行政人事部岗位职责和流程

1行政部人员岗位职责一、酒店总经理在上级有关部门和酒店董事会的领导下，认真贯彻执行党和国家的各项路线、方针、政策、法令和法规，全心全意领导广大员工管理好酒店，努力完成各项经营管理指标，不断提高酒店的经济效益和社会效益。1.制定酒店的经营目标和发展战略，确立酒店的发展方向并指挥实施；2.主持制定和完善酒店的各项规章制度，建立健全酒店内部的组织系统和工作流程，协调各部门关系，建立酒店内部合理有效的管理运行机制；3.研究并掌握市场的变化和发展情况，制定竞争策略，完善营销体系，适时提出阶段性经营工作重点并指挥实施；4.全面负责酒店的安全保卫工作，重点分管财务、人力资源等部门的工作；5.负责到店重要贵宾接待服务的统筹安排与指挥督导，保持与社会各界的广泛联系，塑造酒店良好的品牌形象；6.负责酒店管理团队的构建和培养，重点关注中层以上管理人员的培养和使用，督导酒店培训计划的制定与实施；7.做好管理沟通工作，实施民主管理，发动广大员工群策群力，关心员工工作与生活，不断改善员工的工作条件，提高员工满意度和忠诚度。二、酒店副总经理1.协助总经理完成董事会下达的经营指标，保证酒店各项经营管理决策的贯彻落实；2.定期组织召开分管部门主管会议，了解部门工作情况，安排部署当期的重点工作；3.每天巡视分管部门岗位区域，检查并指导各部门的工作；4.负责分管部门的安全生产工作，确保酒店及客人的安全和酒店的正常运转；5.认真了解和掌握分管部门工作，及时向总经理提供信息，与总经理一起研究制定酒店的发展战略和经营管理计划及举措。三、行政助理1.负责组织酒店对内对外工作计划、报告、总结、请示、通知、会议纪要等各种文件的起草、审核工作；2.组织和安排每周行政例会及其它与酒店经营管理工作有关的酒店会议，编写会议记录和有关决议，并随时将会议精神的贯彻情况反馈给总经理；3.负责酒店内外联系和信访接待工作；4.负责各部门之间的协调平衡工作，使总经理的经营决策得以落实；5.坚持经常性的调查研究，分析经营管理情况，收集各方面信息，搞好政策研究与管理咨询，为总经理、副总经理/总经理助理提供决策依据；6.做好对外沟通与联络工作，使总经理、副总经理/总经理助理与外界联系的渠道保持畅通；7.负责酒店印鉴使用管理和内部用车的审批。四、行政部文员1.负责各类文件的打印、收发、归档工作；2.负责处理来往信函，及时上传下达，接听电话并做留言记录；23.负责组织行政例会和会议记录印发工作；4.负责酒店印鉴的保存与管理；5.负责总经理、副总经理文件的收发和归类存档工作；6.负责行政部所有办公用品的领用、保存、管理工作；7.负责复印工作的管理；对各部门复印使用给予监督和必要的协助；8.负责行政部人员及各部门主管考勤管理工作；9.负责制定并申报酒店高级管理人员值班表；10.做好保密工作。五、工会干事1.协调、组织、指导酒店员工开展文体娱乐活动；2.完成工会工作计划，起草各类通知、计划、报告、材料总结等工作；3.及时办理工会公文的收发，做好文书档案、影像档案、会员档案的收集、整理、归档等工作；4.做好工会组织关系的接转，发展新会员等组织工作；5.负责工会日常的接待工作和做好各项活动的信息报道工作。3行政部工作流程一、文件处理程序酒店文件处理工作，大量体现在收文处理和日常发文处理，文件处理工作应做到及时、准确、安全。行政部是酒店文书管理部门，统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。酒店文书处理工作有其自身的规律与程序，文书工作的关键在于跟踪文书的行程，监督和发挥文书本身应有的功能，以达到完成行政管理的作用。文书处理程序包括收文、拟办、批办、承办、传阅、催办、办复等。1.收文，指公文的收进、登记与送阅。行政部作为酒店统一的公文收发部门，要严格衔接收文手续，按照收文登记簿所包括的项目填写，登记后，有些文件可按送达部门直接送达，有些文件前面要贴附文件处理单，速交有关领导阅办；2.拟办，是指对收文进行阅读后提出初步处理意见。拟办是一道主要而细致的文书工作程序，既直接关系到文件处理的质量，也关系到文件处理的时效。此项工作由行政部主任负责，在接到文件后，通过阅读，简明扼要地拟出初步处理意见，签署在文件处理单拟办意见栏内；3.批办，是指按照职权范围与分工有权处理与文件相关事项的领导在阅完收文和拟办意见后，对处理文件、办理文件相关事项提出意见。批办是文件处理的关键环节，是办理文件相关事项的前提；4.承办，是指根据拟办和批办意见具体部署文件涉及的工作事项。在接受承办任务后，应迅速考虑执行文件的方案式计划（方案式计划需再经领导批准同意的，要待回复后再办）；凡属内部部门联合承办的事项，要主动做好协商工作，争取协办部门或单位积极配合；5.传阅，是指组织有关人员阅读一些不由他们具体承办的文件。行政部是文件传阅的组织者；6.催办，是避免办事拖拉，防止文件积压，提高工作效率，加速文件运转的重要措施。行政部主任、都负有催办责任；7.办复，是指承办完毕后，承办人将结果注明在公文处理单上，由行政部收回文件并报告有关领导。二、文书立卷程序文书立卷是将用毕文件系统完整地归入卷宗暂时保管，以备随时调用参考，以构成酒店工作完整、真实的面貌，并为档案工作创造条件。