公文函的写作

公文函的写作业务部：一、函的概念函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。二、函的特点（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题三、函的分类函可以从不同角度分类（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。四、函的结构、内容和写法由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。五、撰写函件应注意的问题函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。例文：××局销办函[**]5号广州××局：我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。可否，请批复。广州××局销售公司（盖章）价格调整联络函尊敬的客户：感谢您对我司工作的长期支持与协作，使贵我两司事业蓬勃发展，在此向您表示最真诚的谢意。所供贵司产品由其工艺特点决定了其必须批量生产。针对贵司的订单现状，我司特对整体价格进行如下调整：1、订单量在500～2000PCS之间，在正常报价基础上加价20％处理，原则上500PCS以下的订单我司不予接受。2、订单量在2000～10000PCS之间，按照正常报价处理3、订单量在10000～20000PCS之间，按照正常报价下降2％处理4、订单量在20000PCS以上，按照正常报价下降3％处理备注：原则上所下订单需在60天内提货，付款方式为月结60天转帐支付顺祝商祺！福建XXXXXXXXXX公司二00八年十二月十九日报告公司领导∕财务部：我司6月29日出货的GIN充电座上壳1406个因烫金字体与样品不符导致万利达特采扣款5%，扣款金额合计:3.24*1406*5%=228元，请调减2009年6月应收账款228元，特此申请，望批准！批准：审核：拟定：关于W118模具款支付的函深圳XXXXXX公司:贵司的一款手机项目W118，系引用凯致发展有限公司的B20-B项目模具。经确认，凯致发展有限公司的蔡总表示已经与贵司达成协议--整套模具费（附表）由贵司负责支付；目前这个项目量产已经有8个月的历史，请帮忙给予确认支付。附模具款明细表特此函告！福建XXXXXX公司2009-07-03项目名称:B20-B编号：B20-B-080912-T报价类别：□模具报价报价日期：2008\09\12序号数量名称模仁材料穴数第一次试模时间单价(元)单价（元)不含税备注11面壳S1361*120天40000PC+ABS21底壳S1361*120天42000PC+ABS31电池盖S1361*220天25000ABS+PC总计：107,000.00关于到期货款通知函尊敬的客户:福建XXXXXXXXX有限公司您好；感谢贵司长期以来的大力支持，由于我司8月5日前需还银行贷款，截止到本月贵司共到期货款为819995.57元，恳请于月底前给予安排，非常感谢之前的配合与支持。祝商祺!福建XXXXXX有限公司2009-07-15清账申请尊敬的公司领导：XXXXXXXXXX有限公司（下述简称盈烨）的K808项目，订单量较大，客户要求此项目量产达到一定的数量后，赠送前壳复制模具。经双方协议，当量产后产量达到150K套时，我司同意此条款。当前K808项目量产已超过150K套，现特申请将K808前壳复制模具款4万元作清账处理。另外K789+项目的复制模，此款模具有开两副复制模具，此项目订单量大，盈烨要求赠送其中一付前壳复制模具，该前壳复制模具款7.2万元，现特申请将K789+前壳复制模具款7.2万元作清账处理。现特申请将此款项作清账处理，我部后续不再跟进。批准：审核：申请：