企业行政管理信息化

企业行政管理信息化主讲人：曹海霞课程主要内容第一节企业信息化概论第二节企业行政管理第三节企业行政管理信息化第一节企业信息化概论1.1什么是信息1.2信息的基本特征1.3企业信息化的含义1.4企业信息化的主要内容1.1什么是信息在我们的日常生活与工作中，你认为那些是属于信息？信息是事物表现的一种普遍形式，人们通过信息来认识事物和周围的世界。信息是人类生存的基本条件和基本需要。信息的定义1.2信息的基本特征1、信息的可量度性。信息可采用某种度量单位进行度量，并进行信息编码。如现代计算机使用的二进制。2、信息的可识别性。信息可采用直观识别、比较识别和间接识别等多种方式来把握。3、信息的可转换性。信息可以从一种形态转换为另一种形态。如自然信息可转换为语言、文字和图像等形态，也可转换为电磁波信号和计算机代码。4、信息的可存储性。信息可以存储。大脑就是一个天然信息存储器。人类发明的文字、摄影、录音、录像以及计算机存储器等都可以进行信息存储。5、信息的可处理性。人脑就是最佳的信息处理器。人脑的思维功能可以进行决策、设计、研究、写作、改进、发明、创造等多种信息处理活动。计算机也具有信息处理功能。6、信息的可传递性。信息的传递是与物质和能量的传递同时进行的。语言、表情、动作、报刊、书籍、广播、电视、电话等是人类常用的信息传递方式。7、信息的可再生性。信息经过处理后，可以以其他形式再生。如自然信息经过人工处理后，可用语言或图形等方式在生成信息。输入计算机的各种数据文字等信息，可用显示、打印、绘图等方式在生成信息。8、信息的可压缩性。信息可以进行压缩，可以用不同信息量来描述同一事物。人们常常用尽可能少的信息量描述一件事物的主要特征。9、信息的可利用性。信息具有一定的实效性和可利用性。10、信息的可共享性。信息具有扩散性，因此可共享。1、“你有一个苹果，我有一个苹果，彼此交换一下，我们仍然是各有一个苹果；你有一种思想，我也有一种思想，彼此交换，每人至少有两种思想”。——（信息的共享性）2、图书馆中的名著被广大读者借阅。——（信息的共享性）3、小明很喜欢下棋。一天，他在网站上看到一则有关“象棋比赛”的通知，可赛事早就结束了。要是能早些看到这消息，那该多好呵!——（信息的价值可以随着时间的过去而消失的）习题4、某公司为了提高销售人员的推销策略和销售技巧，希望业务人员能够把各自在销售实践中的经验和技巧贡献出来让大家分享，便特别设立了每季度一次的销售方案评奖。具体分为目标客户选择、产品展示方案、客户服务方法、最佳销售体验等奖项，每一个销售人员都把自己的得意之作做成演示文档参加评奖，最后把所有的方案都汇集起来装订成册，发给大家学习参考。几个回合下来，这个公司各大区的销售就取得了突飞猛进的发展，公司也形成了很好的业务学习和探讨的风气。——（信息可以传递性）信息技术对企业环境的影响内部环境：组织结构扁平化管理和生产工具计算机化、网络化决策分散化外部环境：信息获取方便快捷经济全球化、网络化竞争更加激烈结论：信息无时不在，无处不在，信息是我们生存的基础，也是我们行动和决策的重要依据。1.3企业信息化的含义企业利用现代信息技术，通过对信息资源的深化开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。实现企业运营的全面自动化。以数字技术为基础实现企业全面的系统化的高级自动化。生产过程和业务处理的计算机化、自动化；管理方式的网络化；决策支持的智能化；商务运营的电子化1.4企业信息化的主要内容1．办公自动化（OA）系统。2．管理信息系统（MIS）。3．设计、生产过程自动化、信息化系统。4．建立企业Intranet或网站，开展电子商务（EC）。5．发展DSS(DecisionSupportSystem)，ESS(ExecutiveSupportSystem)，ES(ExpertSystem)企业信息化的意义1．