收发快递(件)管理办法

快递（件）收发管理规定1．目的规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，降低运行风险，控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、高效。2．适用范围适用于公司全体员工。3.定义：快递物品：指公司员工因工作需要，寄送文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。3．权责3.1人力资源部负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务。3.2收发快递相关人员必须遵照本规定执行。3.3各部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。4．内容4.1寄件流程4.1.1快递公司的选择：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，合理、准确地选择性价比高的快递公司。4.1.2填写快递单：由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。前台对寄件人所选快递公司的合理性进行审核，不合理的前台给予建议选择合理的快递公司，选择快递公司填写快递单检查并包装将快递件交前台核查快递公司取件整改寄件人重新填写快递单。4.1.3检查与包装：人力资源部负责对寄件的检查审核，并把所寄物品的属性进行详细登记，检查审核通过后，由寄件人按照快递公司的包装要求进行包装，并把快递单贴于包装盒上。4.1.4前台（电话）通知快递公司来公司收件，快递公司收件人审核包装，若包装不合格拒收，由寄件人重新包装。4.2寄件相关规定：4.2.1物品分类与快递公司选择参照表：序号寄件类型选择快递公司1A类：紧急件发顺丰快递2B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）发EMS或顺丰快递3C类：普通件（如资料、文件、普通产品样品与配件等）发一般的快递公司4D类：普通信函、贺卡等邮政（发平信）4.2.2重型配件（达5kg以上的非贵重配件）、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件，分管副总审批后可选顺丰快递等邮寄方式。4.2.3普通信函、贺卡等均选邮政，以平信方式邮寄。4.2.4严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。4.2.5严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。4.3相关人员职责4.3.1寄件人应合理、负责地选择快递公司，并准确清晰的填写快递单。4.3.2寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查，核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括：是否为私人件、是否私自寄送公司产品（文件）、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人，按要求整改好后再予以寄发。4.3.3若所寄发物品较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，寄件人必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。4.3.4人力资源部负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确，预审包装是否合格及快递物品的价值（达到报价额度的应提醒寄件人进行报价寄发）。4.4费用管控4.4.1保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000至10000万元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物品发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。4.4.2所有发件费均挂到发件部门，月底前台提供发件清单，并做好费用统计，发件部门负责人签字确认。4.4.3对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交分管副总确认后报人力资源部。4.4.4人力资源部对公司整体快递费进行管控。4.5前台收件规定4.5.1不需支付到付快递费的快递收件由前台签收、登记后，及时通知相关部门责任人签字领取。4.5.2需支付到付快递费的快递收件，前台应及时联系收件人或并办理付款手续。4.5.3贵重物品和公司秘密文件原则上由前台通知收件人到前台自领，如收件人无法领取时，由前台与收件人确认后再办理代收手续。4.5.4前台签收所有快递件必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在可通知部门相关人员直接签收。4.5.5公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对账和查询。4.5.6为了保证前台已签收快递的安全和维护公司前台的形象，要求收件人或委托人必须在前台通知后即时将收件从前台领走（下班签收的快递除外），如果当天未领走的，每超1天对收件人罚款50元，。4.5.7前台已签收的快递件并通知收件人来领取的，如当天未领走造成遗失或损坏由收件人自行负责。4.6遗损件索赔4.6.1寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。4.6.2前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。