档案录入员使用手册

清华紫光电子档案管理系统TH-AMS系列产品之清华紫光综合档案管理系统标准版档案录入员使用手册清华紫光电子档案事业部北京紫光启明信息技术有限公司公司简介北京紫光启明信息技术有限公司（清华紫光电子档案事业部），是一家专注于信息资源管理领域研究和实践的高新技术企业，紫光档案依托于清华大学雄厚的技术背景和研究开发实力，立足档案信息领域，以自有知识产权软件和应用开发为主，为广大的用户和合作伙伴提供先进、专业、稳定的档案管理系统，可靠而安全的系统集成和优秀而完善的档案数字化增值服务。扎根清华沃土，服务档案事业。1994年起从清华大学承担的“工程图纸智能处理和管理系统”、国家“八五”和“863”高科技项目，发展到拥有上千家大型用户的“清华紫光电子档案管理系统TH-AMS”系列产品；从单一的科技档案管理，发展到综合档案管理、企业档案管理和数字档案馆。我们和广大的档案工作者一样，见证着数字档案发展的历史，并不断研究着信息资源发展的未来。我们用十多年的技术积累和从业经验，不断丰富和完善我们的产品；广大的用户和我们一起实践着电子档案的发展；我们核心团队的知识和经验，在不断的探索和应用中得到丰富和成熟。前言感谢您选择《清华紫光综合档案管理系统TH-AMS标准版》！清华紫光综合档案管理系统TH-AMS是北京紫光启明信息技术有限公司（清华紫光电子档案事业部）自主研发的电子档案管理系统。TH-AMS系列产品在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，以档案管理理论为指导，根据对全国市场、众多行业需求、各种档案业务的理解，建立起面向政府机关及企事业单位的通用档案业务模型。清华紫光综合档案管理系统支持多模式归档文件整理，多全宗管理模式，跨库检索查询等功能，并实现了与在线OCR、全文检索、双层PDF/CEB技术、数据交换、图形图像处理、流文件浏览等新技术的集成。系统采用C/S和B/S混合结构分为：档案业务部分、系统维护部分和信息服务三部分。其中档案业务部份包括：文件管理、收集整编、档案管理和开发利用，涵盖了档案业务处理的全过程；系统维护部份提供如下定制工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制；信息服务部份主要包括：消息平台和档案专业网站。信誉保证如果您在使用《清华紫光综合档案管理系统TH-AMS标准版》过程中发现了什么问题，或者对该产品的某些功能有更好的改进意见，敬请拨打《清华紫光综合档案管理系统TH-AMS标准版》产品技术支持热线电话或发送E－mail给我们（参照用户回执卡上的联系方式）。请您按照用户回执卡的要求将其填写完毕，并邮寄回北京紫光启明信息技术有限公司（清华紫光电子档案事业部），以便日后获得更多的技术支持和版本升级服务。版权声明本产品包装内的所有文档（下称相关文档），包括电子文档，其中的信息如有更改，恕不另行通知。虽然已尽力确保相关文档的完整性和准确性，但北京紫光启明信息技术有限公司对相关文档的内容不作任何保证，包括任何暗示的保证。北京紫光启明信息技术有限公司对相关文档中包含的错误或遗漏，或者因使用相关文档引起的任何损失概不负责。未经北京紫光启明信息技术有限公司许可，任何人或组织均不得以任何手段与形式对本手册内容进行复制或者传播。本文档中所涉及的其它商标或产品名称均为各自所有者的商标产品名称。清华紫光综合档案管理系统使用手册11概述系统简介与特点系统简介系统整体概述清华紫光综合档案管理系统是由北京紫光启明信息技术有限公司（清华紫光电子档案事业部）研制和开发的具有自主知识版权档案管理系统，该系统统主要分为两大部分：档案业务部分和系统设置部分。其中档案业务部份包括：文件管理、收集整编、档案管理和开发利用四部份，涵盖了档案业务中的收集整理、日常管理和信息开发利用工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，这部份功能系统设计得简单实用、方便快捷，档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。