公关活动供应商管理概述(初稿)

*初稿1/12公关活动供应商管理概述（于海龙）前言饱满绚丽的AV效果，大气辉煌的舞美搭建，精致规则的场地布置……所有的一切归因一个字，美。请记住我们活动中的每一个行为都是在缔造美维护美！一．供应商概念在客户服务过程中，公关公司需采购第三方产品或服务来满足专业服务需求，同时公司日常运营也需要第三方供应资源支持，公关公司供应商由业务支持和行政支持两类供应商资源构成。“公关供应商”特指能够提供专业服务支持的合作伙伴型供应资源，他们承诺提供有竞争力的价格与优质的产品和服务，并按双方约定履行交付义务，支持公关公司的业务拓展与项目执行,共同为客户提供专业服务。——中国国际公共关系协会公关公司工作委员会2010年编供应商与我们的关系，首先供应商是我们的左膀右臂和最亲密战友，必须从心态上摆正位置和态度，这样对我们的工作将事半功倍，反之状况多发，不可控因素增多。其次唯有供应商视我们为亲密合作伙伴，才能为活动提供最好的物料技术设备和服务，才能有超强的责任感和使命感去保证和维护活动的完美进行，彼此才能实现双赢，合作才能久远。*初稿2/12二．供应商种类公关服务按业务类型可以划分为活动传播、媒体传播、新媒体传播和咨询研究等四种形态，这四种服务形态都形成了各种的供应商体系。举例来说：1.活动传播类。如：展览搭建、AV设备、物品制作、场地租赁等；2.媒体传播类。如：媒体购买、新闻剪报等；3.新媒体传播类。如：网站建设、设计制作、Web2.0传播等；4.研究咨询类。如：舆情监测、市场调研、品牌研究等。根据行业发展状况，我们将公关供应商归纳为：展览搭建、AV设备、设计制作、摄影摄像、演艺礼仪、翻译速记、媒体监测、媒体购买、市场研究、网站建设、商务礼品、餐饮用品、场地租赁以及其他等14类主要供应商。——中国国际公共关系协会公关公司工作委员会2010编三．供应商管理目的1.改进供应商服务观念，提高供应商服务水平。“牵一发而动全身”，让参与活动的每一个供应商及其每一位员工认识到他们与我们和活动的关系，改变供应商简陋观念，我们倡导的关系是合作伙伴型。供应商不仅仅是提供物料设备和服务的，更是我们活动的一部分，一个细胞，没有他们的规范行为和责任感，整体活动就不会完美，活动就不会有保证的顺利进行。“台下十年功，台上一分钟，救场如就火。”必须让每一个供应商员工感受到，它不是单单是提供物料设备，把设备调试好，在活动中能保证万无一失，不出现任何错误就可以了。应该让供应商认识到在活动现场与公关公司员工是一个整体，共同*初稿3/12服务于这场活动，不是雇佣关系。“活动如命，人命关天”，没有超强的责任感和使命感活动必定出状况。如果我们没有让供应商在现场和我们达成这个共识，我们就是失败的，就不配做供应商合格的伙伴。2.严格时间、质量、安全，保证活动进程。3.相对成本，实现项目效果最大化。四．权利与义务供应商权利：要求公关公司规定时间提供项目培训的权利，要求规定时间提供项目有关资料的权利；禁止腐败现象和行为的权利，投诉公关公司员工不当行为的权利；要求公平、公正、公开竞标比稿的权利；要求签订合作合同协议的权利；要求公关公司定期提供供应商考核材料的权利。供应商义务：提供公司真实营业材料，财务状况，开具发票的义务；及时提供最新物料技术设备等供应材料的义务，提供公关公司相关业务培训的义务；全力支持和保证活动顺利正常进行，对异常状况及时通报或解决的义务，及时给予项目提供解决方案的义务；禁止腐败现象和行为的义务；执行公关公司临场工作安排的义务；履行活动保密义务，禁止在未经申请我方和客户允许的情况下，将活动相关信息公开。*初稿4/12供应商管理内容前期一．建立供应商数据库体系完整的供应商数据库包括：公司介绍，三证一照（税务登记证、开户行许可证、组织机构代码证、营业执照），系统报价，在职负责人、对接人姓名及联系方式，综合评估表。制作数据库的要求：分类清晰，简单易懂，及时更新，单项储备最低3家，评估直观。