长文档的编辑技巧

长篇文档排版技巧word长篇文档排版技巧（实例一）为帮助同事对排版有更深的认识，获得一些有效的技巧及技术，达到提高工作效率目的，技术支持部于举行以“WPS长篇文档排版技巧”为主题的培训。本次培训讲授如何使用默认样式、如何自定义样式并统一应用到文档中、快速设置标题编号、如何实现长篇文档的快速定位如何快速生成文档目录、巧妙利用页眉页脚、制作页眉页脚、创建每页都相同的页眉页脚、在首页上创建不同的页眉页脚、为奇偶页创建不同的页眉页脚、为不同的章节创建不同的页眉页脚、插入格式、页码、设置页码等知识点。制作长文档前应考虑以下两点：1.先要规划好各种设置，尤其是样式设置2.不同的篇章部分一定要分节，而不是分页以下以一个实例说明如何快速的制作长篇文档。实例说明：单面打印的“某某软件产品使用手册.wps”这份用户使用说明书要求的格式是：a.使用A4纸排版；b.要有封面和目录；c.实现单面打印；d.除封面和目录外，每页的页眉是用户使用说明书的题目；e.页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。1.1.设置纸张和文档网格选择“文件|页面设置”菜单项，显示“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，如图1所示。通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”长篇文档排版技巧中选择相应类型的纸即可。在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。1.2.设置样式样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用WPS文字提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。选择“格式”|“样式和格式”菜单项，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4所示的内容。这时，将只会长篇文档排版技巧显示文档中正在使用及默认的样式。图4“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是WPS文字中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。现在，规划一下文章中可能用到的样式。a.对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。长篇文档排版技巧b.文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。c.文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。规划结束之后，即可录入文字了。首先，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。选择“格式”|“样式和格式”菜单项，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图6所示。用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。用同样的方法为其他样式指定快捷键。现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。长篇文档排版技巧选中采用了“标题1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。1.3.查看和修改文章的层次结构文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”~“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。选择“视图|文档结构图”菜单项，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11所示。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次选择“视图|文档结构图”菜单项，即可取消文档结构图。1.4.对文章的不同部分分节文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前，选择“插入|分隔符”菜单项，显示“分隔符”列表，如图14所示。选择“下一页分节符”选项，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。长篇文档排版技巧用同样的方法对文章的其他部分分节。对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录。如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。在段落标记和分节符之间单击，按“Delete”键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。1.5.为不同的节添加不同的页眉利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按“Ctrl+Home”快捷键快速定位到文档开始处，选择“视图|页眉和页脚”菜单项，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。注意在页眉的左上角显示有“页眉–第1节–”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页眉。第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第3节的页眉如图19所示，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此长篇文档排版技巧按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题“金山电子印章2006用户手册”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第3节相同。在“页眉和页脚”工具栏中单击“关闭”按钮，退出页眉编辑状态。用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。1.6.在指定位置添加页码通常很多人习惯从菜单选择“插入|页码”命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。按“Ctrl+Home”快捷键快速定位到文档开始处，选择“视图|页眉和页脚”菜单项，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮，显示页脚区域，如图20所示。注意在页脚的左上角显示有“页脚–第1节–”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页脚。第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。选择“插入|页码”菜单项，显示“页码”对话框，如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图23所示。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。长篇文档排版技巧第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。1.7.插入目录最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。定位到需要插入目录的位置，选择“插入|引用|目录”菜单项，显示“目录”对话框，如长篇文档排版技巧图24所示。在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的，它们分别对应级别1~9。单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如图25所示。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。