关于出差补贴及日常费用报销规定-2017年3月1日起执行

关于出差补助费标准及日常费用报销新规为保证本公司员工工作与生活需要，规范日常及差旅费管理，制定本规定，本规定适用于本公司全体人员。一、城市间交通费：城市间交通费是指省际、市际出差因搭乘火车、轮船、汽车、飞机等交通工具所产生的费用。城市间交通费凭有效票据实报实销。1、城市间交通工具可以是飞机、火车、长途汽车等。2、公司所有员工一般情况不得乘坐头等舱和公务舱。3、公司员工乘坐火车或长途汽车，在车上过夜六小时以上的，或连续乘车时间超过十二小时的，可购买硬卧车票，一般情况不得乘坐软卧或一等座，特殊情况需书面说明申请部门经理，获批准后方可乘坐软卧或一等座。4、一般情况不得乘坐没有正规票据的交通工具，因特殊原因确需乘坐的，需向部门经理申请，并在报销时将主管经理签字的申请单一并提交，否则不予报销。二、市内交通费：市内交通费是指员工在工作中需要外出办理公司业务或出差员工在出差地市内坐公交、地铁、出租车等所产生的费用。包括工作延时交通费及日常外出办理业务交通费。市内交通费提供与费用发生日期相符的有效交通费发票实报实销。1、员工在工作日工作延时超过21:00回住所或节假日工作、值班时发生的市内交通费。2、员工在工作日外出办理公司业务，往返公司和业务地点，或回住所发生的市内交通费。3、出差员工在出差地市内往返出差业务现场坐公交、地铁、出租车等所产生的费用。三、住宿费：住宿费是指出差期间入住宾馆、饭店、招待所等产生的房租费用。1、省会城市：限额0-200元/天*间房（范围内凭有效票据实报实销）2、其他城市：限额0-150元/天*间房（范围内凭有效票据实报实销）注：（1）住宿费报销时，凭酒店住宿费发票附酒店出具的住宿费结帐清单，限额内实报实销。对某些旅店不能提供住宿费结账清单的，须将旅店联系电话备注在发票背面。（2）有签约旅店的可在指定的旅店住宿。若因特殊情况超出标准，在报销时需填写“住宿费超标原因说明”，与报销单一起逐级到公司总经理审批，否则超额部分不予报销。（3）住宿费标准以标准间（双人间）/天计算，多人同行的，应避免单人住宿；住宿费发票上需注明合住人，其他杂项不予报销。四、工作餐补贴：工作餐费是指给予员工工作需要加班或出差期间吃饭费用给予的补助费用。餐别可申请餐补的时间段规定餐费报销标准早餐5:00--7:00在途的或在工作岗位工作中的10元/人*天午餐11:30--13:00在途的或在工作岗位工作中的20元/人*天晚餐18:00--20:00在途的或在工作岗位工作中的20元/人*天注：（1）申请出差在途餐补的时间截点以乘坐交通工具的上下车时间为标准（申请餐补时必须备注上下车时间）（2）申请加班餐补的以加班打卡时间为标准（申请餐补时必须备注加班时间起始时间）五、出差生活补助费：出差生活补助费是给予员工在出差期间日常生活的补助费用。凡到无锡市以外的异地出差自然天数一天（不含一天，即当天返回不算）以上的，可申请50元/天的生活补助费，出差10天以上回公司后，在不耽误工作的情况下，可调休一天，出差20天以上回公司后，在不耽误工作的情况下，可调休两天，但不得与国家重大节假日连休，放弃调休的视为自愿放弃休息，不作为加班另计工资。出差回公司当天车票时间为13点前需到公司上班，否则视为调休一天。13点后当天可直接回家休息。出差生活补助费计算天数方式为：出发时间在11:00前算1天，11:00以后算半天，到达公司11:00前不算，11:00--17:00算半天，17:00以后算1天。例1：2017年2月23日上午9点从无锡前往出差地，2017年2月25日下午13:30返回到无锡，该员工出差天数为2.5天（23日算1、24日算1天、25日算0.5天），2月25日13:30到达无锡本地下车后可不用到公司上班，直接手机考勤系统远程打卡后回家休息（各项时间点均已长途交通工具的上下车时间为准）。