二．沟通（备忘录，书面文件）1.根据活动要求，把活动中的每一个信息点和相关的要求准确无误的传递给相关供应商。2.要求供应商提供工艺材料、设备数据、服务内容、效果图等书面文件。3.建立以我为主，友好合作的关系。4.通过长期合作和尾款结算的方式降低报价和提升积极性，提高人员、技术、物料等质量。5.合作内容与注意事项以备忘录呈现，避免口头答复遗忘。XXX项目名称（备忘录）对接时间：供应商名称供应商接口人我方接口人联系方式联系方式项目地点项目时间*初稿5/12时间地点提供内容注意事项三．供应商选择1.根据项目规模、预算、客户要求等综合因素，从数据库中选择相应供应商，和他们取得联系，与对方做详尽具体的沟通，制作项目说明文件，注明要求，看对方反馈是否具备活动的要求。让对方提供正确的供应数据、报价、图片、电子版平面图及以前曾做过此类活动的照片等。杜绝选择曾服务过与我方客户存在竞争对立关系的品牌供应商。2.实地参观供应商公司和工厂，考察供应商整体实力和服务。3.根据考察供应商库房、制作工艺、产品小样、设备品质、服务质量等作出评估，然后选择。四．成本控制1.根据项目规模、预算、客户要求等选择相应三家供应商，进行价格对比，相同质量下可用价格较低的供应商压低我们选定的供应商价格。2.高质量和效果的产品价格可用另一家中质量效果的供应商的价格，去压低我们选定供应的价格。3.很多租赁性质的产品属于供应商几乎零成本，可尽量压低其价格。4.常规制作物料价格基本属于透明，可用市场最低价格去压低供应商利润空间。*初稿6/125.特殊制作物可根据其所用原料及制作难度大体估算成本，然后用计算后的成本去压低供应商利润空间。6.作价之前我们必须比供应商更加了解其产品材质工艺价格等数据，方可以最合理的价格得到最有保证的产品和服务。五．签订合同1.按照活动方案内容及前期沟通结果整合后迅速签订合同，以便工作早日开展。2.确定好的价格表、设备物料清单要作为合同的附件。3.我方有利的原则和付款时间是重点要关注的。4.付款方式要根据行业规则和公司资金的具体情况支付，可具体与公司财务部门沟通后确定。六．监督检查1.时间（督促供应商在规划时间点前提供相应供应物）；2.物料（核对数量、规格、材料、工艺、结构、画面等）;3.人员（随时能够与活动既定人员联络，以便及时通知活动信息的修改确认工作，保证人员物料可靠有质量的供应；供应商人员培训是指针对此次活动所做的相关专门培训，包括主持人、兼职、礼仪、演艺人员、安保人员等）。*初稿7/12中期一．搭建布置1.做好进场前的供应商勘场工作分发场地布局图和舞美设计图，与供应商讲解搭建布置细节。勘场的内容包括：a.卸货口位置，物料通道进货体积和路线；b.定好舞台主背板位置，测量距离；c.签到区、展示区位置，布置要求；d.指引牌、活动展架、条幅位置；e.AV控台，视频灯光音响truss架位置；f.动力电位置和电量；g.搭建布置注意事项。2.要求场地方做好一切进场前的准备工作场地方是否应我方要求清空场地，是否按我方要求做好场地内的布置，如舞台、桌椅、vip室等，如用酒店AV设备，是否安装调试成功。争取最大限度布展时间。如场地方不做好一切准备工作，我方搭建时间缩短，开场前的彩排就会准备不足，影响活动进程和效果。3.保证供应商在第一进场时间前，将设备物料搬至场地入口处可将与场地方商定进场时间点提前两个小时作为供应商到场时间，防止出现不可控因素的拖拉晚到问题，影响进度。在供应商备忘录或合同中明确进场时间，如出现问题将影响评估考评接受相应惩罚。4.逐项核对物料设备是否齐备*初稿8/125.安全进场，安全搭建做好保护场地设施的预防措施，禁止出现损害场地设施的情况。货梯、通道、地毯、门是需要特别保护注意的地方，搭建前做好毯垫的保护措施。电源接驳必须出示电工证，在场地方电工的陪同下进行作业。登高作业必须佩带安全帽安全绳索。6.监督检查a.时时检查搭建布置进度和质量;b.及时纠正出现的问题，解决出现的新情况；c.