干部人事档案知识讲座

干部人事档案工作讲义什么是干部人事档案，它由哪些基本材料构成？干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，人事管理制度，在培养、选拔和用人等工作中形成的，记载干部或职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部职工重要依据。干部人事档案内容的构成成份是干部职工档案材料，所谓干部人事档案材料就是：己经处理完毕的对考察、了解干部职工具有一定凭证、依据作用的文件材料。干部人事档案是以个人为一宗立卷，保存起来以备查考的文件材料。干部人事档案属专门档案的范畴。干部人事档案主要由以下材料组成：干部的履历，自传，参与各项工作、政治活动的鉴定，考察、考核材料，反映受国民教育、培训和技术、学术成就情况的材料，政治历史、社会关系情况的审查材料及复查材料，加入共产党、共青团及民主党派的材料，任免、录用、聘用、奖惩材料，调整工资、出国、参加各种代表会议材料，退（离）休的材料，其他可供组织参考有保存价值的材料。一、新时期干部人事档案存在的主要问题干部人事档案是真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是组织人事部门历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。随着我国政治体制改革的不断深入，干部人事档案管理出现了许多新情况，新问题，干部人事档案工作面临了不少新的挑战。干部人事档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务。是我们从事干部人事档案管理人员必须认真思考和面对的问题。目前干部人事档案管理工作存在许多问题，主要有：（一）领导对干部人事工作重视不够。有些单位的领导和部分分管政工的同志对干部人事档案管理工作的重视程度不够，有“重提拔，轻档案”的现象。认为干部人事档案工作只是保存，没有开发利用价值，不如其他工作重要，没有把干部人事档案工作摆到应有的位置，管理力量薄弱，特别是一些个人档案材料没有及时收集保管、上交，导致一些重要材料的缺失和遗失，以致档案工作处于被动应付，难以高质量地为干部人事工作服务。（二）流动人员档案无法跟踪管理。受人才资源配置市场化的影响，人才流动日益频繁，不仅个人可以自由择业，用人单位也可以自主选人。有的人受经济利益的驱动，不顾组织上是否放行，一走了之；有的是单位被兼并、重组或破产，本人或下岗或外出打工，一走几年不归。（三）企业干部档案作用逐步淡化。由于一些企业有用人自主权，选人用人不再需要组织人事部门的分配，加之这类单位以追求利润最大化为目标，用人往往只凭面试，不通过档案了解干部的德、绩、奖、惩等情况，导致了档案观念越来越淡漠。另外，受企业经济效益的影响，企业多数都开效益工资或不能及时开资，所以，工资变动表不能及时填写，更不能及时报到档案部门，导致档案材料匮乏。（四）部分材料真实性难保证。一是材料填写存在失真失实。有的部门、单位将一些必须由组织上形成的材料如奖励材料交由干部职工本人随意填写，对具体内容不闻不问；有的对干部个人年度考核表不认真把关，对一些虚假浮夸的东西不加以批评指正。二是材料上报不严肃。有的单位竟将一些保密性很强的档案材料如组织鉴定、入党材料等交由干部本人或别人代送。三是材料真伪难辨。主要体现在虚假的学历、学位材料上，档案管理部门难辨真伪。（五）档案内容与干部管理不适应。比如，干部履历表大约十年填写一次，导致有时通过干部履历表看不出干部工作岗位或职务的变化等情况。再如，对于在干部制度改革中出现的干部任前公示、任期审计、公开选拔等新材料如何投档，没有明确的规定，导致档案材料缺少新鲜气息。（六）档案管理队伍建设有待加强。档案人员业务培训机制尚不健全，缺乏计划性、针对性和规范性，应定期对新进人员进行业务培训，尤其要加强档案员计算机培训，提高档案员运用计算机技术和手段管理档案的能力和水平。（七）管理机制陈旧。现行档案管理体制仍是计划经济条件下的“传统体制”，缺少应有的生机与活力，已不能适应市场经济发展的需要。一是人事档案管理所需经费未能纳入财政预算，上级也没有明确规定档案经费渠道及标准，资金短缺问题比较突出，需要花费大量精力用于协调、筹措资金。二是局限于“看堆式”管理，由于受人员编制的制约，专职人员严重不足，管理跟不上组织人事工作发展的步伐。（八）设施落后、制度不严、管理不善。由于管理意识淡薄。思想认识不够，认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，档案管理处于被动状态，管理力量薄弱，投入不足，在人员配备、库房建设、所需经费等方面重视不够，造成设施落后、制度不严、管理不善，导致了档案工作处于被动应付，难以高质量的为干部工作服务。（九）存档资料难收集。材料的收集工作一直是档案工作中的重点和难点，由于需入档的材料太多，各单位、各部门及干部个人又对存档材料意识淡薄，重视程度不够，不能及时将工资表、考核表、奖励、学历、入党等资料送交档案管理部门存档，导致部分档案材料内容的不完整，不能跟上干部个人经历的变化。（十）改制企业人事档案管理亟待加强。在加快建立社会主义市场经济体制中，企业的产权变动已成为经济运行中的常有现象。伴随着企业的产权变动，企业人事档案管理中的矛盾和问题越来越突出。二、新形势下加强干部人事档案工作的重要意义胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来”。（一）加强干部人事档案工作，是选拔任用干部的重要基础。党十七大，提出了加强党的执政能力建设和先进性建设，贯彻落实科学发展观，构建社会主义和谐社会等重大战略任务。（二）加强干部人事档案工作，是实施人才强国战略的必要条件。小康大业，人才为本。进入新世纪新阶段，我们党适应全面建设小康社会的新任务，按照完善社会主义市场经济体制的新要求，提出实施人才强国战略，确立了新的历史条件下人才工作的基本思路和宏观布局。（三）加强干部人事档案工作，是深化干部人事制度改革的现实要求。《公务员法》的实施，标志着我国干部人事工作的法制化建设进入新的阶段。（四）加强干部人事档案工作，是一种不容忽视的政治责任。