Lotus_Notes_7_使用说明及指导教程

LotusNotesClient7.0.1使用指南Page11)Index2)如何创建新邮件并创建附件？(Createnewmemoandattachment)如何回复邮件?(Reply)3)4)如何回复邮件?(ReplyAll)5)如何作邮件归档？(MailArchive)6)如何对邮箱进行清理工作？(MailboxCleanUp)7)如何添加签名?(AppendSignature)8)如何设定“自动保存”?（AutoSave）9)如何修改邮件帐号的密码?(Changepassword)10)如何设定阻挡垃圾邮件?(Spamemailblock)11)如何使用Rules管理邮件？(Rules)12)如何创建个人邮件组?(Createpersonalemailgroup)如何创建目录？(Createfolder)13)如何直接编辑邮件中的附件?（EditAttachmentinthemail）14）如何将邮件标记为后续？（Followup）LotusNotesClient7.0.1使用指南Page2返回页首1)如何创建新邮件并创建附件?新建邮件，点击newmemo就可，创建附件，首先需要在邮件内容区激活光标，点击如图所示回形针符号,附件大小不可以超过：10MB找到你所需要粘贴的附件，点击create就可，compress表示压缩的意思。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page3也可以一次选择多个附件粘贴进来LotusNotesClient7.0.1使用指南Page4返回页首2）如何回复邮件?(Reply)进入某封邮件，邮件内容点击reply,就可回复此邮件。Replywithhistory就是附加原文，replywithoutattachment就是附加原文但不带原文附件Replywithinternet-stylehistory就是带原文internet页面样式LotusNotesClient7.0.1使用指南Page5返回页首3）如何回复邮件?(ReplyAll)要给邮件题头中所有人回复，就可选择replytoall,具体含义与以上相同LotusNotesClient7.0.1使用指南Page6返回页首4）如何做邮件归档?(Archive)由于每位用户的服务器上邮箱容量的限制只有100M,所以要养成定期备份归档，此动作将会从服务器上删除邮件，移至所指定的路径。注意初次创建archive邮箱时，系统会自动创建默认路径，也可以自定义创建。步骤一：创建Archive邮件数据库打开您的邮箱—〉选择菜单FileDatabaseNewCopy选择Local，然后输入文件名“xxxx-Archive.nsf”(比如：HelenLin的则为hlin-archive.nsf，选择“DesignOnly”OK,这样，系统就会在您的硬盘创建一个和您的邮箱一样结构的数据库，我们称之为“ArchiveDatabase”;步骤二：设定Archive选项进入你的个人邮箱从上部菜单选取ActionsArchiveSettings…点击标签“Criteria”，点击“DefaultforLastModified”，然后选择“Edit”，LotusNotesClient7.0.1使用指南Page7作如下图设置，在“WhatShouldHappentotheSelectedDocuments？”“Copydocumentsintomyarchivedatabasespecifiedhere，thencleanupthisdatabase”，然后选择您刚才建立的备份数据库的名字（C:\Programfiles\Lotus\notes\data\hlin-archive.nsf）；然后选择“OK”退出这一层对话框，再选择“OK”完成Archive设置。步骤三：进行邮件归档（Archive）首先选中所要归档的邮件，然后选择菜单栏中的actionarchive—archiveselecteddocuments,尽量不要选择拖LotusNotesClient7.0.1使用指南Page8放的方式，容易使邮件丢失。你将看到邮件从服务器上删除，点击邮箱左边中间的tools中间可进入archive邮箱中，将会看到本地硬盘邮箱将会找到归档的邮件。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page9返回页首5)如何对数据库进行清理工作?(MailfileCleanup)由于邮箱容量的有限，我们就必须定期查看邮箱的容量，以便邮件的正常收发使用。如何知道您的邮箱占用了多大的空间呢？－您可以打开您的邮箱，然后在菜单FileDatabaseproperties中,点击如图所示的‘i’中将会看到占用容量（diskspace）及邮件封数(documents);其中“%used”表示压缩比，并不是指占用空间的百分比，这个数值如果是90%以上，则表示您的数据库不需要进行压缩了；如何清理空间呢？－您的重要邮件应该已经做了邮件归档吧，对于其他不需要的邮件，可以直接选中邮件，点击删除(delete)，它们就将会暂存在trash回收箱中；如果您想从回收箱中还原这些删除的邮件，请在“Trash”中选择需要恢复的邮件，点击restore；“Trash”中的按钮“Deleteselecteditem”意思是删除trash回收箱选定的邮件，“emptytrash”，指的是清空回收箱，“Blockmailfromsender”指的是阻止此发信人的邮件。为什么我清理了空间，但是好像空间好像还这么大呢？-这里面是有窍门的，您可以点击“Size”字段，将空间的大小按照顺序排序，将所占空间大的邮件优先处理。您如果清理的都是小的邮件，当然总是觉得作用不大哦。清理了空间之后，空间显示会马上缩小吗？－不会，您需要打开您的邮箱，然后在菜单FileDatabaseproperties中,点击如图所示的‘i’中，选择“Compact”（压缩），等待它压缩完（如果邮箱空间比较大，则所花的时间会较长），而且系统也会在每天凌晨的时候，对每一位用户的邮箱进行压缩工作。