例2：2017年2月25日上午10:30离开无锡前往出差地，2017年2月26日中午12点到达无锡，该员工出差天数为1.5天（25日算1天，26日算0.5天），26日到达无锡后需回到公司上班，否则视为调休一天（各项时间点均已长途交通工具的上下车时间为准）。注：（1）无锡市内出差的，不享受出差生活补助费。（2）到无锡市以外的异地出差当天返回的无锡市的，出差生活补助费为25元/天。六、出差在途、出差加班计时、平时加班计时的规定：1、前往出差现场的在途时间，超过正常工作时间部分，不能作为加班计时，但可申请超出时间部分的餐费补贴，在途期间同样需要上下班打卡考勤。（特注：周日或法定节假日在无锡市以外的异地工作岗位加班的，可申请当天餐费补贴及生活补贴并按照实际加班时长申请相同时长的调休。）2、请出差人员合理高效安排出差现场工作，一般情况下，出差现场不安排加班，需要加班的，需向部门经理做出电话申请，在获得加班批准后方可安排加班，并在工作结束离开工作岗位时在考勤软件中签退（签到及签退必须是在工作岗位现场，不得在前往工作现场或返回酒店途中做签到或签退）。出差地加班不计加班时长，但按照本规定中相关条款申报出差生活补助费。3、在本公司需要加班的，需在离开工作岗位时签退，否则不计为加班（包括正常上下班在内，每人每月超过三次未打卡考勤且又未书面做出未打卡说明的，超出部分将视为旷工处理），加班延时到18:00以后的可按照本规定中相关条款申请餐补。七、出差期间、平时加班期间不予报销的费用：1、公司员工参加公司指派到供应商、客户或其他机构组织出差工作的，由对方提供食宿的或本单位已包含餐饮住宿项目的，住宿费及餐费不予报销。2、公司员工在供应商、客户或其他机构组织出差期间自主招待他人产生的费用，由员工本人承担，本公司不予报销（由主管部门经理获批准的除外）。3、员工出差期间办理个人事务，如回家探亲等，其个人费用本公司不予报销。4、平时加班期间本公司已提供餐饮的，加班餐补不予报销。八、报销规范：1、出差员工应于差旅结束回公司后一周内提交《费用报销单》及所有相关有效票据。2、出差期间发生的购买工作需要的耗材物品等，应单独填写《费用报销单》，并同时填写费用明细表，提交给主管部门经理逐级审批。3、原则上遗失票据的一律不予报销，确实需要报销的，必须书面说明（证明人签字）并提交部门经理审批后，方可凭审批后的书面说明报销。4、出差员工如在差旅行程结束后30天未还清借款，或1个月内有连续3笔借款未报销的预支款项，其再次出差的借款申请将不予通过；同时公司会依据其超期借款金额，从员工当月工资中一次性扣除，当月工资不足扣除部分，从员工以后月份工资中扣除，直到扣完为止。九、不予报销的差旅费用：凡与出差无关的费用，一律不准夹在差旅费中报销。公司严禁任何人用任何手段，谋取个人私利，如在规定额度内虚报住宿费，虚开通讯费、出租车费发票等。此外，公司对个人娱乐活动以及其他个人费用也不予报销，如下所示：个人娱乐活动报纸，糖果，杂志和书刊酒店宾馆房间内的收费电视节目健身房，壁球，高尔夫，桑拿以及其他体育/健身俱乐部费用影剧院门票，展览，参观博物馆，长途汽车旅行等。其他个人费用机票、车票附加的各类保险个人装饰，例如化妆品，修指甲，剪发，卫生用品，按摩，美容沙龙的费用，明信片，文具、礼品超重行李（由非公物所导致的超重）信用卡滞纳金，其它信用卡费用或年费，信用卡手续费洗熨和干洗小费迷你酒吧和用餐费飞机升舱费酒店会员俱乐部费用配偶费用交通或停车违规罚款医疗费，例如在药店柜台购买的感冒、止痛等药物及治疗费。十、日常零星费用报销管理规定基本原则：（1）报销宗旨：基于真实、合理的公务活动、取得符合国家法律及公司规章的原始单据、依照公司规定的审批流程审批。实报实销。（2）报销范围：因公发生的日常业务费用。包括：工作餐费、市内交通费、手机话费、办公用品、招待费、会议费、培训费、服务咨询费、租赁费等。1、工作餐费：包括工作延时工作餐费、与协作单位工作餐费。（1）由公司支付的工作日工作延时超过18：00或节假日工作满4小时逢午餐、晚餐时，员工可享受工作餐。