干部人事档案在全面记载干部职工队伍历史面貌的同时，深刻地反映出革命、建设和改革各个历史时期组织人事工作发展的脉络，是了解和研究组织人事工作以至党和国家历史，科学地总结历史发展规律和党执政规律的可靠依据，也是进行爱国主义和优良传统教育的好素材。三、准确把握新时期干部人事档案工作的新要求长期以来，我们的干部人事档案工作，创造和积累了很多宝贵经验，在今后的工作中仍然需要继承和发扬。随着社会发展日新月异的变化和各方面改革的深入，特别是随着干部人事制度改革的全面推进，干部人事档案从多方面进行了调整和创新，这就是新时期干部人事工作的客观需要。（一）要更新思想观念。大胆解放思想，破除过去那种把干部人事档案工作神秘化、孤立化的旧观念，要把干部人事档案和干部信息结合起来，建立起干部人事档案和信息工作齐抓共管的新机制。同时，把干部人事档案和干部信息工作列入组织人事部门的一项基础工作常抓不懈。（二）要规范档案管理一是抓好干部人事档案目标管理。二是抓好干部人事档案日常管理。三是抓好干部人事档案任前审核工作。（三）要注重调查研究。当前，干部人事档案工作面临许多亟待解决的新情况新问题，如公务员法及配套法规的实施，对干部管理提出了新的要求；（四）强化组织领导。干部人事档案工作，是组织人事部门的重要基础性工作，是组织工作全面快速健康发展的重要保证，必须加强领导，狠抓落实，确保工作目标的实现。（五）强化队伍建设。做好干部人事档案工作，必须建设一支政治强、业务精、作风硬的专业人才队伍。（六）强化监督检查。要将档案工作纳入组织人事工作考核内容，实行量化目标考核。要建立经常性的督促检查工作机制，巩固目标管理工作成果。三、干部人事档案的特点干部人事档案是以反映个人情况的材料为一宗进行整理立卷，并以个人姓氏名称标明档案卷名的。人事档案的种类主要有干部档案和工人档案．它具有以下主要特点：(一)全面性。干部人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考核)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此．它能记录员工个人成长，思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况，个人自然情况等各个方面的内容，总之，干部人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。(二)现实性。由于员工仍在工作，其干部人事档案则成为人事(劳动)部门正确使闻人才，合理解决工资等问题的一个重要依据．直接为现实工作服务是干部人事档案区别于其他档案的重要标志。(三)真实性。这是干部人事档案现实性的基础和前提。干部人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。(四)动态性。干部人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料．因此，干部人事档案必须注意做好新材料的收集补充。(五)流动性。干部人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥干部人事档案的作用，如果人，档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其干部人事档案转往新的管理部门。(六)机密性。干部人事档案的内容涉及个人功、过等多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报面不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐密等等，因此，干部人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存干部人事档案材抖，不能向社会无条件地提供服务。四、干部人事档案的作用(一)干部人事档案是历史地、全面地考察了解干部人事和正确选拔使用干部人事的依据（依据作用）。(二)干部人事档案是正确解决干部职工个人切身利益问题的重要凭证（凭证作用）。(三)干部人事档案是编史修志、历史研究的宝贵资料（参考作用）。(四)干部人事档案是宣传教育群众的生动素材（宣传教育作用）。五、干部人事档案材料的收集与归档在干部人事档案材料收集工作中，普遍存在以下五个方面问题，影响了干部档案利用价值。一是对档案材料收集工作重视不够，社会档案意识薄弱。二是档案材料收集管理工作不规范，档案材料不齐全。比较普遍的问题主要存在于三个方面：（1）干部档案中缺少反映干部实际情况的档案材料，特别是学历材料。；（2）某些成套档案材料不齐全。；（3）获奖表彰材料、工资变动材料等不齐全。三是档案材料收集工作重数量轻质量，材料审核制度不完善。（1）档案材料内容填写不实，前后不一致。特别是干部档案“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别人的年龄越填越小，工龄越填越长，学历越填越高；（2）档案材料内容填写不全面，手续不完备；（3）档案材料用纸规格不符合要求，书写潦草不规范。四是档案材料收集工作监督不力，材料归档不及时。按规定，干部人事档案材料应在材料形成完备一个月内归入干部人事档案。五是档案材料收集范围片面，重政历轻业绩。由于管理体制上的原因，干部人事档案的内容偏重于反映干部的政历情况，档案中记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的材料较多，而反映个人工作能力、业绩、技术特长等方面的材料少。(一)干部人事档案的收集工作的含义主要包含三层意思：一是收集本部门管理的干部人事档案，如果有协管干部的任务，要收集协管干部的档案副本；二是收集形成的符合归档范围的档案材料；三是干部人事档案管理部门才有权收集干部人事档案及干部人事档案材料。所以说，干部档案的收集工作是有严密的科学性的。(二)收集工作在干部人事档案管理工作中的地位收集工作是干部人事档案管理诸工作环节中最基础最重要的工作，是档案内容建设的一项长期的根本任务。是干部人事档案工作的起点，又是贯穿了干部人事档案工作始终的一项经常性工作。干部人事档案管理部门如果不首先取得档案材料，鉴别、整理、保管和利用等工作就成了“无源之水，无本之木。