压缩后，“i”中显示的DiskSpace就会是您邮箱的实际大小了。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page10,LotusNotesClient7.0.1使用指南Page11返回页首6)如何添加签名?为了更方便地沟通信息，可以在notes中设置签名，打开邮箱，并选择邮箱中间工具栏中的tools—preferencemailsignature,然后在文本框中填上自己的详细信息，并且勾上”automatically….”此项，将会在每封发送邮件中，附加所填信息。当然也可选择个性十足的html文件,此功能需要定制的文件。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page12LotusNotesClient7.0.1使用指南Page13返回页首7)如何设定自动保存?想必使用旧版本的Lotus的用户知道，在写了一长篇NewMemo后，突然LotusNotes退出了或者死机了，辛辛苦苦写的文档不见了！在Lotusnotes7中，新增加了自动保存功能，可以设置自动保存，更加方便了长篇文档的编辑。选择filepreferenceuserpreferenceautosave选项，可以自己设置需要的自动保存时间。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page14LotusNotesClient7.0.1使用指南Page15返回页首8)如何修改邮件帐号的密码?在lotusnotes7版本中，修改用户密码与以前不同，需要从filesecurityusersecurity进去修改，先输入一次原密码，然后点击changepassword更改密码，连续输入两次新密码确认就可。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page16LotusNotesClient7.0.1使用指南Page17返回页首9)如何在Lotus7中设定阻挡垃圾邮件?在新版nots中，可以直接阻止一些垃圾邮件，找到具体的发信人，然后选择从邮箱中间的工具条中的toolsblockmailfromsender进去选择OK就可。另外还可以自建邮件规划，使用rule管理邮件，将在下一节介绍其使用。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page18LotusNotesClient7.0.1使用指南Page19返回页首10)如何设定Rules管理邮件?有另外一种设定邮件阻挡和邮件策略的方法是创建邮件规则（Rules）,方法是：打开邮箱，点击ToolsRules，当要创建新的规则时，只需点击newrule，然后在createcondition中设置条件，如sender(发信人)，subject(标题)，body(正文)，等等条件中选择包含或不包含的信息，并选择add,并选择相应的动作specifyactions,如movetofolder(移至文件夹),copytofoler（复制到文件夹），等等，确认选择的(select)文件夹，然后addaction，设置完成后，一定要启用规则(on)选中状态。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page20LotusNotesClient7.0.1使用指南Page21返回页首11)如何创建个人邮件组?为了更加方便地发送邮件，可以为经常发送的一组人员，创建邮件地址群组，创建方法如下，找到自己的本地地址本(也可以FileDatabaseOpenLocal,names.nsfOpen打开)，在wordspace界面下，会以你的姓显示”x’addressbookonlocal”，双击进去后，然后在左边中间找到groups，点击上边的newgroup,在出现的对话框中，填好组名，以及并依次选取具体的联系人，并确认保存及关闭(saveandclose)。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page22LotusNotesClient7.0.1使用指南Page23LotusNotesClient7.0.1使用指南Page24返回页首12)如何创建目录?为了方便众多邮件的管理，可以在notes中设置不同的文件夹，以用来存放不同类型的邮件。点击邮件中间工具栏的foldercreatefolder,就可创建新的文件夹。如要删除多余的文件夹，则需要在actionfolderoptionremovefolderLotusNotesClient7.0.1使用指南Page25另外在创建文件夹时，如果点击高级选项(advanced)时可以选取文件夹类型，是私有(private)还是共享(shared),以便文件夹的安全共享使用。LotusNotesClient7.0.1使用指南Page26返回页首13)如何直接编辑邮件中的附件?这是LotusNotes7新增加的一个好用的功能，在旧版本中，您是不可以在所收到的邮件中直接编辑附件并转发出去的，在7.0中，您将可以在Notes中直接编辑档案附件.情况一.您需要将一个收到的附件修改后转发出去:1.打开收到的邮件，选择“Forward”,在“To”中输入接收者的名字；2.双击需要修改的附件；3.出现“OpenAttachment”的窗口，“Open”表示直接打开；“Edit”表示编辑；“View”表示使用Lotus自建的浏览器打开文件;“Save”表示将这个文件保存在硬盘或者公共盘;”Cancel”表示不打开附件请选取“Edit”进行编辑；•4.系统就会自动打开应用程序（比如：Word,Excel），您可以对附件进行编辑，编辑完后，请储存档案(在你编辑档案的应用程序中).5.关闭编辑的应用程序，回到LotusNotes界面,LotusNotesClient7.0.1使用指南Page27返回页首6.然后可以选择Send，将邮件发送出去，此时，您的附件已经被您修改了。情况二.您需要将一个收到的邮件中的附件进行编辑，然