系统设置部分主要提供了一套系统的定制工具，可以针对不同行业的档案管理需求和规范，定制符合用户本单位使用的档案管理系统，可定制的内容包括：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制等。主要针对项目实施人员、或对本单位档案业务熟悉的系统管理员。系统设置部分功能强大，可以将用户单位的档案管理规范和制度通过定制实现，用系统保障使用人员对规范和制度的执行，确保档案的业务流程有序地进行。将档案业务和系统设置的功能分开，就可以针对不同的使用者，将档案业务部分的使用和操作做得简单方便，使非计算机专业的人员可以轻松掌握系统，同清华紫光综合档案管理系统使用手册2时可以将用于专业人员的系统设置功能做成一个档案管理的平台，提供给专业人员一个功能强大的定制工具包，这样系统就实现了功能性和易用性的完美结合。知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。清华紫光综合档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管理发展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文件的收集整理和开发利用、侧重于各种知识管理方式和结构的定制工具的提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。系统特点系统如下：1.使用简单方便，完全按照档案管理的业务组织功能模块，并且使用方便快捷，在一个界面下面实现了所有功能，而不需要切换不同的模块和界面；同时数据的展现形式更加形象直观，为资源管理器风格，用户对档案数据的结构和操作一目了然；2.增加了文件管理子系统，可以对归档前的文件进行管理，这样不仅提供了各归档部门对自身文件的管理手段，而且实现了文档的一体化；3.可以实现分散整理、集中整理和混合模式的归档文件整理流程，更加灵活和适应未来的变化；4.针对大型集团企业，可以实现集中存储、集中应用的多全宗集中式管理；5.档案数据的存储更加安全可靠，可以选择存在数据库中，也可以以文件清华紫光综合档案管理系统使用手册3系统方式存储在文件服务器上；6.用户的机构和权限管理功能更加强大和灵活，同时又不失管理的方便性，增加了角色的概念，可以通过角色进行方便的赋权；7.应用和开发平台得到全面升级，新系统全面支持新的操作系统和数据库平台；8.数据库的结构设计、数据的存储和查询效率得到了更好的优化和提高；9.更加注重档案的收集整理和开发利用，可以根据规则实现自动整理，并为档案管理人员对档案信息的提炼提供了更好的工具；10.预留与各种新技术的接口在线OCR技术全文检索技术数据交换技术流数据文件浏览技术和其它信息管理系统的接口系统的技术架构系统架构系统采用C/S和B/S混合结构，其中提供网上用户利用的部份采用B/S方式实现，这部份用户量大，采用B/S方式对用户的使用和系统的维护都提供了很大的方便；档案业务部份是通过C/S方式实现的，这部份采用C/S方式具有更强的安全性和使用方便灵活性，可以提供更强大的对数据操作的功能，主要针对档案部门的档案管理人员。清华紫光综合档案管理系统使用手册4系统基础操作系统登录和退出系统的登录和退出都是标准的WINDOWS风格，只需要输用户名和密码就可以登录系统，用户名和密码是由系统的权限管理进行控制的。不同角色用户登录系统以后所看到的用户界面是一致的，系统对用户的操作权限进行了控制，看到和访问的数据不同。系统的登录界面如下图所示：系统界面说明登陆后，显示的系统主界面如下：清华紫光综合档案管理系统使用手册5上图为档案系统的主界面，与OutLook的界面风格相同，主要分为功能区和数据区。功能区主要指软件的功能菜单和功能图标；数据区主要是系统所要操作和展示的档案数据。