请求处罚”。他的幕僚建议他把“屡战屡败”改为“屡败屡战”,这一改,果然成效显著,皇上不仅没有责备他屡打败仗,反而还嘉奖了他。撰写文件的重要性可见一斑。下面我谈五点要求。首先,要熟悉文体要求。文秘人员起草的材料主要有两大类型,一大类型就是我们常说的公文。公文,是公务文书的简称。公务文书是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。比较常用的有决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等种类,每一种文体都有自己的适用范围、写作要求、固定格式和语言特点。对于文体的格式和要求,各类秘书工作书籍和网上都有。这里我部多讲,大家看看这方面的资料。另外,文秘人员为领导服务,要代为单位和领导起草一些正式公文以外的文稿。常见的有讲话稿、述职报告、致辞、主持词、贺信、唁电等等。有时还要撰写一些消息、通讯等新闻稿件。这些文稿相对于公文来说,能够给文秘人员更多自由发挥的余地。文秘人员的写作水平主要体现在这一方面。第二,要深入研究工作。3我们起草材料就是要深入的调查研究。主要要研究三个方面的问题,一是要研究上情。就是研究政策。我们提出的观点、办法和措施,要符合国家的法律规定和上级部门的要求。二要吃透下情。就是要研究我们的工作现状,特别要研究工作中存在的问题。问题看准了,才能提出符合实际的对策和措施,才能找准解决问题的办法。三要了解外情。就是借鉴外地在解决同样问题上的成功经验。用外地的经验来完善我们的对策和措施。第三,体现领导意图。我们起草材料是代领导表达观点,必须充分表达领导的思想和主张,体现领导的风格和特点,反映领导的能力和水平。一要站在领导高度。二要把握领导思想。三要体现领导个性,善于用领导的语言阐述领导的意图。田家英是毛主席的秘书。他善于领会毛主席的思维方式和语言风格。1956年毛主席在八大上的开幕词最先由陈伯达起草,毛主席感到不满意,但距开幕时间已经很近,毛主席让田家英来写,毛主席要求写的短一些。最后田家英只写了两千字。毛主席致开幕词时,曾被34次热烈的掌声打断。这篇开幕词里面的一些话语,成为毛主席经典语录,被广泛引用。“国无论大小,都各有长处和短处,即使我们的工作得到了极其伟大的成绩,也没有任何骄傲自大的理由。虚心使人进步,骄傲使人落后,我们应当永远记住这个真理。”当时大家都以为这篇材料是毛主席亲笔起草的。在人们赞许的时候,毛主席说“这不是我写的,是一个年轻人写的,此人叫田家英,是我的秘书。”第四,掌握驾驭语言文字的能力。语言是交流的工具,公文语言有三个特点:一是平实。二是简洁。三是准确。小平同志讲的一些大家都能记住,“发展是硬道理”,“不管白猫黑猫抓住老鼠就是好猫”,“稳定压倒一切”。锦涛总书记讲:“发展是第一要务,稳定是第一责任”,归纳的很好也能记住。另外,写材料还有结构的问题,还有材料与观点统一的问题,等等,这里我不再一一讲解。2、办会4会议是指导工作的重要方式。早在原始社会就有氏族民主议事会。现代社会会议成为人们信息交流的重要方式。有一个调查统计,领导者和管理者的工作时间一般有30%左右甚至有的高达85%的时间是在会议中消耗掉的。还有一个资料介绍全世界每天至少有五千万个会议,而美国每天有一千一百万个会议,居世界之首,并不是只有我们中国的会议多。一个完成的会议办会的程序有三个方面。(一)会前准备。一是制定会议方案。二是下发会议通知。三是起草会议文件。四是做好会务准备。五是作好生活安排。(二)会中服务。一是组织好人员报到。二是开好预备会议。三是写好会议主持词。四是组织好大会发言。五是作好会议记录。六是安排好分组讨论。七是组织好现场参观。八是编好会议简报。九是回收好会议材料。十是做好与会人员返程的服务事宜。(三)会后收尾一是搞好财务结算。二是搞好会务总结。三是搞好材料合订存留。四是会务用品的归还和整理。我们遇到的会议可能没有这么多的程序。办会我体会主要要做好三点:就是制订方案、把握重点、注意细节。第一,制订方案制订方案就是前期谋划。凡事有谋则胜,不谋则败。开会也一样,方案制定的好,会议就不会出现纰漏,会议才能圆满成功。大型会议需要提前一个月的时间我们主要就是制定方案,设计工作流程。只有周密细致的工作方案,保证了会议的圆满成功,没有出现任何的纰漏。第二,把握关键把握重点是一条重要的工作方法。毛主席曾经指出,任何过程,如果有多数矛盾存在的话,其中必定有一种是主要的起着领导作用的、决定作用的,5其它是处于次要的、服从的地位。还说我们要做的工作是什么?要全力找出主要矛盾,抓住主要矛盾,这一些问题就迎刃而解了。第三,关注细节细节特别重要,有一句话叫做细节决定成败。有一人讲魔鬼存在于细节当中。有一本书叫《细节决定成败》,一个活动、一次会议,是由无数的细节够成的,有很多的细节,要关注和开展的活动有关的细节,关注影响成败的细节。我们不能做无用功,浪费时间和精力。3、办事任何机关都是办事机关,办事是机关的重要职能。“会不会办事”是重要的工作能力。