工作餐上限标准早餐10元/人*天、午餐20元/人*天、晚餐20元/人*天。凭工作所在城市餐费或食品发票限额内实报实销，发票日期应为延时工作当日或之后。（2）工作中与协作单位、合作伙伴计划好的业务活动或团队建设活动发生的工作餐费，需说明情况与报销单一起提交审批。2、详见本规定第二条。3、部门办公用品报销，由部门经理逐级审批，报销时需提供相关支持文件，如：购物明细小票、采购清单。4、工程材料费用报销，需提供相关支持文件，如：购物明细小票、采购清单、合同或协议等。一次性购买工程采购耗材大于人民币2000元，需通过部门经理同意后与卖方签订“采购合同”后由公司统一安排付款。十一、不予报销的日常费用规定如下：公司只允许报销与公务活动有关的，符合公司政策要求的费用，不报销基于个人原因、个人过错而发生的，或公司明确不鼓励发生的各种费用，包括但不限于以下事项：1、基于个人原因，并以员工个人名义表达个人感情为主而发生的员工间的馈赠、宴请等类似费用。包括生产，生日，老板日，秘书节，圣诞节，葬礼，离职，感谢，疾病等，表示一名员工对另一员工的感激，庆祝或同情所购的贺卡，鲜花或礼品。2、交通或停车违规罚款。3、个人美容、美发、按摩；信用卡过期利息及罚金。4、公司配发的电脑及其他个人物品及财产的丢失。十二、报销单据规范及发票管理办法：（一）报销单据规范报销单填写要求：1、员工必须真实、完整地填写报销单及费用明细表所要求的各项信息。2、一份完整的报销单包括：首页报销申请单及费用明细表（要求打印的）、原始发票、相关付款支持文件。3、员工应保证报销费用内容和金额与所附发票相符。4、员工填写费用报销单时，应按发票日期先后顺序填写，发票粘贴顺序与填写顺序保持一致，否则退回重新填写，直至符合本要求为止。5、禁止拆单报销。即，报销入同一个费用科目，同一个项目下或非项目的费用，员工在填写报销单时须将已经获得的发票填写在一张报销单下报销，不可以拆分若干张报销单报销。如果费用计入不同的项目或部门，可以按项目和部门分别提交报销单。报销提交的时间要求：1、差旅报销应于差旅结束日起，报销应于费用发生日或发票取得日起一周内提交费用报销申请（除一次报销金额小于等于100元的情况）。2、费用报销期限最长不超过三个月（以发票日期为准），超过三个月的费用将不予报销。特殊情况申请报销的，员工需说明原因，并附直接经理和主管的部门经理批准申请说明方可报销。3、单笔报销单金额小于等于人民币100元时，暂时不能提交审批，鼓励员工费用累计大于100元后提交报销。如该员工在这个项目或部门不会再发生其它费用，且费用累计不足100元已近三个月，员工可向财务提交报销单。4、财务每月截止收单时间是每月24日中午12点。报销单及发票粘贴要求：1、报销单及发票应使用固体胶水或曲别针，不要使用订书钉等；2、发票按费用内容及时间顺序平整粘贴，建议方法梯形向左错位粘贴；3、不要将不同内容的发票混在一起粘贴；4、注意避开发票金额和税务监制章粘贴；5、发票可粘贴在一张A4纸的正面，请不要将发票粘贴在纸张背面；6、第一页报销单打印出来员工本人要签字，不能粘贴任何发票；7、一份报销单后只能粘贴相对应的报销发票，不要将多份报销单的发票粘贴在一起；（二）发票管理办法发票准则：1、公司费用报销（支付）时应提供国家正式税务发票，即，应取得符合中国税法规定的由中国税务机关监制的发票，普通单位及其它组织或个人出具的收据不予报销或支付，非盈利性社会团体或其它政府有关部门因征收行政事业性费用而出具的带有财政监制章的收据及招投标过程中产生押金保证金收据除外。2、报销（支付）应基于经公司授权而执行的真实商业交易，禁止虚构交易而以假发票或经涂改、伪造或变造的发票申请报销。3、发票丢失应首先与发票开具单位联系，从开票单位取得该发票存根联复印件并在复印件上加盖发票专用章，方可报销。如无法取得丢失发票的存根复印件，需书面说明原因，并列明实际费用发生的内容、时间、地点、金额，由证明人证明签字及部门经理签字，