38时间管理的方法和技巧

二十一世纪管理培训网•视频资料|商务礼仪|危机公关|市场营销•人力资源|领导艺术|管理技能|财务管理•个人发展|生产物流|客户管理|成功学时间管理的方法和技巧管理你的时间，做自己的主人因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。忙人的告白茫、盲、忙案例研讨（雷经理的时间管理摘自《高绩效的中层管理》）小故事1、关于时间的名言孔子——逝者如斯夫，不舍昼夜沙士比亚——时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻彼德.杜拉克——时间是最高贵而有限的资源，若不善加管理，一切失之于惘然，评估一个人日行的成效，最容易且系统的做法就是考核其对时间管理及应用2、时间的特性不可再生性；刚性；有限性；时间管理是如何面对时间的流动而进行自我的管理3、时间管理的重要性时间是资本和无法更新的收入管理好你的时间就能管理好你的生活时间有限，而工作无限努力工作却并不快乐能主导自己的生命能实现自己的理想能兼顾自己和别人的要求做到忙而不盲重要性秩序无所调整没有目标、秩序和计划对问题缺乏理解就匆忙行动害怕犯错或完美主义而犹豫不决缺乏组织能力或资料不全面缺乏自律（情绪化、懒惰）分不清责任和权力，一个人包打天下文书工作及繁文缛节找东西打扰（电话、不速之客、会议、上司的干扰）4、时间的十大窃贼5、时间管理四个主要的障碍Ⅰ人们并不尊重时间，他们不了解其重要性Ⅱ人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律Ⅲ人们不善于检查自己提高时间管理的办法，不知道“重要”与“紧要”之区别Ⅳ有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统时间管理训练6、如何进行有效的时间管理创造有效的时间使用更好的工具提升工作的熟练度运用既有的经验、情报7、时间管理相关法则Parkinson’sLaw(帕金森原则)工作会自动地膨胀占满所有可用的时间：设立期限Pareto’sPrinciple(帕雷托原则)80%的结果来源20%努力ConcentrationEnigmas(注意力之谜)注意力需要及时恢复InternalEnergyLevels(内在能量水平)有效地利用你的生物钟Effective&Efficient(效能与效率)做正确之事，做好它生命倒计时法我的生命已用去天我的生命只剩下天签名：年月日请写出你签写前面表格的直接感受“假如明天是你生命中的最后一天”你打算如何去度过？请列出你最想做的三件事以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；有效个人管理的六个标准柯维时间管理法•一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；•平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；•有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；•重人性：个人管理的目的在人而不在事；•有弹性：可因个人作用和需求的变化而调整；•携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整；我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?要事第一ABC分类法C重要而不紧迫A重要又紧迫D既不重要也不紧迫B紧迫而不重要价值（重要）紧迫紧急不紧急重要危机急迫的问题（防患未然）改进产能建立人际关系发掘新机会规划不重要某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题（受欢迎的活动）繁琐的文书工作某些信件某些电话浪费时间之事（有趣的活动）4D原则DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授权不做立即做普通人的时间安排2-3%25-30%15%50-60%成功人士的时间安排20-25%65-80%15%1%生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时；各时段工作状态表注意力时间8101213151618写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完成第二项、第三项……；每天都要这样做，养成习惯；艾维·利时间管理法用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；用20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做；20/80时间管理法“我要得到什么样的结果？”“这件事是否可以不干？”“这件事是否可以交给别人去干？”“是否还有更好的方法？”日程表时间管理法每日活动记录表姓名年月日活动时间起止时间使用计划/中途插进重要及紧急性评语时间清单紧急及重要性主要活动使用的时间占总时间的百分比1234案例研讨（给王经理的建议摘自《高绩效的中层管理》）8、时间管理的改进方法消除电话干扰和不速之客消除无效会议事先作计划，克服条理不清克服经常救火有效授权克服想干的事情太多，学会说“不”有效沟通明确职责克服工作搁置和拖延克服办公桌杂乱和个人混乱自律每天“QuietAnHour”今日事今日毕时间价值表年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）2254878.749.840.1642548157.4819.680.3362548236.2229.520.4882548314.9639.360.66102548393.7049.200.809、有效时间管理小贴士准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项。做正确的事，态度决定一切知道如何停止。有时思维不清了，就要停止工作120原则。制定计划时要留出弹性时间在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天或预定工作计划或约会，以备遗忘，可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人有无帮助，如情况消极应及时纠正如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做，则应及时转交他人重点克服“办事拖延”的鄙习，推行一种“限时办事制”，规定在限定时间内报告处理结果处理任何工作时必须自问：能不能取消它？能不能与别的工作合并？能不能用简便的东西代替它？要为下属形成一些习惯和程序对重复出现的事情，制作并运用标准作业程序善于利用零星时间不要想成为完美主义者不要使自己成为下属任务的执行者，不要陷入部属布置的陷阱中管理者背上的猴子会议的目的：“讨论会议”是最常举行的会议。利用每一位与会者的经验与智慧，以获得最好的结论。为了达成共识而召开的会议。让参加会议的人对组织的目标或经营环境的看法经由沟通、宣导后使大家屏弃成见，达成共识，称为“共识型的会议”。提供信息给需要的人。“传达性会议”。10、会议时间管理会议成功的要素议题要和参与开会的人有关；规定适当的出席人员，解决问题的会议其参与者必须是有权力与义务的人；主持人：会议主持人要能引导发言、控制会场秩序、管理时间、管制发言人不偏离主题、归纳出席会议人员的发言要点、作出会议结论；会议要有充分的准备；与会者的态度：准时参加会议、会前对要讨论的议题有充分的准备、尊重别人的发言权、注意倾听别人的意见、期望会议能得到最好的结论；会议四步骤导入议题；充分发言；获得一致性结论；对每个结论确定负责实施的对象和实施的期限；在内容上有连续性的会议或例会等，通常在开始本次会议的正式议题前，应对上次会议决议事项的实施状况进行追踪、检讨如何让许多不同的意见趋于一致去掉一些大家没有能力做到的一些想法；删除一些离题的意见；对剩下的一些可行性高的意见，让大家评估每个意见的优劣点；最后评估选出的意见是否能达到议题的目的；高效会议管理事先決定會議開始及結束的時間。在會議開始前讓與會者知道這項訊息。準時開會、準時散會。就算與會人數未到齊。訂定每件討論事項的討論時間。確保與會者知道每件事項有多少討論時間可用。掌握會議時間。把會議室內的椅子先搬走。坐著開會所需的時間要少三分之一会议时间下午比上午适当。周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，最不适合开会或做任何决定，避免「议而不决、决而不行」。会议时间以六十至九十分钟最恰当。重要会议不要超过九十分钟；一般会议六十分钟就一定结束。采用分点而非整点开会会议场所主席要背对大门。与会者面对大门，会使迟到的人心生恐惧而减少迟到。会议的人数愈少愈好会议主持要经过议事议程训练。主持所负责的是确保议事议程顺利进行，以及时间控制，而不是來训话或是做裁判的。会议室不可太过舒适，会议中不可有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话都是禁忌会后记录应于72小时內送交与会人员跟催。每件跟催事项都要有责任人及时限。因为，「时限」代表「实现」。会议资料及设备需先备妥。议程也最好写清楚，包括议程安排、每项议题讨论的时间等课程总结不要只在某一时间、某一事件做得好，要养成一种良好的职业习惯和素养