公文制作与习作-教育部

經濟部經建行政人員訓練班授課老師：總務司謝司長錫銘製作日期：95年7月公文製作與習作第頁，共121頁2目錄壹、總述一、文書釋義……………………………………………………………3二、文書種類……………………………………………………………4三、文書電子化…………………………………………………………5四、文書保密……………………………………………………………7貳、文書處理一、文書處理範疇………………………………………………………10二、文書處理程序………………………………………………………10參、文書流程管理一、公文管制範圍………………………………………………………15二、公文時效管制標準…………………………………………………15三、文書稽催及相關申請表單說明……………………………………19肆、公文製作一、公文用紙格式說明…………………………………………………25二、公文製作一般原則…………………………………………………28三、公文結構及撰擬說明………………………………………………32四、其他定型化公文及表單撰擬說明…………………………………77五、公文用語及用字規定………………………………………………82六、數字使用原則………………………………………………………89七、公文字體及分項標號規定…………………………………………91伍、附錄附錄一、常用題辭表……………………………………………………92附錄二、公文程式條例…………………………………………………106附錄三、機關公文傳真作業辦法………………………………………108附錄四、機關公文電子交換作業辦法…………………………………109附錄五、國家機密保護法………………………………………………111第頁，共121頁3附錄六、國家機密保護法施行細則……………………………………116壹、總述一、文書釋義(一)公文：係指處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依公文程式條例之規定辦理。(二)文書：指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。(三)特種文書：如檢察機關之起訴書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。(四)文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）、影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，並應附加電子簽章。抄本（件）及譯本，無須加蓋機關印信或章戳。抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」及「譯本」。政府機關文書企業財團法人人民政府機關內部單位政府機關文書文書企業財團法人人民政府機關企業財團法人人民政府機關內部單位第頁，共121頁4二、文書種類公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種：(一)令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。(二)呈：對總統有所呈請或報告時使用。(三)咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。(四)函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：１、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。２、下級機關對上級機關有所請求或報告時。３、同級機關或不相隸屬機關間行文時。４、民眾與機關間之申請或答復時。(五)公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。(六)其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：項目公文類別公文性質1書函(1)於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。(2)代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。2開會通知單召集會議時使用。3公務電話紀錄凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份並經發話人簽章，以1份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。4手令或手諭機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。5簽承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。6報告公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或第頁，共121頁5機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。項目公文類別公文性質7箋函或便箋以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。8聘書聘用人員時使用。9證明書對人、事、物之證明時使用。10證書或執照對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。11契約書當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。12提案對會議提出報告或討論事項時使用。13紀錄記錄會議經過、決議或結論時使用。14節略對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。15說帖詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。16定型化表單三、文書電子化(一)機關公文電子交換作業：１、機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予以傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。２、各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定專人辦理。３、為落實文書減量，各機關應提升公文電子處理比例，減少文書使用，並訂定評估指標，確實考評。政府機關收文擬辦陳核發文線上簽核(內部傳遞)電子交換電子交換（外部傳遞）（外部傳遞）政府機關收文擬辦陳核發文線上簽核(內部傳遞)電子交換電子交換（外部傳遞）（外部傳遞）第頁，共121頁6(二)機關電子公布欄作業：１、公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。機關團體首長到任就職，地址、電話變動、年度發文代字號，或其他一般性通報周知事項，應登載電子公布欄。２、機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告知，不另行文；登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。３、登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為者，可另以書函或結合電子目錄服務之電子郵遞方式，告知前述訊息，以利其配合辦理。訊息中需明確告知登載之位址及內容概要。４、無機密性之通案，應於電子公布欄公布，並得登載於公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照辦，毋庸逐級函轉。５、屬機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，以登載或以電子郵遞方式告知；其採電子郵遞方式者，須確認相關收受人員必能獲知該項訊息。電子公布欄電子公文交換Internet/Intarnet/OA電子郵遞文書單位單位收發Internet(對外)Intarnet/OA(對內)發文(承辦單位)電子公布欄電子公文交換Internet/Intarnet/OA電子郵遞文書單位單位收發Internet(對外)Intarnet/OA(對內)發文(承辦單位)Intranet/OAIntranet/OA第頁，共121頁7(三)機關線上簽核作業：線上簽核係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下，進行線上傳遞、簽核工作。文書之陳核採線上簽核者，應採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施，以確保電子文件之可認證性。公文線上簽核應注意事項如下：１、可判別文件簽章人。２、可標示公文時效性。３、應提供代理人設定之功能。４、應詳實記錄各會簽意見。５、應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。四、文書保密(一)機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書，國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。(二)應以機密文書處理之國家機密事項如下：１、軍事計畫、武器系統或軍事行動。２、外國政府之國防、政治或經濟資訊。３、情報組織及其活動。４、政府通信、資訊之保密技術、設備或設施。５、外交或大陸事務。６、科技或經濟事務。７、其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。(三)保密期限或解除機密條件之標示，應以括弧標示於機密等級之下。其解密條件如下：１、本件於公布時解密。２、本件至某年某月某日解密。３、本件於工作完成或會議終了時解密。４、附件抽存後解密（適用附件已完成機密等級及解密條件標示者）。５、其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。６、機密等級標示位置，依「國家機密保護法」施行細則第17條規定第頁，共121頁8辦理。(四)文書機密等級之變更及解密程序規定如下：１、承辦人員依據機密件登錄主動檢查，或其他機關建議，將解密之案件，提出審查，並填具機密等級變更或解密之處理意見表或建議單陳送核定。２、經核定原機密等級解密後，應填寫機密等級變更或註銷通知單，陳奉核定，再行繕發，並通知前曾受領該機密文件之受文機關。３、文書機密等級之附加變更或解密標示者，屆時即照標示自動變更或解密，由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理有關手續。４、變更機密等級或解密者，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳）。５、建議其他機關變更機密等級或解密者，於獲得答復同意後，參照（1）至（4）之程序辦理。６、非機關之來函其上自訂有機密等級者，經函知來文者後，參照（1）至（4）之程序辦理。７、機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者，不得銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案法及相關規定辦理。(五)處理機密文書應注意事項如下：１、收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。２、機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容。３、機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印，不得閱覽其內容。屬「機密」、「密」者之用印，得由繕校人員持往辦理。４、「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦人員監督辦理。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。５、使用電腦設備處理機密公文時，對於簽入資訊系統所需之帳號及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之狀態，有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥善保存。６、機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能第頁，共121頁9透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。７、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件，或誤繕誤印之廢紙及複寫紙等，應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時，應視同複製品，依「國家機密保護法」第18條規定保護之。８、機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。９、機密文書非經權責主管人員核准，不得攜出辦公處所。１０、機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃，並裝置密鎖，保管人員必須經常檢查。１１、保管機密文書人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列冊點交單位主管或其指定人員。(六)一般保密事項規定如下：１、各機關員工對於本機關任何文書，除經特許公開者外，應遵守「公務員服務法」第4條之規定，絕對保守機密，不得洩漏。２、文書之處理，不得隨意散置或出示他人。３、各級人員經辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作私人談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。４、文書之核判、會簽、會稿時，不得假手