英文函电1

英文函电课程基本内容•外贸函电的基本知识–外贸函电写作的注意事项和写作原则。（了解）–外贸函电的书写格式。（了解）–外贸信函的基本组成部分。（了解）•外贸业务知识简介–了解外贸业务每个环节（包括建立业务关系、询价与答复、发盘、还盘、接受、订单、保险、装运、支付、签约与履行、投诉、索赔等）的大致内容。–了解外贸业务每个环节（包括建立业务关系、询价与答复、发盘、还盘、接受、订单、保险、装运、支付、签约与履行、投诉、索赔等）的常用术语。•外贸函电的常用语–了解外贸信函与普通信函所使用的词汇在词义和惯用表达法上的差异。–掌握外贸不同环节常用的词、词组与惯用表达法。–学会使用外贸常用语。难点：外贸术语的理解和外贸函电常用语的使用。•外贸函电的翻译–掌握外贸函电句子的英译汉翻译，要求能够看懂英文函电内容。–掌握外贸函电句子的汉译英翻译，要求能够清晰地用英语书面表达出所要表达的话语。难点：语法复杂、术语和词组较多的长句子的翻译。•外贸函电的写作–了解外贸函电的写作构思。–掌握将外贸函电的常用表达法恰当运用于函电写作。–掌握外贸函电写作的逻辑性与连贯性。难点：函电句子的用词是否恰当及句子的通顺性，以及通篇文章的连贯程度。第一章如何写好商业书信1.注意事项2.写作原则3.英文书信格式1.注意事项•1.了解收信人的兴趣•2.使用适当的语气•3.表达诚恳自然•4.要点清楚•5.体谅人并礼貌待人•6.避免字句累赘•7.避免使用陈腐的商业术语•Pleasebeinformed（兹通知）；Kindlybeadvised（现谨通知）(×)•8.精心安排，有效表达Wecannotdoanythingaboutyourproblem.Unfortunatelyweareunabletohelpyouonthisoccasion.2.写作原则（7C原则）•1.courtesy（礼貌）•2.consideration（体谅）•3.completeness（完整）•4.clarity（清楚）•5.conciseness（简洁）•6.concreteness（具体）•7.correctness（正确）Courtesy（礼貌）•1.立即回复所有信件——如有可能，当天就回信。•2.如不能立即回信，写个便条说明原因。这可以树立商业信誉。•3.理解并尊重收信人的观点和感受。•4.如果对来信中有些说法不认同，要机智应对，尽量不要冒犯对方。•Forexample:•Thankyouforyourenquirydated11th.•Wetakethepleasureofreceivingyourenquiryof11th.•Wewishtoexpressoursincereregretforouroversight.Consideration（体谅）•处处从对方的角度去考虑由什么要求，而不是从自身出发•You-attitudeinsteadofWe-attitude•E.g.Youearn2percentdiscount…(√)•Weallow2percentdiscount…(×)•Wewillsendyouthebrochurenextmonth.•Wewon’tbeabletosendyouthebrochurethismonth.Completeness（完整）•商务信函应包括各项必需的事项，发送前最好检查一下，不要有遗漏。•如邀请函应写清楚时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件。Clarity（清楚）•避免使用有歧义的词语•e.g.Wewillsendyouthebrochurebimonthly.bimonthly:happeningeverytwomonthsortwiceeachmonth每两月/两月一次Conciseness（简洁）•KISS原则：keepitsimpleandsimple（保持其短小精悍）•直截了当，切中主题，如果有繁文赘语，意思就会含混不清，很难理解。DONOTUSEDOUSE长词短词短语单词DonotuseDousecommencestartregardingaboutpurchasebuyattempttryvisualizeseeIshouldbegladifyouwouldpleaseAtthepresentmomentintimenowIntheeventthatifIntheverynearfutureSoonWewouldliketoaskyoutopleaseConcreteness（具体）•在保持完整性的同时，不要遗漏基本细节。DONOTDOMyflightarrivesat3.30onWednesday.MyflightCZ3746fromChongqingshouldarriveatZhenzhouXinzhengAirportat1530onWednesday1September.OurSalesManagerwillcontactyousoon.Mr.JohnSmith,ourSalesManager,willcontactyousoon.Correctness（正确）•在发信前要仔细校对（拼写、语法、标点、基本信息、所引用的数据和资料等），以确保一切都完全正确。