档案归档的通知

吉林城市职业技术学院关于做好2014年档案归档工作的通知各处（室）、各系（部）：2014年学校档案归档工作即将开始，为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理，确保学校各类文件材料及时、完整的进行归档，依照《吉林城市职业技术学院档案工作条例》的有关规定，现将有关事项通知如下：一、学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。各部门应充分认识档案工作的重要性，将归档工作纳入部门领导和相关负责人员的岗位职责范围，作为年度考核、检查工作的重要内容之一，确保学校档案工作的顺利进行。二、各部门都必须按照《吉林城市职业技术学院档案工作条例》中的归档范围把本部门产生并已办理完毕的文件材料按时立卷归档。要特别重视收集在重要活动（如全校性活动、主题活动、外事活动、大型会议和各项检查评估等）中形成的重要文件材料。三、按照《高等学校档案管理办法》（国家教育部27号令）的要求，我院各类档案实行文件材料形成部门、专项立卷归档制度。务必做到原件归档，杜绝使用复印件代替。各部门的档案整理人员应按文件材料的形成规律，加以系统分类整理组卷、编制页号、装订成册后向院办公室移交。院办公室负责业务指导及档案的检查验收。各单位档案的收集范围，请参照吉林城市职业技术学院档案工作规范（见附件）。四、归档时间2014年产生的党政、教学、外事、科研、基建、财会等门类档案的管理性文件材料应在今年12月15日前完成归档工作。附件：《吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表》吉林城市职业技术学院院办公室2014年12月1日附件：吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表立卷部门：院办党办分类号序号归档范围保管期限DQ11一、综合1针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2我院党委会议记录、纪要、决议、主要人员名单、领导讲话等永久3党委工作计划、报告、总结永久4党委下发的文件永久5上级党委来我院调研、检查工作形成的文件材料，包括名单、讲话、检查结果等永久6党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久7党委工作简报永久8以党委名义召开的工作会议材料永久9党群系统使用印章和销毁印章的文件永久10党群系统重要统计材料永久11上级党组织有关党务工作的文件材料10年12上级关于理论学习的有关意见，我院理论学习是上报材料10年DQ12二、纪检、监督1针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2学院纪检、监督工作的规章制度、会议记录、纪要永久3上级有关纪检、监察工作的文件10年DQ13三、组织1针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2学院组织工作计划、总结、报告、决定永久3学院组织机构设置变动的报告及决定、批复、通知永久4学院党员名册永久5党费的收支报表及统计表30年6学院各总支、支部改选的请示、报告、与批复30年7关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退档的文件材料30年8先进党支部、优秀党务工作者、优秀党员材料、照片30年9党员组织关系转入、转出名单及相关材料30年10上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报10年11党课材料（包括开课、结业仪式、领导讲话、党课内容、获得结业证书人员名单等）10年分类号序号归档范围保管期限DQ14四、宣传1针对我院范文和有关我院单位和个人奖惩材料永久2学校宣传工作规章制度、计划、决定、报告、通知、总结等永久3各种媒体对我笑的宣传报道，包括报纸、刊物、电视、广播宣传中形成的记载材料永久4宣传学校的重要材料，包括校园网新闻（电子文件）、新闻发布会、画册等30年5反映学校重要活动的材料及照片、图表30年6上级关于宣传工作的文件10年DQ15五、统战1针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2统战部召开的会议记录永久3学校各级人大代表、政协委员名单及审批材料永久4各民主党派成员和负责人名册材料30年5上级关于统战工作的文件10年DQ16六、公会1上级有关公会工作的文件2针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久3公会工作规章制度、计划、报告、决定、重要通知、总结、请示与批复永久4教代会天及答复永久5工会会员代表待会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）30年6教职工代表大会的有关文件(通知、名单、工作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况介绍、选举结果及上级批复等文件)30年7学校基层工会干部名册、工会组织机构情况表10年8工会会议记录、纪要10年9表彰工会现金集体、现金个人材料、名单10年10工会组织的各种活动材料10年11妇女工作材料10年12有关教职工体检、节日发放福利等情况总结10年立卷部门：院办分类号序号归档范围保管期限XZ111学院下发的文件永久2针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久3学院规章制度、工作程序汇编永久4学院年度、学期工作计划、报告、总结永久5院长办公会会议记录、纪要永久6院长召开的各种专业性会议、座谈会、汇报记录、决定永久7我院于其他高等单位情定的合同、协议书永久8院务委员会名单、会议记录、纪要永久9上级机关对学院整体评估检查的通知、规定，本院评估材料、迎接方案、自评报告及上级的评估结论永久10评估工作计划、总结、会议记录及各项规章制度永久11工作统计年报集重要报表永久12学院承办的国内重要学术会议材料，包括接待方案、会议安排、讲话、名单等材料永久13我院向上级单位的请示及批复30年14有关全员性工作的调查材料和经验总结30年15学年报表及综合统计30年16我院启用、销毁印章、印模的文件材料30年17我院历史沿革、情况介绍30年18我院行政大师级、简报、信息、动态等30年19院史工作材料30年20全员性的工作会议、座谈会文件30年21理事会会议记录、纪要等材料30年22院务委员会会议记录、纪要等材料30年23学院领导再全院性大会上的重要讲话稿30年24我院教育事业规划、计划及