6档案管理培训

金鹰国际物业GEPM档案管理培训2006.5一、概述统一编号统一分类统一管理1.档案的分类管理处（1）创优档案（九大方面）（子公司）（2）贯标档案（ISO9001为主线）工程部（3）基建设备档案人事部（4）劳资、人事、培训档案综合部（5）文书、声像档案财务部（6）会计档案金鹰国际物业GEPM金鹰国际物业GEPM2.档案编号档号（1）GW—金物CY—创优YZ—扬州101（前1—大类后1—大类顺序号01—总的顺序号）（2）GW·GB/XZ4.2.3/01-1（3）GW·WS/ZH·（年代）或（分类号）/01-13.案卷题名：基础资料文件控制4.保管期限：短期（0-5年）长期（5-15年）永久（15年以上）5.密级：一般机密绝密6.编制日期7.检索工具：总帐卷内文件目录金鹰国际物业GEPM档号：GE.GB/HZ.4.2.3/01-01文件控制保管期限：长期密级：一般编制日期：2006.5.字体：宋体字号：三号效果：加粗字体：黑体字号：50.5效果：加粗字体：黑体字号：18.5效果：加粗以ISO9001为主线1.4.质量环境安全管理体系2.4.2.3文件控制3.4.2.4记录控制4.5.管理职责5.5.5.3内部沟通6.5.6管理评审7.6.1资源提供8.6.2人力资源9.6.3基础设施10.6.4工作环境11.7.1产品实现的策划12.7.2与相关方有关的过程金鹰国际物业GEPM以ISO9001为主线13.7.3设计与开发14.7.4采购15.7.5运行控制16.7.6监视和测量装置控制17.8.2.1顾客满意18.8.2.2内部审核19.8.2.3过程的检测和测量20.8.2.4产品的监视和测量21.8.3不合格品、事故、事件和不符合控制22.8.4数据分析23.8.5.2纠正措施24.8.5.3预防措施金鹰国际物业GEPM以示范大厦为主线1.基础管理2.房屋管理与维修养护3.共用设备管理4.综合要求5.供电系统6.弱电系统7.消防系统8.电梯系统9.给排水系统10.空调系统金鹰国际物业GEPM以示范大厦为主线11.供暖系统12.共用设施管理13.保安及车辆管理14.环境卫生管理15.绿化管理16.精神文明建设17.管理效益金鹰国际物业GEPM金鹰国际物业GEPM二、物业管理档案的含义物业管理档案是指物业管理企业在其职能管理活动中形成的具有查考保存价值的各种文字、图表、音像等各种形式的历史记录。金鹰国际物业GEPM三、基本要求1.物业管理档案管理是物业管理工作的重要组成部分。物业管理企业应对物业管理档案实行集中统一管理，维护档案的完整、准确、系统和安全，实现物业管理档案的有效利用。2.物业管理企业应设立或确定相应的档案管理机构，确定一名负责人分管档案工作，配备适应档案管理需要的专（兼）职档案工作人员。配备必要的档案装具设备，设置符合防火、防盗、防光、防尘、防潮湿、防高温、防有害生物等保管要求的档案库房。3.物业管理企业档案管理工作的专（兼）职人员应当参加档案专业知识培训，并取得市档案行政管理部门颁发的档案管理岗位资格证书。三、基本要求4.物业管理档案归档要求（1）归档的文件材料必须准确地反映物业管理各项工作的真实情况，符合其形成规律，保持文件材料之间有机联系，并做到齐全完整。（2）归档文件应做到字迹清楚，图表清晰，签署印章完备，以原件为主。（3）归档文件材料整理完毕向档案部门移交时，应办理移交手续。金鹰国际物业GEPM金鹰国际物业GEPM三、基本要求5.物业管理档案归档时间（1）各项管理方面的文件材料，在形成的第二年六月底之前整理归档。（2）物业产权人（业主）档案应随物业产权人的变化随时整理归档。（3）基本建设工程方面的文件材料，开发建设单位在项目竣工验收后30日内，应向前期物业管理企业移交，待物业管理委员会成立后，前期物业管理企业应在10日内向物业管理委员会或经物业管理委员会同意，向其招标选定的物业管理企业移交。（4）设备仪器及维修等方面的文字材料，在维修任务完成后进行整理归档。金鹰国际物业GEPM三、基本要求5.物业管理档案归档时间（5）会计材料由财会部门保管一年后整理归档。（6）音像材料在摄录完毕后整理归档。（7）物业管理委员会的文件材料，应随工作完成情况随时整理归档。金鹰国际物业GEPM三、基本要求6.