功能区分为左侧菜单和顶行菜单2部份，左侧菜单包含了系统的三级菜单，一级菜单以条状菜单为主包括：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和系统维护5个一级菜单。二级菜单和三级菜单以图标的方式体现，用鼠标点选二级菜单，如果没有三级菜单，则直接进入功能操作，如果有三级菜单，则会打开三级菜单图标。顶行菜单是左侧菜单中的常用功能操作，会随着选择不同的左侧菜单功能而变化。数据区也分为两部份，目录树和数据区，目录树显示了档案数据的组织结构，通过选择目录树上的节点，可以控制数据区中显示的档案数据范围，就像WINDOWS系统中的资源管理器一样。目录树可以由档案管理员进行定制，也可以是档案的分类表，可以根据用户的使用习惯进行选择切换。数据区按照案卷、卷（盒）内文件和散文件分成3个区域，一目了然。这种界面风格将所有功能都列于同一界面之下，使用简单方便、展现的信息清华紫光综合档案管理系统使用手册6量大，不需要来回切换模块，就象把所有工具和材料都放在了一个大桌面上，随手可以拿来使用。2文件收集功能模块的使用业务操作文件数据的增删改如上所述操作进入用户所需的数据区后，点击快捷命令栏中的“增加”按钮，则在相应数据区内增加一条空数据项（著录条目），用户可在数据区内手动输入相应的著录字段信息；在数据区内选中一条数据项点击“删除”按钮，则删除此条选中数据（删除后数据暂时存入回收站，用户需手动清空回收站进行彻底清除）；在数据区内选中一条数据项点击“编辑”按钮，则弹出数据录入卡片方式对话框，如图所示：电子文件信息电子文件预览著录字段清华紫光综合档案管理系统使用手册7清华紫光综合档案管理系统使用手册8清华紫光综合档案管理系统使用手册9清华紫光综合档案管理系统使用手册10清华紫光综合档案管理系统使用手册11在此对话框中的上部显示所有可见的著录字段，下部的电子文件信息框中挂接此条数据项下的电子原文并显示电子原文的标题信息、扩展名和添加此原文所使用的配置名称（有关服务器的挂接配置详见“5.5.7参数设置”下的“服务器配置”）；电子文件预览框可显示出用户所选电子原文的预览图，下面介绍各按钮的清华紫光综合档案管理系统使用手册12功能：【退出】退出登记（修改）卡片【第一条】显示该数据范围内的第一条数据【上一条】显示当前数据的上一条数据【下一条】显示当前数据的下一条数据【最后一条】显示该数据范围内的最后一条数据【增加】自动增加一条空白数据【保存】保存用户所对数据做的修改【撤销修改】撤销用户对数据的修改数据检索检索是档案管理员日常的工作之一，系统为用户提供了方便快捷的查询工具，点击工具栏上的【检索】按钮，查询界面如下图所示系统提供了“直接查询”和“组合查询”两种检索方式。“直接查询”用户可以直接将要查找的信息填写到“字段信息”后面的编辑框中，在中间选择操作符，点击上方的【检索】按钮开始查询。如果用户不是十分明确要查找的信息属于哪各字段可以将信息填写在“任意字段”后，点击上方的【检索】按钮开始查询这样实现的查询也叫模糊查询。在“组合查询”方式下用户可以设置多个查询条件进行复合查询。清华紫光综合档案管理系统使用手册13在对话框里可以设置多个条件进行多条件复合检索：1.在“字段名”下拉框中选择字段名；2.在“运算符”下拉框中选择运算符；“等于”指用户所选字段名的值等于用户输入的条件值；“不等于”指用户所选字段名的值不等于用户输入的条件值；“大于”指用户所选字段名的值大于用户输入的条件值；“小于”指用户所选字段名的值小于用户输入的条件值；“大于等于”指用户所选字段名的值大于等于用户输入的条件值；“小于等于”指用户所选字段名的值小于等于用户输入的条件值；“包含”指用户所选字段名的值包含用户输入的条件值；“不包含”指用户所选字段名的值不包含用户输入的条件值；“为空”指用户所选字段名的值为空；“不为空”指用户所选字段名的值不为空。3.在“条件值”编辑框中输入字段中需要查找的条件值即可（根据选择的运算符不同输入此字段的全部或部分的值）。4.设置好一个检索条件后点击【添加检索条件