中华人民共和国档案行业标准DAT22-2015

中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2015代替DA/T22-2000聊城市档案局2020/2/13归档文件整理规则与2000版相比主要的不同：1、标准适用范围由纸质文件扩展到纸质和电子文件材料（归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料）；2、增加归档文件档号结构和编制要求；3、明确装订方法；4、将室编件号、馆编件号统一为件号；5、调整归档章和编目项目；6、增加了页码的编制要求。标准适用于所有单位文书档案整理，其他门类的档案可以参照执行。有特殊规定的除外。2015年10月25日发布，2016年6月1日起实施。基本要求整理文书档案必须学习领会的标准1、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》2、国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》3、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》2020/2/13基本概念1、归档文件：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。2、归档文件整理:是将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。2020/2/133、件：归档文件的整理单位。4、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。2020/2/13整理原则：1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。纸质归档文件的整理流程：组件---修整---装订—分类—排列—编号---编页—编目---装盒---排架电子归档文件的整理环节：组件—分类---排列—编号—编目—格式转换—元数据收集—归档数据包组织—存储（一）组件：1、明确件的构成2、件内文件排序3、修整、装订1、件的构成：归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。2、件内文件排序：归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。1、发文：正本+发文稿纸+定稿2、收文：文件处理单+收文另外：（1）会议记录应按照时间先后排序；（2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序；（3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序；（4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。2020/2/13143、件的修整与装订文件修整：为了保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装订前必须对不符合要求的文件材料进行修整，文件修整内容包括：（1）修复破损文件。归档文件已破损、残缺的，应对文件进行修复。2020/2/1315（2）复制字迹模糊或易褪变的文件。档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素，因此我们在文件形成过程中，应杜绝使用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久的材料。在归档中发现不耐久的字迹材料应复制。2020/2/1316（3）超大纸张折叠。归档文件中会出现大于A4规格的图表等，很难装入标准的档案盒，因此需要加以折叠。折叠时要注意尽量减少折叠次数，折叠的痕迹应避开图表、文字。文件页数较多时，最好采用单张折叠，以方便利用。（4）去除易腐性金属物或塑料装订用品。以铁、铝等金属为主制做的订书钉、曲别针、大头针等易氧化，腐蚀文件纸张。归档永久、30年保存的文件材料需要拆除易腐性金属物和塑料装订用品。文件装订：以件为单位进行装订装订要求：1、牢固、安全、简便（减少对文件材料本身的影响）2、可以按照保管期限确定装订方式，但相同保管期限的装订方式应该一致3、不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。4、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。定期的最好不用。永久、30年的文件：推荐三种装订方式1、“三孔一线”线装（粗线、细线），页数少的可以直角装订。2、不锈钢订书钉3、浆糊10年的文件：可以用普通的订书钉装订。也可以与永久的装订方式相同（二）分类：年度、保管期限、机构（问题）同一全宗保持分类方案的稳定性和一致性1、明确分类方法2、制定分类方案3、具体划分归档文件年度分类法：正确判断文件的归档年度1、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如2005年形成的《2006——2010年工作规划》，应归入2005年度；2007年形成的《2006年机关工作总结》，应归入2007年；2008年制定，2009年生效的法律法规，应归入2008年。2、跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。3、几份文件作为一件时，“件”的日期不只是单份文件，转发文与被转发文、来文与复文等作为一件时，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。4、文件没有标注日期此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。保管期限分类法：保管期限分类法就是将文件按划定的保管期限分类，将文件划分为永久、30年、10年三个类别。2020/2/13机构（问题）分类法：就是将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法和问题分类法应选择其中的一种适用，不能同时采用。（1）机构分类法原则上有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的排序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如先排办公室，后排业务处（室）、后勤部门等。2020/2/13（2）问题分类法就是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。如某单位的分类方案类目设置为：纪检监察类、组织人事类、宣传教育类等。2020/2/13在实际工作中，要将几种分类方法结合使用，称为复式分类法。《规则》规定年度、保管期限是必选的分类方法，即任何复式分类法都必须分年度、分保管期限，机构(问题)为选择项。文件材料比较多的大机关可选择机构分类法或问题分类法中的一种，构成三级分类；机关内部机构数量少，形成文件数量相对较少的单位可以采用二级分类。制定分类方案三级分类一般采取：年度----保管期限----机构（问题）年度----机构（问题）----保管期限也可以采取两级分类：年度----保管期限2020/2/13（1）保管期限—年度—机构分类法即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。这种分类法适用内部机构虽有变化但不复杂的单位。永久：2015年办公室、人事科、业务处30年：2015年办公室、人事科、业务处10年：2015年办公室、人事科、业务处2020/2/13（2）保管期限—年度—问题分类法永久：2013年党群类、业务类、行政类30年：2013年党群类、业务类、行政类10年：2013年党群类、业务类、行政类2020/2/13（3）年度—机构—保管期限分类法即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在机构下按保管期限分类。这种分类法适用单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。2015年：办公室永久、30年、10年人事科永久、30年、10年2016年：办公室永久、30年、10年人事科永久、30年、10年2020/2/13（4）机构—年度—保管期限分类法即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。这种分类法适用于内部机构基本固定或少有变化的单位。办公室：2016年永久、30年、10年业务一处：2016年永久、30年、10年业务二处：2016年永久、30年、10年2020/2/13（5）保管期限—年度分类法永久：2012年、2013年、2014年……30年：2012年、2013年、2014年……10年：2012年、2013年、2014年……即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。2020/2/13（6）年度—保管期限分类法2013年：永久、30年、10年2014年：永久、30年、10年2015年：永久、30年、10年即先将归档文件按年度分类，再在年度下按保管期限分类。保管期限—年度、年度—保管期限两级分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小型机关，或者每年形成的文件数量较少的机关单位。具体文件材料分类归档2020/2/13归档文件的鉴定、分类是进行归档文件整理的基础工作，主要是根据本单位制定的《文件材料归档和不归档范围》、《文书档案保管期限表》、《文书档案分类方案》、《档案分类大纲及档号编制》等，确定文件是否有保存价值，确定保管期限，确定其所属类别。分类方案的编制：在选定分类方法的基础上，应联系机关实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，制定全宗内分类体系的分类纲要。任何一个档案室都必须制订切合实际的分类方案，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。2020/2/13分类方案一般应有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。引言应揭示分类的方法。如是按“保管期限—年度—机构”分类，还是按“保管期限—年度—问题”分类等。类别序号应是最低一级类目(机构或问题)的序号。类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构的名称就是类名，如办公室、业务一处、业务二处……等；按问题分类的，“问题”后应加一个“类”字，如党务类、综合类、法规类等。2020/2/13这样可从类名上区别机构与问题两种不同的分类。凡设党委或党组的机关，党委或党组都应单独设类，排在内部机构最前面。采取保管期限—年度二级分类的单位也应编制一个分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。2020/2/13聊城市某某局文书档案分类方案本局文书档案采用保管期限—年度—机构分类法分类整理。所有文件材料应先按其价值区分为永久、30年、10年，同一保管期限的文件按其形成年度做进一步区分，同一期限、同一年度的文件，按机构分类排列。具体分类如下：2020/2/1301党组0101局党组的决议、决定、规定等；0102局党组会议记录、会议纪要；02办公室0201会议材料；0202规章制度；0203工作计划、规划、总结、汇报；（三）排列排列是指归档文件在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目。如：按“保管期限—年度—机构”分类时，“机构”为最低一级类目，按照“保管期限—年度”