物业管理企业应从实际出发，根据本单位物业管理特点，制定具体的物业管理档案分类方案和归档范围及保管期限表。7.物业管理档案的整理、编目、鉴定、统计工作应按照国家、省、市有关档案标准和规定执行。8.物业管理档案装具应采用统一的标准档案装具。9.物业管理企业应积极开展档案利用工作，编制必要的检索工具，努力提高物业管理档案的科学化、现代化管理水平，更好地为物业管理服务。10.物业管理企业的任何部门及个人不得私自涂改、伪造、损毁物业管理档案，不得将物业管理档案据为己有。对违反规定，造成损失和影响的，档案行政管理部门将依据《档案法》等有关规定给予相应的行政处罚。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围综合管理形成的文件材料1.上级机关及主管部门下发的有关物业管理方面的文件材料。2.本企业及其内部职能部门在活动中形成的年度计划、总结和有关专题报告。3.本企业形成的各项管理工作标准。4.有关本企业机构设置、更改名称、启用印章、人员编制、组织机构设置方面文件材料。5.有关本企业人员录用、转正、调资、定级、职务任免、奖惩等文件材料。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围综合管理形成的文件材料6.本企业制定的有关工作条例、章程、管理制度等文件材料。7.有关本企业职能工作的各种汇总统计报表和统计分析资料。8.本企业有关业务工作的请示与批复文件材料。9.本企业与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。10.有关本企业资质、工商注册、物业收费、管理委托、小区验收等批复、证件材料。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围综合管理形成的文件材料11.物业管理质量体系认证、达标创优等有关文件材料。12.有关信访、投诉及处理的经过、结果、报告、复函等文件材料。13.有关社区开展精神文明建设活动的各种公约、协议、规章、合同、计划、组织建设以及各种便民服务活动、文化活动等材料。14.其他有关物业管理方面的具有保存及查考价值的文件材料。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围物业产权人委员会形成的文件材料1.物业产权人委员会召开会议形成的文件材料。主要包括会议筹备、选举、换届、变更情况、人员分工情况；会议制定颁布的各种通知、决议、决定；会议形成的各项报告、各种记录、纪要、简报。2.物业产权人委员会采用招投标选聘物业管理企业形成的文件材料。主要包括选聘方案、标书、标底、评标结果、中标协议书、有关合同、招标会议记录等。3.物业产权人委员会综合管理形成的文件材料。主要包括物业产权人委员会制定的各项规章制度、公约、章程等。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围对物业产权人进行服务管理形成的文件材料1.每户物业产权人或使用人的家庭自然情况。2.物业产权人入住凭证及商品房销售合同（房屋、车库）。3.物业公司与物业产权人签订的供暖合同、公共契约。4.房屋装修、维修有关材料。5.物业产权人各种交费、权属变更材料。6.与物业产权人有关的其他材料。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围物业管理区域内各种建筑物及公共场地基本建设、维修文件材料1.房屋基本建设文件材料：包括物业管理区域内各种住宅房屋、办公房屋、商用房屋，以及为其服务的锅炉房、水泵房、供电房、操作间、设备间等各种房屋的各种竣工图纸和文字材料。其中文字材料部分主要有：项目批准文件、开工报告与图纸会审变更、原材料合格证与试验报告单、地基与隐蔽工程记录、试件强度试验报告与定位测量记录、工程质量评定与竣工验收证明等文字材料。图纸部分主要有：小区平面规划图、竣工总平面图、建筑竣工图、结构竣工图、上下水竣工图、暖气与煤气竣工图、通风与空调竣工图、电气与电梯竣工图、动力与照明竣工图、地下管网竣工图、其他竣工图。