提高管理水平2.提高决策科学性3.降低库存投资4．降低采购成本5．提高生产效率6．提高服务水平7．增加利润8.跟上社会发展,不掉队,不落后，增强企业竞争力.第二节企业行政管理2.1企业行政管理的内容2.2企业行政管理的作用2.1企业行政管理的内容企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。知识网络图1．公文处理2．会议组织与安排工作3．信息处理4．公司事务管理5．印章管理。包括印章的刻制、颁发、保管、使用等6．会议档案整理工作7．信函接收工作8．公关工作。包括处理与外单位或各分院的关系、联系工作。这是办公室的一项重要工作，也是行政人员充当领导参谋助手的首要任务。1．信息准备。2．提供方案。3．承担决策事务。4．协助实施和检查。◆综合办公系统、◆办公室服务站、◆文字处理中心；◆大中小型电视会议系统、◆图像传真会议室、◆电传系统、◆内线电话号码检索系统、◆电子归档与检查系统；◆数字及数据交换机、终端机、个人电脑、文件处理机、传真机、缩微照像，◆以及大楼管理系统等。◇字／文件处理功能、◇图形／图像处理功能、◇声音处理功能、◇信息查询功能、◇网络通信功能、◇决策支持功能◇行政管理功能等。2.2企业行政管理的作用1、推动行政管理模式向网络化、扁平化的方向发展传统企业组织结构是一个刚性化的机械式组织，有固定的职位、严格的层级关系和层层传递的信息渠道，庞大的中间管理层承担着“上通下达”的信息作用。而在网络化条件下，大量复杂的信息能够实现迅速、及时地传递和处理，从而大幅度减少中间环节，扩大管理幅度，减少或者取消组织中间管理层次，压平组织结构，推动组织结构从传统科层制向扁平网络化转变。扁平或网络组织结构强调信息共享，重视横向的联系、沟通与协作，大大提高组织的反应能力和工作效能，减少了组织的人力资源成本。同时，在这种网络化、扁平化的行政管理模式中，信息技术可以保证组织成员的全方位沟通和团队合作，从而有利于提高行政组织的绩效。推动行政管理模式向现代化、知识化的方向发展信息技术革命，使现代行政管理系统的管理组织运行日益技术化，管理手段现代化。随着信息高速公路的开通和拓展，人们建立了许多从前无法想象的管理系统，办公自动化、多媒体、计算机设备，成为行政管理中的重要硬件；现代的管理方法，如全面管理方法（包括全面计划、全面经济核算、全面质量管理和全面设备管理）、优选法、价值工程、网络技术、线性规划、计划评审技术、技术经济分析、预测技术等等，将得到网络信息技术的支持并贯穿于整个管理过程之中。推动行政管理模式向民主化、公众化的方向发展在网络信息时代，互联网使任何现场的管理者在任何时候都可获得做出决策所需要的信息，而无需先向上司请示和汇报，而后再执行上司的决策。在组织内部，层层参与决策、人人参与决策.通过企业的电子民意信箱，企业可以参与部门的各种讨论，表达自己的意愿和看法；通过信息网络，公众个人可以随时与具体经管的行政部门或行政人员保持联络和相互监督。对一些关系重大、影响面宽的复杂政策，企业组织的决策核心可以把决策意图提出来，让人们在互联网上提出方案；也可以把做出或收集的决策方案在网上讨论，充分利用大家的聪明才智做出科学决策，为企业创造更大的利润。推动行政管理模式向动态化、灵活化的方向发展传统管理的一大弊端是管理活动的静态性和时滞性。即使存在某些动态管理的方式，也因成本过高和缺乏有效的技术而难以落实。在网络时代，互联网对信息的及时、全面把握、自动化和智能化管理，使任何层面、任何行业、任何环节的管理活动和协调活动成为可能。比如利用电子监控设备管理企业内部项目管理执行进展与情况。并通过企业网络让企业有关部门企业有关事项人员进行调整或作出相应的解决对策。这样加强行政组织之间的横向协调和交叉性联系，而且更注重对外在环境的反应和协调一致。