检查播放资料是否齐全正确；d.检查资料、礼品的分装情况；e.检查所有活动物料道具，不合格的统统返工；f.搭建结束后彩排开始前，第一次清场查场，检查所有设备物料是否正确到位，结构、线路是否正确安全。如有搭建布置错误或安全隐患立即召集供应商采取一切补救措施，在活动开始前解决排除。二．彩排从彩排起，供应商现场各区域各岗位工作人员必须到位，准备就绪。所有工作人员必须全心全意投入工作中，禁止闲谈、看手机、上网、瞌睡等不专业行为，无关人员不得在相关区域滞留。确认礼仪、摄影摄像、演艺人员、主持人到达时间，到达后立即进行会前沟通，礼仪必须进行彩排。设备彩排：a.视频灯光音响集合讲一遍流程；b.视频、音乐素材准备好，检查有没有问题；c.按照标准流程串场；e.灯光、音响有不合适的换，视频跟不上的重来一遍；f.相互配合不协调的严格纠正，要求各区域各岗*初稿9/12位负责人操作人员每个环节出现的问题，在流程单上用笔标记和修改，“好记性不如烂笔头“。流程彩排：a.所有彩排人员按时到位；b.视频灯光音响是否调试到位；c.道具、主持人、礼仪、嘉宾、道具搬运人员和场灯负责人是否到位；d.讲明彩排流程和注意事项；e.保证最低两次彩排；f.重点环节单独彩排。三．清场&查场二次清场查场，重点是舞台区域，原则是小动。检查人员物料道具是否全部到位，排查结构、线路隐患（重点是AV控台、设备），做到万无一失。时间充足，安排人员用餐。四．执行手册的实施与现场执行管理执行手册的内容：一般包括活动基本信息、整体活动流程安排、职责分工、AV流程控制单、物料清单、兼职管理、摄影摄像管理等，在根据活动流程及安排将活动时间、工作内容、工作要求填写到活动列表每个岗位职责中去。执行手册的作用：1.保证执行效果、降低风险。在活动中各岗位按照活动执行手册的内容进行培训，可以确保每项工作实施内容准确无误，保障活动的顺利进行，降低活动各环节出错率。2.适合新人培训。新人可以按照活动执行手册中各个岗位职责规定直接进行操作，可降低对新人进行项目培训的沟通成本。3.体现专业度，让客户对我们在执行层面的经验更加放心。*初稿10/12执行前期需将项目所有的细节及要求与各类供应商谈清，还要把岗位分清楚以及各岗位职责及要求写细，最后在现场由活动管理者统一管理各方面负责人，协调和控制整个现场。在活动现场活动管理者具体负责哪些工作呢？1.监督和控制各岗位人员及物料的到场和准备情况；2.负责各岗位之间的信息沟通及确认；3.负责解决各岗位提出的各种要求和出现的各种问题；4.及时了解各岗位各种进展情况等。XXX（供应商）管理负责人我方负责人联系方式联系方式时间地点工作内容工作说明备注*初稿11/12后期一．供应商综合评估表供应商综合评估表，是供应商硬实力和软实力的实践考核，事关内部项目总结、尾款结算和优化供应商资源的重要参考依据。供应商在项目中的各项表现是决定活动是否成功顺利的重要因素。培养优质供应商也是我们公关公司的责任。供应商名称时间把控供应物质量员工素质意见评语搭建商提前准点延误严重延误优质保质缺陷重大缺陷优质良好欠佳差AV商提前准点延误严重延误优质保质缺陷重大缺陷优质良好欠佳差XXX提前准点延误严重延误优质保质缺陷重大缺陷优质良好欠佳差二．支付尾款1.根据活动前签订的合同和活动期间的追加项目作出结算，要求提供追加项详细说明；2.出具供应商综合评估结果；3.等待客户满意度反馈；*初稿12/124.与公司财务沟通公司资金状况；5.综合以上因素后作出付款，该扣扣该补补；6.要求供应商先提供发票。三．感谢信感谢供应商为此次项目提供的产品或服务，给予供应商应有的情感肯定和精神动力，对供应商提出应有的建议，促进其成长进步，对在活动中有特殊贡献的供应商予以嘉奖，以便为未来活动提供更加优质可靠的产品或服务，提高供应商积极性，保证活动质量。四．完善供应商数据库依据多次活动实践和综合考评各供应商队伍会呈现出高价高质、低价高质、高价低值、低价低值的价值表现，淘汰低