企业内部控制流程

1黄乾坤CPACIA总论•为了有效保证公司各项经营活动高效的运作，保证会计信息的可靠、完整，资产的安全，有效地降低公司经营风险，结合公司的实际情况，现公司业务内部控制流程说明如下：•本说明书公分五个部分•第一部分货币资金业务循环控制流程•第二部分销售与收款业务循环控制流程•第三部分采购与付款业务循环控制流程•第四部分固定资产业务循环控制流程•第五部分费用成本业务流程控制•第六部分工程项目管理流程控制2黄乾坤CPACIA•根据coso内部控制框架，内部控制的定义如下：•内部控制是一个过程，受企业董事会、管理当局和其他员工影响，旨在保证财务报告的可靠性、经营的效果和效率以及现行法规的遵循。它认为内部控制整体架构主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五项要素构成。•内部控制在企业经营管理过程发挥着重要作用。它为公司高效的运作提供了有效的保证：•组织运行的效果和效率。•财务报告的可靠性和完整性。•符合相关的法律法规和合同。•资产的安全。•我们设置内部控制遵循了以下的本方法和原则：•相互牵制原则•协调配合原则•岗位匹配原则•成本效益原则•整体结构原则•我们所遵循的内部控制标准为COSO内部控制整体框架3黄乾坤CPACIA1、不相容岗位分离•(1)出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。•(2)财务专用章由财务副总保管，个人名章财务总监保管，公司公章由综合部经理保管。•(3)按规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务，必须严格履行签字或盖章手续。•(4)公司规定不得由一人办理货币资金业务的全过程。•2、授权批准•(1)公司对货币资金业务建立了严格的授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。•(2)公司规定审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。•(3)公司对定业务经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。•第一部分货币资金业务循环控制(1)4黄乾坤CPACIA第一部分货币资金业务循环控制(2)•3、控制程序•(1)支付申请。公司有关部门或个人用款时，会提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。•（2）支付审核。由财务部对货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的用途是否合理，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。审核无误后，交由审批人进行审批。•(3)支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。•(4)支付复核。出纳在支付前应该对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，办理支付手续。•4、其他控制措施•（1）定期核对银行帐户。公司目前每月至少核对一次，编制银行存款余额调节表，使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。•（2）定期盘点现金。公司定期和不定期组织会计人员进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。•（3）限制接近。公司严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。•（4）票据管理。公司目前非常重视强与货币资金相关的票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记簿进行记录，防止了空白票据的遗失和被盗用。•（5）借出款。对借出款项由严格的授权批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。5黄乾坤CPACIA第二部分(1)销售与收款业务循环控制流程客户商务部客服部运营部财务部SAP系统内流程SAP系统外流程提出需求报价2达成协议3Y4签订合同N合同管理输入sap入库申请入库前的其他协调工作制作采购订单9卸货入库11收货及库存保表发票校验对帐单87出库申请14销售订单sap系统信用审核1516发货操作发货前的其他操作1718计量19开票20收款和清帐C1C3C5C7周期结算C6C4C8帐龄分析C9C21021结束2223催款通知24C10126黄乾坤CPACIA(2)关键控制点•----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------•序号处理说明责任单位•----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------•C1由商务部根据公司销售政策及报价政策及权限范围进行报价商务部•C2根据公司合同签订授权政策，有适当人员签署合同，合同签订前经过法律部审核方可政策控制•C3客服专员根据签订的合同，ERP系统中录入合同信息，诸如固定仓仓储费，基于固定仓储费的固定流转量等,客服专员并有人进行审核确保与合同信息一致。客服主管•C4计量部要准确计量所收取的客户油量，并存放合同约定的库存点计量经理及运营经理•C5商务部在下订单前检查客户的信用状况，信用额度根据信用政策而定并商务合同事前由财务部录入系统进行控制•C6计量部要准确计量所发出的客户油量计量部•C7财务部应收帐款人员要实时的在系统内对已发生的业务开局发票即确认收入和应收款，这是检查客户信用状况的前提财务部•C8财务部应收帐款人员要定期对已开局的发票进行周期结算以保证及时反应客户的欠款情况财务部•C9财务部定期进行客户帐龄分析，对超过期限的客户监督商务进行催收财务部•C10财务部定期给客户对帐，对于超过信用期的款项，对超过期限的客户监督商务进行催收7黄乾坤CPACIA(3)总体控制原则•1、不相容岗位分离•(1)公司将合同签订、合同管理、收入货管理及收款四项业务分别有商务部、客户服务部、运营部及财务部等部门（或岗位）来操作。