会办事,就是把好事办好,把难事办成,把不放心的事办放心;不会办事,就是把好事办砸,把简单事办复杂,把放心的事办得不放心。办事有四条原则。一是按法规办事。二是按程序办事。三是按规则办事。四是按职责办事。一是按法规办事。实践一再证明,只要能够坚决按法规办事,许多难办的事情反而不难,许多矛盾反而好解决了。否则,就不能把事情办得很好,甚至还会办糟;或者虽然把一件事情办成了,但却把规矩给毁坏了。这方面西方国家比较做的好。大家知道,美国的哈佛大学是一个叫哈佛的牧师把一块地皮和250本书赠给了当地的一所学校,最后这所学校发展成哈佛大学。对这250本书哈佛学院一直珍藏在哈佛楼的图书馆内,但是规定只能借阅不能带出馆外。一天深夜,一场大火烧毁了哈佛楼,在大火发生前,一名学生碰巧把哈佛牧师捐赠的《基督教针对魔鬼、世俗与肉欲的战争》这本书偷偷带出了馆外,打算在宿舍里阅读,第二天得知大火后,意识到这是唯一的一本,找到了校长,把书还给了学校。校长收下了书,感谢了他。然而下令开除了学生。这就是哈佛的理念,让校规看守哈佛的一切比让道德看守哈佛更安全有效。这是他们的行事态度----法理第一。二是按程序办事6程序是科学,程序是规律,程序是经验的总结。按程序运转,分层次处理,是做好机关工作的重要一环。办文、办会要按程序去做,办事更要按程序去办。特别是一些重大问题、敏感问题,一定要慎重从事,该请示的要请示,该汇报的要汇报,该研究的要提交研究,不能擅作主张,随意处理。否则,就很难有好的效果。三是按规则办事游戏有游戏规则,办事有办事规则。规则就是大家共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定,有的规则没有明文规定,是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则,都是应该严格遵守的,否则,就很难把事情办圆满。大家大概都还记得我国1993年申办奥运失败的故事。那次失败,虽然原因众多,但违反规则也是一个重要原因。在我们精心摄制的申奥宣传片里,有老人提着鸟笼闲逛的镜头,这的确是反映了老北京百姓生活的典型情景,却不知恰恰犯了一个世界性的大忌:保护动物。在外国人看来,把自由的鸟类关在笼子里是无情的伤害,再好的笼子也是伤害。这就破坏了环境保护的原则,投反对票的人自然就多起来。四是按职责办事按职责办事一个是要尽职、一个是不能越职。尽职就该自己办的事情办好,不能推托给别人。另一方面,要按级尽责、谨防“多管闲事”。也就是说,一级管好一级的事,一级尽好一级的责,不乱插手职责以外的事。我们办公室经常遇到这样的事情,“不要把一切问题都自己扛”。如何把事办好1、急事稳办所谓争事稳办,是指越在紧急情况下,越要稳住心态,不能遇事急躁,处事毛糙,乱了章法,慌了手脚。越是处置紧急事情,越要追求办事的一次成功率。2、大事细办7天下大事,必作于细。重大问题,万无一失。在承办重大事情的时候,一定要心细如发,一丝不苟,确保周全。在重大问题上稀里糊涂办“砸了锅”,后果是不堪设想的。人们常说,“吕端大事不糊涂”,这里的“不糊涂”,指的是吕端处置大事非常细致。吕端是宋太宗时的宰相,宋太宗病危后,内侍王继恩等人因嫉恨太子英明过人,就私下里同参加政事李昌龄等密谋废掉太子,另立楚王元佐为皇帝的继承人。吕端到宫禁中去探问皇帝的病情,发现太子不在皇帝身边,马上在笏上写上“病危”两个字,命令身边可靠的官员请太子立刻入宫伺候,使王继恩等人的阴谋一时难以得逞。在举行登基仪式时,皇位前垂着帘帏,接受群臣的拜贺。吕端平静地站在殿下,先不拜天子,而是请求天子卷起帘帏,他上前仔细看过,确认登基人是先皇确定的太子后,这才下台阶,带领君臣拜见天子,高呼万岁。吕端在处理大事上的精明做法,确实值得后人借鉴。所以,我们在大是大非面前,头脑要非常清楚,想得要非常细致,做得非常周全,不能有半点的大意与疏忽。一定要有如临深渊、如履薄冰的谨慎态度,在重大问题的承办上经受住了考验,方能受得起重托,担得起大任。3、轻事重办概括人们的办事方法,大致可分为两种,一种人是举重若轻,一种人是举轻若重,领导干部两种人都需要,比如,周恩来评价刘伯承和邓小平就这样说,刘伯承举轻若重,邓小平举重若轻。但是,文秘人员永远只需要一种工作方法——举轻若重,再小的事也要慎重处置。要耐心做好小事,小事并不等于简单,有些小事干起来非常麻烦,有时很小的一件事,需要返工好几次还办不利索。有时事情不来便罢,一来就挤在一起,这件需要办,那件也等着,理不个头绪,这个时候容易产生厌烦、浮躁怀疑。所以,特别需要耐心和恒心,要不厌其小,不厌其碎,不厌其烦,认真办好每一件小事。个别小事时间跨度大,久拖不决,要特别小心,不能8忘事、漏事,始终关注发展变化,什么时间办到哪一步,心中有数,有头有尾,确保落实。4、熟事生办所谓熟事生办,就是把熟悉的事情当做不熟悉的事情来办,这是因为,机关工作不少都是常识性的,程序性的,年复一年,周而复始。许多事实证明,越是对自己很熟悉的
本文标题:行政管理及办公室工作讲课教案
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