高速公路建设项目立卷归档整理规范

1河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范第一章总则第一条为规范我省高速公路建设项目文件材料的立卷归档工作，确保工程建设项目档案的质量，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定》（DA/T28—2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）和《交通档案管理办法》（交办发[2005]431号）等有关规定，结合我省实际制定本规范。第二条本规范适用于全省新建、改建和扩建高速公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。其它公路建设项目，大、中修工程可参照执行。第三条高速公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料的总称，对建成后工程管理、维护、改建、扩建具有保存、查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录。2第四条本规范所称高速公路建设项目档案，是指经系统化整理并归档的公路建设项目文件材料。本办法所称项目法人，指负责管理高速公路建设项目的省高速公路管理局（集团）和各设区市交通主管部门。项目管理执行机构，是指代表项目法人实施高速公路项目建设的管理部门。第二章文件材料的收集第五条高速公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（施交公路发[2010]65号）公路建设项目文件材料归档范围的有关规定执行。高速公路建设项目文件材料排列按照本规范附件1执行。第六条各有关单位要按照收集归档责任分工，建立健全建设项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度。第七条各参建单位按照高速公路建设项目不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。其中，合同段应按施工准备、单位（分部、分项）工程施工工序及交工验收文件材料的自然形成过程，分门别类，做好同步收集归档和预立卷工作。第八条高速公路建设项目文件材料收集要求（一）原始性。收集归档的高速公路建设项目文件材料是一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，应为原件。其中，项目立项审批等文件材料，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文3件材料为复印件的，复印件上须加盖销售单位印章并注明原件存放处，则可归档保存；热敏纸传真件，需复印保存，复印件应清晰。（二）完整性。收集归档的高速公路建设项目文件材料要能全面、准确地反映工程建设的实际过程。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。（三）真实性。现场记录，同步进行。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存。（四）准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。表单填写内容规范，使用部位标注清楚。（五）规范性。实验检测表格填写内容规范，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，书写工整，字迹、线条清晰，修改规范，纸张优良，规格基本统一，禁止使用不耐久字迹材料（如圆珠笔和铅笔等）书写、签批。第九条数码照片在记录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片，填写详细说明一并归档。电子文件和数字化档案应使用不可擦写光盘保存。第十条项目管理执行机构需配备必要的计算机等设备，建立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作的档案管理系统。已使用电子文件系统操作的单位，电子文件和纸质文件要同步归档；如无条件形成电子文件的，可采取图像扫描方式，形成数字4化档案。第十一条预立卷方法。（一）项目管理执行机构形成的文件材料预立卷方法。立项和准备阶段按照审批事项的内在联系和相关手续办理过程分别收集；项目管理执行机构施工阶段管理性文件可按质量控制、安全管理、进度控制、费用控制、会议文件等分别收集，按照问题结合时间进行预立卷。（二）设计阶段文件材料预立卷方法。设计阶段按照设计的不同阶段，结合设计文件的具体内容，按照时间顺序分别收集，进行预立卷；（三）各合同段施工文件材料收集及预立卷方法。综合性文件：合同段的总体开工报告、施工组织设计、施工方案、图纸会审及技术交底、设计变更、施工日志、工程定位（水准点、基准点、控制点）的测量及复核，交工验收及工程总结可以合同段为单位集中收集，并按工作程序，结合问题进行预立卷；原材料及产品合格证明文件：如是同一单位工程共用的，可按单位工程集中收集，按照产品种类分别进行预立卷；如果是某一分部工程专用的，应归入相应部位，按产品种类分别进行预立卷；以该合同段为单位、分部及分项工程质量评定表可按照程序结合问题，分别集中预立卷；标准试验及工艺试验可按单位工程集中组卷；抽样试验应按5分部或分项分别收集预立卷；变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总预立卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档案档号对照一览表（见附件2）；单位工程交工验收文件及工程总结按合同段集中收集，按单位工程分别预立卷。（四）施工原始记录文件的收集方法。依据分项（工序）分部、单位工程划分情况确定预立卷类目，并依此分别设立预立卷文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内，进行施工原始文件材料收集和预立卷。（五）施工单位与项目执行机构、监理往来文件收集及预立卷方法。应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档；如属监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令，以及施工单位就整改要求落实情况的回复，应归入相关工序，连同该工序其它施工过程原始记录文件一并收集预立卷。第三章竣工图的编制第十二条竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可。竣工图规格为A3纸(420mm×297mm)装订,图纸允许加长，但不准加宽；模湖不清的图纸应重新绘制，全部合格后再装订（竣6工图封面样式和竣工图样式见附件3）。如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，要明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。