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围物业管理区域内各种建筑物及公共场地基本建设、维修文件材料2.公共场地基本建设文件材料：公共场地是指为全体物业产权人共有并为其服务的场地。包括休闲广场、文体娱乐场所、小区道路、花园草坪、绿化场地、停车场地等。公共场地文件材料主要包括图纸和文字说明等。3.房屋与公共场地维修文件材料：包括房屋大、中、小修、零修、急修的报告，审批材料、维修计划、材料计划、预算决算等材料；维修过程中的记录材料，包括各类责任人、维修设计方案及图纸、检查验收记录、问访记录等；公共场地维护情况、利用情况的文字材料及图纸。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围公用设备仪器、维修文件材料1.公用设备仪器文件材料：公用设备仪器是指为物业管理服务的各种交通设备、电器设备、机械设备、通讯设备、办公设备、消防设备、保安设备、供暖、供水、供电设备等。公用设备仪器的文件材料主要有：设备的开箱验收证明书、验收单、设备仪器安装说明书、使用说明书、产品合格证书、产品原理图、系统线路图、配件、备件图册及随机材料；设备仪器安装、调试和验收形成的安装任务书、试车记录、安装调试验收单、安装基础竣工图、安装验收移交单等材料。2.设备仪器维修文件材料：设备仪器运转情况记录、维修计划、维修记录、更换易损件图册、外购备件明细表、修理完工通知单、质量检查记录、事故报告单及处理结果材料、设备仪器改装、报废形成的材料。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围财会管理方面形成的文件材料财会管理文件材料是指物业管理区域内各种物业管理服务费、维修维护基金、利息。其他经营收入、划拨等资金收入情况和使用情况的原始材料。包括各种凭证、账簿、年度预决算报表、计划审批、会计档案移交、保管、销毁清册等材料。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围各种实物档案1.获得国家、省、市的表奖的各类奖杯、奖状、奖牌（匾）、锦旗、证书等实物。2.反映企业精神标识、徽章等实物。3.其他具有保存价值和纪念意义的实物。4.各级领导及知名人士的题词、题字、贵宾签到簿等。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围音像档案1.反映本企业概貌的音像材料。2.反映本企业历届领导班子成员基本情况的音像材料。3.反映本企业重大活动及主要职能活动的音像材料。4.上级领导视察本企业及物业管理活动的音像材料。5.本企业召开各类重要会议的音像材料。金鹰国际物业GEPM四、物业管理文件材料归档范围音像档案6.本企业开展各种社区文化活动的音像材料。7.本企业开展各种教育培训的音像材料。8.有关突发事件和重大事故的音像材料。9.反映物业管理园区景观的音像材料。10.本企业形成和获得各种荣誉的实物音像材料。11.其他具有保存价值的音像材料。五、文件控制程序1.目的对与公司整合型管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场地使用有效版本的文件2.范围适用于整合型管理体系有关的文件和资料，包括适当范围的外来文件的控制3.职责3.1品质与发展部负责公司质量和环境管理体系文件的统一管理，并负责组织作业文件及整合型管理体系有关的文件的编写、发放、更改、控制和管理。3.2各部门负责本部门作业文件的编制、对本部门管理文件及记录等进行管理和控制。金鹰国际物业GEPM五、文件控制程序4.工作程序4.1文件和资料的分类、编号及标识4.1.1文件和资料的分类如下4.1.1.1《管理手册》和《程序文件》4.1.1.2其他第三层次文件（作业指导书、管理规定等）和第四层次文件（记录表格）4.1.1.3专业技术性文件和有关资料（包括内部和外部文件）4.1.2为文件易于识别、清晰可辨，由品质与发展部制定《体系文件编码规定》，经管理者代表批准后执行。4.1.3文件发放时，除管理手册在封面受控状态一栏中加盖蓝色“受控”或“非受控”印章，其他均在有效文件的封面或首页右上方加盖蓝色“有效版本”印章，并说明分发号后进行登记编号和签收。金鹰国际物业GEPM五、文