具有活力、灵活机动性、超前意识、面向未来、开拓创新精神。第三节企业行政管理信息化3.1企业建立信息管理平台3.2企业行政管理信息化的作用3.3信息化对未来企业发展的影响3.1企业建立信息管理平台项目管理信息化图书管理信息化资料、档案信息化人事管理信息化（1）项目管理信息化项目的基本流程项目招投标管理项目的合同管理项目的进度控制项目策划项目建设效果评价（2）图书管理信息化图书信息管理用户信息管理系统管理图书信息查询借阅信息查询1.图书信息管理(1)图书登记(2)图书详细信息浏览(3)图书信息的修改和删除(4)借阅登记(5)图书归还提示(6)归还登记(7)新书信息提示2.系统管理。系统管理员权限,用户口令管理,用户登录等。系统管理员的职责和权限包括：(1)新图书、新员工信息录入(2)图书、员工信息的修改(3)图书挂失,员工注销(4)借阅图书登记(5)归还图书登记(6)查询所有用户的借阅情况;(7)查看所有的用户信息;(8)恢复用户的密码至初始状态;(9)系统环境设置(留有数据库接口,本系统不实现该功能),包括最大借阅图书的数量、最长借阅时间、新书的时效定义和提升管理员等内容。3.用户信息管理。(1)新用户登记。可进行新用户基本信息的登记,包括用户的编号、用户帐号(登录名)、用户密码等基本情况。(2)用户信息更新。用户编号不可以修改,帐号、密码可修改。(3)注销用户。若员工离职,则注销该用户,取消登录权限。(4)用户口令管理。注册新用户的时候,系统默认密码为666666,请管理员提示用户及时登录修改密码,若用户密码丢失,由管理员负责将密码恢复。4.图书信息查询。通过用户提供的图书编号、图书名、作者、出版社、图书类别等基本信息,在数据库中检索出符合条件的所有图书,将图书的信息显示出来,并且可以通过点击书名,查看图书的详细信息。(1)输入信息:图书类别,查询方式(按书号、书名、作者、出版社查询),查询内容。注:图书类别、查询方式都为选择项,查询内容为输入项,各项目在逻辑上是与的关系,若输入项为空,则列出用户选中类别的所有图书,若用户未选择类别且输入为空,则列出全部图书资料的信息。(2)输出信息:图书编号,名称,作者,出版社,借阅情况。注:若图书已借出,则在详细信息里,输出借阅用户的信息以及归还日期。5.借阅信息查询管理员可以查看每个员工的借阅信息。输入信息:查询种类(按工号),查询内容。输出信息:输出该用户借阅并且尚未归还的图书信息(3)资料、档案信息化1、利用计算机辅助档案管理目录级文件级联机检索2、改革立卷方法指导思想：简化整理深化检索主要做法：破除“卷”的概念，直接以单份文件为单位进行归档整理。目的：最大限度地保持文件的历史原貌，便于计算机的管理和应用，逐步与办公自动化相适应（即随办随归档），最终过渡到文档一体化。整理档案、工作程序1、区分年度2、区分类别3、盒内排列4、打印目录或输入管理软件5、装盒并做标识6、上架排列硬碟卷宗資料夾磁碟槽guest資料夾裏的檔案（4）人事管理信息化１、人事管理员工资料可从文件导入对人员流动数据进行分析员工证卡制作及输出IC卡卡号的自动录入相关信息的自动提示奖罚资料登记离职人员资料库2、人力资源计划定义各部门需要的岗位及其人数根据需求计划与实际在职人员比较，得到需求差异3、考勤管理各种灵活的出勤班别设置出勤班别的自动识别请假管理加班申请管理特殊出勤的处理调休出勤的处理夜班补贴的计算详细的出勤报表提供通用数据接口，支持任何考勤数据导入4、薪资管理按自然月份和按期间计算薪资项目金额的灵活输入可将薪资数据从外部文件导入自动提取员工资料、出勤数据、就餐、水电费等所得税计算调薪管理、工资审核自动产生工资条、部门汇总表可产生银行代发工资所的文件3.2行政管理信息化的作用作为企业信息化的核心内容，企业行政管理信息化并不是简单地将传统的企业管理事务原封不动地搬到互联网上，而是要对其进行组织结构的重组和业务流程的再造。具体