上级批复30年25上级领导来院视察工作材料，包括接待方案、人员名单、领导讲话稿、记录等材料30年26上级关于高院工作中有参考、指导性的文件10年吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表立卷部门：院办新闻中心分类号序号归档范围保管期限CB111针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2学校新闻出版工作的计划、总结、请示、批复永久3上级关于编辑出版工作中有参考、指导性的文件10年CB121校报全年合订本永久SX工作中形成的的照片、录音带、录像带等SW学院各类活动中的奖状、江北、证书、锦旗及赠送品等吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表立卷部门：院长室分类号序号归档范围保管期限RW1书表类：反映生平历史的各类书表，如参加党、团组织的申请书、志愿书、个人履历表等；永久2证件类：获取的各种证书，如出生证、学生证、学位证、会员证、专利证、代表证等证件；永久3自传性材料类：本人撰写的自传、日记、个人回忆录、报告文学、事迹介绍、工作笔记、思想总结、汇报、自我鉴定、口述的历史材料等；永久4任免奖惩材料类：职务任免通知、委任状、任命书、聘书、奖惩通报、奖状、奖品、喜报、荣誉证书、证章、领导题词以及各种学术科研成果的获奖证书；永久5文件材料类：反映各个时期出席各种重要会议及重要活动的通知、工作报告、文章、演讲稿、讲话、题词、日记、典型发言、工作笔记、学术思想手稿等；永久6学术性材料类：撰写出版的各种著作、译著、正式出版的教材、研究成果、论文、参考书、重要讲义、重要讲稿、专利材料、学术手稿等；永久7社会评价性材料类：广播电视新闻和报刊杂志有关的报道、介绍、纪念性材料、先进实际的宣传、反映名人成就的作品及研究成果；社会对著名人物的研究、介绍、评价材料永久8通讯材料类：反映社会活动、国际交往、职务工作和学术方面具有保存价值的来往书信、便笺、电报、传真、通话记录、通知、通讯录等材料永久9声像材料类：反映各个时期的学术活动、外事活动、政务活动、以及家庭生活中具有保存价值的照片、底片、录音、录像、影片、磁盘、光盘等永久10实物材料类：收藏的有重要保存价值的各种图书、资料、总价、礼品、纪念品、著名人物使用过的具有保存价值的实物、用品以及赠送给名人的礼品等；永久11专题纪念活动材料类：庆祝生日华诞、执教数载纪念庆典等活动形成的讲话、贺信、贺词、回忆录、征文等材料永久12其它材料类。永久吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表立卷部门：人事处分类号序号归档范围保管期限XZ121针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2人事工作计划、总结、会议记录永久3学院机构设置、人员任免的请示、批复永久4人事统计报表永久5教职工名册永久6学院人事工作的规章制度30年7表彰和奖励先进集体、先进个人的材料30年8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料30年9师资培养、管理工作计划、规定、总结30年10教师进修计划、安排、总结、名单30年11留院及来院工作的研究生、本科生、专科生及复原转业军人的报告、报到证、合同书及有关材料30年12教职工转正定级材料30年13教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有关材料30年14教职工评定、聘任专业技术职称的材料及上级批复30年15晋升正、副高级职称申报表及有关材料30年16有关工资奖金的规定、办法和名单30年17教职工工资调整名册及相关重要材料30年18教职工的录用、调入、调出、院内调动的有关材料30年19学院有关人才交流、人才共享的协议，名誉教授的材料30年20享受特殊津贴人员名单及有关材料30年21教师出国培训、公派等的材料30年22上级关于高院人事工作中有参考、指导性的文件10年吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表立卷部门：保卫处分类号序号归档范围保管期限XZ141针对我院发文和有关我院单位和个人的奖惩材料永久2学校保卫工作计划、总结、会议记录、报告、批复、调查材料、统计报表永久3学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书永久4上级对我校进行治安、消防、政保等业务工作情况检查材料30年5学校保卫工作方面的规章制度30年6上级关于高校保卫工作中有参考、指导性的文件10年吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表立卷部门：总务处分类号序号归档范围保管期限XZ151总务处工作计划、总结、会议记录、请示、批复永久2针对我院发文和有关委员单位和个人奖惩的材料永久3关于学院地界、产权的凭证材料永久4与院内外单位、个人签订的购房、租赁合同、协议及发放产权证的存根永久5总务处的各类统计报表永久6医务室工作计划、总结30年7总务处的规章制度、条例等30年8房屋、宿舍调配使用、转移、改建等的规定、通知30年9车辆管理工作制度及购车请示、批复10年10关于水、电、伙食工作的有关材料10年11院园绿化工作的有关文件材料10年12上级关于高院后勤工作中有参考、指导性的文件10年13医务室管理制度、规定、办法10年14教工学生体检总结、10年15医务室重要的请示、批复、规定及业务工作请看（在医务室保存）10年16学生患重大疾病几个字原因发生的伤亡事故的诊断、外置材料（在医务室保存）10年吉林城市职业技术学院文件材料归档范围与保管期限表立卷部门：总务处分类号序号归档范围保管期限SB11一、综合1我校仪器、设备的综合性统计报表及相关材料永久2我校仪器、设备管理的规章制度30年3设备工作计划、报告、总结30年4我校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案30年5本年度仪器、设备清册30年6本年度新增仪器、设备和报废、调拨仪器、设备清册以及相关审批手续30年7国外赠送设备以及引进的关键设备的报告、批复、清单30年8上级关于高校设备管理工作中有参考、指导性的文件10年SB12二、仪器设备项目1申购报告、计划、论证报告(论证文件、记录等)30年2上级或主管领导批复和准购批示30年3订购合同（复印件）和会谈纪要、记录等30年4进口设备过程中有关的技术商务文件30年5验收报告及文件材料30年6索赔来往函件及结果文件30年7报废报告及清单30年8学院固定资产验收单30年9开箱记录及装箱单10年