学生会第五届第二任团学秘书部干事培训PPT

公共管理学院团委学生会秘书部干事培训1.公文的简单排版2.常委会会议材料的简单排版3.通知及电话的相关事宜4.日常办的礼貌用语等相关事项公文的三种发文字号1.公管青发：常规性正式公文，主要是制度性文件2.公管青秘：常规性正式文件，主要是工作安排等短期性文件3.公管青：挂院网的非正式公文一、公管青发的排版（一）发文字号1.位置：居中、表头下方空2行、字体大小为3号2.汉字字体：仿宋GB2312数字字体：TimesNewRoman3.符号：六角号（在英文半角状态下输入）（二）标题1.位置：发文字号下空两行、字体大小3号、居中2.字体：宋体、加粗、二号3.行距：固定值36磅（三）抬头1.位置：标题下方空一行、字体大小3号、顶格书写2.字体：仿宋GB2312、三号、冒号半角状态下输入（四）根据实际提出的一些说明或要求1.字体：仿宋GB2312、三号2.行距：单倍行距3.段落：首行缩进2个字符(五）签发日期1.位置：说明下方空3行、大小3号、右对齐且右缩进6个字符2.字体：仿宋GB2312、3号3.注意：年份为“二〇一〇”的表达方式，月份不能为阿拉伯数字（六）正文1.标题：宋体、二号、加粗、居中、单倍行距2.正文内容：（１）位置：标题下空一行、大小３号（２）字体：仿宋GB2312、３号（３）段落：两端对齐首行缩进２个字符、行距为单倍行距或1.5倍行距（可视情况作适度调整）（４）副标题：黑体、３号（七）主题词1.字体：宋体、３号2.词间距：２个字符（八）版面页边距：上6.2cm下3.5cm内2.8cm外2.6cm页眉：1.5cm页脚：2.5cm方向：纵向装订线：左（九）补充1.数字字体都是TimesNewRoman2.符号都需在半角状态下输入3.公文页数始终是双数4.序号：“一、…（一）…1、…（1）…①…”二、公管青秘的排版1.公管青秘的排版与公管青发的排版大致相同，但也存在不同之处。2.不同（1）发文字号位置：表头下方、右对齐（2）标题位置：发文字号下方空一行、大小３号行距：单倍行距（3）版面页边距：上3cm下2.6cm内2.6cm外2.4cm页眉：1.5cm页脚：1.6cm三、常用文体排版标准（一）页面设置文件页面设置按以下路径打开：文件/页面设置（此为office2003版本下的打开方式，office2007版本略有不同，在此不赘述）1、页边距：上下左右都为2.4cm装订线0cm，装订线位置：左2、版式：（1）距边界：页眉1.2cm，页脚：1.2cm（2）文本对其方式：两端对齐•3、纸张•标准A4纸•4、行距•1.0倍或1.5倍行距，可视具体情况选择。•备注：在word默认情况下，一般只需要设置页边距和行距两项数据指标。•三、正文内容格式要求•1、标题：华文中宋，三号，加粗居中；•2、标题下空五号大小一行；•3、数字、字母字体：TimesNewRoman，时间的冒号在半角状态下输入；•4、二级标题：标题前空两格，标题为黑体、五号、加粗；•5、正文：宋体、五号，首行缩进两个字符；•6、正文各部分内容之间视情况空出五号大小一行；•7、正文结束后，在落款和日期前空出五号大小三行，特殊情况下可视情况调整；•8、落款和日期不采用右对齐的段落格式，而是输入空格，直到自动跳至下一行前为止；年份为“二〇一〇”的表达方式，月份不能为阿拉伯数字，其位置处于落款中下方左右；•9、各级标题的序号从高级到低级一次是“一、…（一）…1、…（1）…1…”，其下如果还有列项，则用小写英文字母表示。如果级别不多，则可在第二级是使用“1、…”，然后再使用后面的序号。四、通知及电话相关事宜（一）发通知和打电话时应注意礼貌，以个人名义发信息或打电话时应先表明身份。再说通知事宜。如：师兄/师姐你好！我是（公管学院团学）秘书部的干事×××。现有一份××活动的邀请函，已放到你的宿舍楼下，请你尽快领取。谢谢！（二）若是对团学内部的群发短信，则开头应为“常委/部长/委员你好！”；结尾应为“收到请回，谢谢！”署名应为“团学秘书部”。如：常委你好！明天（×月×日）×时将在团学办公室召开××会，请准时出席。收到请回，谢谢！团学秘书部（三）某些通知，如：“团学各个部门的通知”、“秘书部内部人员通知”、“秘书部例会通知”等，由专门人员负责，其他人员不得发送。（四）以“团学秘书部”为名义的通知，应在发送完毕后，告知负责登记的同事，登记通知发送的时间和内容等相关信息。五、日常办公的礼貌用语及相关事宜（一）注意礼貌，见到老师、师兄、师姐们需问好。（二）当老师或师兄、师姐们有需要时，应主动帮忙。（三）值班应准时，按时签到、签走。（四）值班时应及时了解近两天活动室的借用情况、（五）每个班次值班的人员，应及时了解上一班同事所交代的任务，并及时完成。（六）查看近期公文，派发给当天值班的同事。（七）做好档案柜的管理，做好档案借阅登记。（八）发现有问题或不懂时，应及时告知师兄、师姐。（九）保持值班室的环境卫生，下班时应及时清理值班室内的垃圾。