•商务部部门（或岗位）主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策。•客户服务部（或岗位）主要负责合同管理、催收货款•运营部门（或岗位）主要负责油料的收发及油料的管理诸如盘点等。•财会部门（或岗位）主要负责销售款项的结算和记录、客户的信用管理、监督管理货款回收。•(2)信用的设定有商务部与财务部共同决定，信用的管理执行在财务部，信用额度有sap系统自动更新控制。•2、授权批准•(1)对销售与收款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对销售与收款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责范围和工作要求。•(2)审批人根据销售与收款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。•(3)经办人要当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售与收款业务。•4)严禁未经授权的机构和人员经办销售与收款业务。8黄乾坤CPACIA•3、控制程序•(1)销售谈判。单位在销售合同订立前，商务部就价格、信用政策、存储期限及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离。销售谈判的全过程应有完整的书面记录。•(2)合同订立。公司授权有关人员与客户签订销售合同。签订合同要使用泰山标准的合同文本。对于添加合同条款，要经公司事务部审核后方能签订。•(3)合同审批。在合同正式签订前，要进行合同审批。建立健全销售合同审批制度。审批人员应对销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格把关。•4、其他控制措施•(1)建立销售定价控制制度，制定价目表、折扣政策、付款政策等并予以执行。•(2)在销售与发货各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的销售登记制度，并加强销售合同、销售计划、销售通知单、销售发票等文件和凭证的相互核对工作。9黄乾坤CPACIA(3)总体控制原则•(3)会对赊销业务的加强管理。赊销业务应遵循规定的销售政策和信用政策。对符合赊销条件的客户，应经审批人批准后方可办理赊销业务；超出销售政策和信用政策规定的赊销业务，应当进行特别审批程序。•(4)建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门应当负责应收账款的催收，财会部门应当督促销售部门加紧催收。•(5)公司对于可能成为坏账的应收账款应当报告有关决策机构，由其进行审查，确定是否确认为坏账。单位发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。•(6)注销的坏账会进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。•(7)有专人保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款；已贴现票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。制定逾期票据的冲销管理程序和逾期票据监控制度。•(8)定期与往来客户通过函证等方式核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。•(9)对于超过单位既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，单位要进行集体决策，防止决策失误而造成严重损失。10黄乾坤CPACIA第三部分采购与付款业务循环控制流程开始运营部财务部商务部程流内统系PAS程流外统系PAS采购申请交商务部采购采购定单采购作业收货6是否需要预付款N5Y收发票7询价3合同签定4在这里的采购订单是个概念可能时签订了采购合同，涉及法律部以及授权审批等环节采购执行收货创建申请2订单审批34预付款流程是否需要预付款5预付款流程Y合同执行会涉及付款、收货、理赔等事宜N67收货入库8付款结算9结束付款流程8审批12C2C3C1C41C5C611黄乾坤CPACIA关键控制点：------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------序号处理说明责任单位责任人-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------•C1根据公司授权批准政策，有适当的人员对采购申请进行批准•C2根据公司燃料油采购政策，确定适当的供应商并进行询价，政策控制•C3根据权限有适当人员签署合同，合同签订前经过法律部审核方可•C4计量部及运营部要准确计量所收取的油量并进行储存，要填写采购收货单等单据作为其他环节操作依据运营计量部•C5根据采购收获单及采购订单在里输入所收取的油量并对采购订单的执行,情况进行比较。该步产生库存因此油量准确性及其重要运营部•C6财务部应付帐款会计根据油量的收取量及采购价格确认应付帐款发票财务部12黄乾坤CPACIA总体控制原则：•如下原则不仅适用于自用油采购的业务控制，也适用其他的采购，比如循环四的固定资产采购控制。•涉及自用油采购时有商务部执行采购，其他由采购部执行。•1、不相容职务分离•（1）请购由使用部分提出，由适当人员进行审批•（2）询价由采购部（商务部）进行，但是确定供应商由采购部外的其他部门或人员决定•（3）合同的订立在事务部审核后，由适当人员审批后方可•（4）采购由采购部（商务部）执行，货物验收由使用部门或者实物管理部门执行•（5）采购、验收与相关会计记录分别由采购部及验收部填写•2、授权批准•(1)建立采购与付款业务授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，并规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。•(2)根据据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审