3.英文书信格式•Takeoutapieceofpaper•TrytowriteabusinessletterinEnglish.•1.headings（信头）•2.reference（档号）•3.date（日期）•4.insideaddress（信内地址）•5.salutation（称呼）•6.subjectline（主题行）•7.body（正文）•8.complimentaryclose（结束语）•9.nameofsenderanddesignation（发件人姓名和头衔）•10.postscript（再启）•11.enclosures（附件）•12.copies（抄送副本）exampleHeadings•包括写信人的基本信息（地址，电话号码，传真号，邮编等）•偏右上角•地址的写法：由小到大的顺序；e.g.美国华盛顿唐人街25号，邮编：111111，信箱号：1752，电话：888888，传真号码：999999Blockedstyle（平头式/并列式）Indentedstyle（缩进式/斜列式）P.O.Box175225ChinatownWashingtonD.C.,111111,AmericaTel:Fax:P.O.Box1752,25Chinatown,WashingtonD.C.,111111,America.Tel:Fax:P.O.Box：PostOfficeBox邮箱门牌号+街名+城市名+邮编+国家名+其他信息每行取齐每行之间不用标点每行向右移两到三个字母的距离每行末有逗号，最后一行用句号（也可不用）Reference•作者姓名的首字母（通常大写）/打字员姓名的首字母（大小写均可）/部门编号•E.g.TZM/LJ/039•Ourref（本函档号）•Yourref（来函档号）Date•英国（或英联邦国家）：日/月/年，不使用逗号•30August2011•其他一些国家（美国）：月/日/年，在日子后面加逗号•August30,2011Insideaddress•包括收信人的姓名和地址，左边顶格MrShawnChen姓名（与签名一致，并冠以礼貌称呼Mr./Mrs./Miss/Ms)Director-General职务SIASInternationalUniversity单位名称XinzhengZhengzhou,450001HenanprovinceChinaSalutation•1.DearMr./Mrs./Miss/Ms/Madame+姓氏/姓名•2.DearSirs;Gentlemen;DearMadame/Mesdames•3.对公司或企业采用的称呼形式：•Messrs.BlackandBrothers布莱克兄弟公司•3.Dear+职位/头衔+姓氏/姓名教授Professor博士Doctor总理Premier•4.称呼后，英国人多用逗号，美国和加拿大多用冒号Subjectline•信函内容的简要提示，使对方的收发人员可迅速根据其内容转递给经办人，不必等读完信再确认。•简明扼要，说明大意即可。•可节约时间，归档时更加便利。•通常全大写。Body•开门见山，简单明了，条理清楚Complimentaryclose•Yourstruly,(首字母大写，末尾用逗号)收信人常用结束语机关、团体、不认识的人Yourstruly,Yoursfaithfully,Yourssincerely（lessformal）上级、长者Yoursrespectfully,Yoursobediently,Yoursgratefully,Yoursobedientservant同事Comradelyyours,熟人、朋友、挚友Yours,Lovinglyyours挚友（表示歉意）Regretfullyyours,Nameofsenderanddesignation•姓名可全大写或只大写首字母•SHAWNCHEN/ShawnChen•写信人与收信人不认识时，在署名后用括号标明Mr.,Miss,Mrs.或Ms，以便对方回信时知道如何称呼。•ShawnChen(Mr.)•Director-General•SIASINTERNATIONALUNIVERSITYPostscript(P.S.)•用于补叙正文中遗漏的话，一般尽量少用，正式的函电中更应避免使用。Enclosures•缩写：Encl./Enc.•E.g.①Encl.:Resume②2Encls.:1Resume1TEM-8CertificateCopies•当信函的副本需要抄送给第三方时，可以用“cc”(copycirculated/courtesycopy)或“Copy”表示，后接收件人的姓名和头衔。•如有两个或更多的收件人，通常按姓氏字母顺序排列。e.g.CopyRaviGopal,DirectorAshleyOwYong,GeneralManagerCandiceReeves,Accountant