英文电子邮件格式及范文[技----巧]

英文电子邮件格式及范文[技巧]英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如:SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如:“Hello/HiLillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“DearPresident”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“:”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。一般电子邮件:Sincerely,Sincerelyyours,私人电子邮件:Regards,Bestwishes,Bestregards,Withbestwishes,Wishbestregards,Yours,Cheers,Asever,Withlove,Affectionately,......在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONGLillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。邮件中常用词汇:附件attachmentIamattachingthereport.我把报告放在了附件中I'veforwardedyoure-mailtoAlice.我已经将你的邮件转发给转发forwardedAlice保持联系stay/keepintouch对方告知决定.Pleaseletmeknowyourdecisionassoonaspossible.写信给别人时一般常用Howareyoubeenrecently?回复别人邮件时一般常用Iamhappytoreceiveyoure-mail.实用邮件举例:工作求职工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。i.e.DearSir/Madam,Iamwritingtoapplyforthepositionof...aspostedinyourwebsite.Introduceyourself...Pleasefindattachedacopyofmyresumeforyourreview.我的简历请见附件，作为参考。或者:Pleaserefertomyattachedresumeforasummaryofmyskillsandexperience.Iamlookingforwardtoyou.Thankyouverymuchforyourtimeandconsideration.Yourssincerely,LillianXiong表达谢意日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanksletter。而此类邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。DearAlice,Thankssomuchforthelovelydinnerlastnight.Itwassothoughtfulofyou.Iwouldliketoinvitebothofyoutomyhousewhenyouareavailable.Bestregards,Lilian咨询了解咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容大致包含如下:1)告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。2)说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as详细、清晰aspossible.3)末尾用一句话结束总结这次咨询。Iamwritingtorequestinformationaboutsth.Iwouldliketorequestacopyofsth.最后表达希望时用语:Ilookforwardtohearingformyousoon.期待尽快收到您的回复。英文电子邮件格式DearMary,ThisisTom.....Lookforwardtoseeingyousoon.Bestregards,TomYu(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)一、主题主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES:SuppliertrainingNO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany(太长)主题框的内容切忌含糊不清。NO:像Newsaboutthemeeting这样的表达，YES:应改为Tomorrow'smeetingcanceled。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES:NewE-mailAddressNotification;DetailedcalculationNO:detailedcalculation视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation，供参考)，如:URGENT:Submityourreporttoday!二、称呼1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES:Tommy，或者Mr.Smith。2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如:Jimmy,IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.Best,David3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.YES:Messrs.Smith,Wyatt,andFury。女人呢?YES:用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。男女一齐呢?弄清楚称呼就行.例如:Dr.andMrs.HaroldWright;Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright;Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:KenGreen,President,KenGreen,VicePresidentofInternationalOperationsNO:KenGreen,VicePresidentofUnicomChinaYES:KenGreen,VicePresident,UnicomChina7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:YES:MichaelJ.Smith,Jr.,MichaelJ.SmithSr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些:DearCommitteeMember:DearMeetingPlanner:DearColleagues:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:DearSirorMadam:DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:如果是全公司:YES:GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:YES:DearMr.Jones:(非常正规)DearJoan:DearJim,Jim,(非正规)三、结尾部分A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:1、VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,3、LessFormal不太正规的(例如客户)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用:Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一样)Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.(这就友善多了)Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.(客气一点,人家受落)总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.