第十三条竣工图应全面、准确、清晰地反映工程竣工时的实际情况，图物相符。其内容应与施工图、设计变更、材料变更、施工及质检记录相一致。竣工图编制说明须包括承包工程主要建设内容，完成工程量、执行的规范标准、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况。第十四条竣工图在设计文件的基础上编制，施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；第十五条凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。利用施工图更改必须注明更改依据和更改日期；并把图号的第一拼音字母S（原代表施工图）改为J（代表竣工图）。凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。第十六条竣工图的更改方法（一）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制；利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号；无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。7（二）更改应用黑色墨水或碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔书绘。（三）重复使用的标准图、通用图，可不编入竣工图，但必须在图纸目录中列出图号，标明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。原设计采用通用图的构造物，在实施过程中，由于某种原因或经监理工程师同意，未采用该通用图或对通用图作了必要修改的，则竣工图纸必须重新绘制。第十七条竣工图中必须增列设计与竣工工程数量对照表，表中竣工数量必须与计量支付相符。第十八条设计变更一览表中，应包括变更文件所在卷号与相应变更后的竣工图所在的卷号。变更图纸应排列在竣工图表的前面。一张更改通知单涉及多张图纸的，或图纸不在同一卷内的，应在备考表加以说明。第十九条竣工图所用图例和图幅应与原设计图一致。竣工图表中的字体，总目录、总说明各种字体均采用激光打印机打印。第二十条竣工图章的使用(一)竣工图章尺寸为80mm×60mm，内容有：编制单位、编制人、技术负责人、编制日期和监理单位、监理人组成（竣工图章样式见附件7）。(二)竣工图章签字要求本人手写签名，填写齐全，不得代签。(三)竣工图应逐张加盖竣工图章。竣工图章应使用不褪色红8印泥，盖在右下方的空白处。如竣工图正面无空白处，可盖在图的背面左下角。第四章文件材料的整理第二十一条建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料预立卷的基础上，按照项目档案整理有关规范要求，遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，编目规范，便于保管和查找利用。第二十二条对预立卷中相关文件，进行系统化整理，以保持该类目中相关文件的有机联系。收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。第二十三条隐蔽工程及重要施工活动，应同时形成声像材料。第二十四条附属设施形成的文件材料也要进行收集整理后统一归档。第二十五条卷内文件材料按以下要求进行排列：(一)立项审批文件批复在前，请示在后，相关审查及专家评审文件材料按照重要程度依次排列。(二)设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查及专家评审文件材料依次排列。（三）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。9(四)项目管理执行机构及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映的问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。（五）施工质量控制文件1、合同段施工准备文件材料按照合同段开工申请及批准文件(含施工组织设计方案)、交接桩记录、控制点复测成果和控制点加密导线点成果文件、技术交底、图纸会审文件、测量设备检验证书及工地实验室资质证书文件等依次进行排列。2、原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。3、按专业结合时间依次进行排列。4、变更文件按照文号顺序依次进行排列。5、各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。6、按照单位(分部、分项)工程分别整理组卷的文件材料，依照单位(分部、分项)工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。7、合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、各项工程总结依次进行排列。8、竣工图按照单位工程结合图号依次进行排列。9、设备安装及调试文件按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。(六)监理文件101、监理管理文件按照文件材料所反映的问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。2、监理旁站记录和平行检验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。3、监理日志按照监理工程师和日志形成时间依次进行排列。(七)计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。(八)试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序，次进行排列。第二十六条案卷页号的编写经系统化排列的卷内文件材料，以有效内容的页面为一页，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。第二十七条案卷的构成（一）案卷，指由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。案卷由案卷卷盒、内封面（牛皮纸）、卷内目录、文11件材料、卷内备考表组成。文件材料幅面原则为A4(210mm×297mm)。打印文字材料原则采用4号仿宋体，表头标题原则采用小二号黑体，表格文字、数据原则采用5号标准宋体。（二）内封皮由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号（样式见附件4）。案卷题名——应简明、准确地揭示卷内文件内容。主要包括项目的名称、起讫里程、单位（分部、分项）工程名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。项目名称以初步设计的批复