酒店文书立卷往往是以一个方面，一项接待、一项事件、一次会议等材料建立起来的，这些具体材料与其相关的文件共同形成一组卷子。要注意保持文件之间的内在联系，反映出酒店工作活动特点和真实面貌。1.立卷的范围主要指酒店在工作活动中形成和使用的、已办理完毕、具有查考价值的收发文件和有关材料。酒店下述材料可列入文书立卷的范围：1.1重要的会议材料，包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议纪要或决议、会议记录、典型材料、会议简报、录音带、录像带、照片等；1.2上级发来的与本单位业务有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等；1.3本单位向上级部门正式发文，包括请示、报告、计划、各类统计报表、定期或不定期的刊物；1.4本单位及各业务部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结以及营收、创汇等统计材料等；41.5酒店与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书以及签订的各类契据，如合同、协议书等；1.6酒店各级管理人员的任免书、职工的奖惩情况等；1.7酒店职工劳动、工资、福利、教育培训、考核、晋级、职称评定方面的材料等；1.8酒店财产、物资、档案交接的凭证等；1.9酒店筹建或更新改造，设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等；1.10酒店的大事记，反映本单位重要活动的剪报、录音、录像、照片等；1.11社会有关部门、单位发来的要求本单位共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等；1.12重要投诉及其它信访工作的材料等；1.13重要的业务电报、电传、传真或有关经营管理而撰拟的各类条据等；1.14其它与本单位有关的重要书面材料或资料等。2.立卷的基本方法文书立卷，是要找出文件间的共同特征，以此作为将它们组合成卷的纽带。酒店经常采用的立卷组合方式有：按问题、按作者、按部门单位组卷。按问题组卷，即按文件内容所涉及的具体问题或工作进行组卷。如第一组文件的内容均涉及同一问题或同一工作，这就构成了这组文件的共同特征。《关于ＸＸ酒店评定星级的材料汇编》、《关于职工岗位培训的材料》等。按作者组卷，这里的作者是指制发文件的单位。如果一组文件同出于一个作者，那么在一定情况下，它们可以组合为一卷。例如可将国家旅游局、地方旅游局或一些饭店集团公司下发的文件组合在一起。按酒店部门组卷，即将内容涉及同一部门的文件组合在一起，再在内部加以分类。以问题特征组卷为本酒店重要立卷形式。三、文书归档管理作为文书工作后道环节的文书立卷，与档案工作有着较为密切的关系。行政部作为酒店档案管理的重要部门，要按要求做好以下工作：1.平时归卷工作：平时归卷，是相对正式立卷而言的。平时归卷，就是依据案卷类目，将处理完毕的公文材料随时按类目上的条款归入卷宗，以进行有条理的管理，为年终正式立卷提供先决条件。平时归卷，案卷类别的编拟主要是按照酒店或下属部门的工作任务和职能分类；另一种是按酒店的机构设置分类。平时归卷还包括收集文件、检查文件、确定归卷类目等环节，收集文件，应随办毕随收集，也可定期收集，一周或一月一次。收集的要求是及时、齐全，对于能反映某项工作全貌的文件，都要无遗漏地收集。如发文的定稿和正本及有关的调查统计资料等。对于准备归卷的文件，一要检查文件是否办复；二要检查文件是否齐全，有无保存价值。未办复的，应退回补办；手续不齐的要补齐。在此基础上再鉴别每件文件应归入哪个类目；要坚持随收集随鉴别，及时归卷；2.正式立卷与归档：2.1检查调整归卷卷宗在平时归卷的基础上，认真检查每一条目中积累的文件，并进行适当调整。确定组卷，要检查卷内文件是否齐全完整，有否多余及不需立卷的文件；要检查文件与归卷类目是否相符，归卷条目是否概括了文件的共同特征；要检查卷内文件的保存价值，合理配置调整卷内文件的数量。2.2排列好卷内公文的顺序立卷时应对平时装卷的公文进行系统科学的排列，以保持文件形成的自然规律5和先后顺序，使案卷眉目清楚，井然有序。卷内文件的排列，可采用按问题、时间、单位、部门、通讯者或字母顺序等方法。常用的排列方法是按文件形成的时间顺序和重要程度以及工作的程序，排列可以使用多种方法，以一两种为主。卷内文件经过系统排列后，应用阿拉伯数字统一编写页码，以固定排列顺序，保证案卷材料的完整。2.3编写案卷标题编写案卷标题是立卷的重要步骤，也是文书管理人员的基本功。案卷标题是从卷内全部文件中高度概括和提炼产生的，它能反映卷内文件的自然联系、共同特征和基本面貌。因此要求标题结构严谨，文字通顺、精炼、简明、扼要。拟写案卷标题要在原归卷条目的基础上进一步斟酌修订。其基本结构是：单位名称、时间、问题或文体、案卷用语，如《ＸＸ饭店1989年处理住店客人投诉综合材料》。案卷标题经仔细推敲确定后，可用毛笔或钢笔按封面上各栏目填写。2.4填写卷内目录和备考表卷内目录又叫卷首目录，用于介绍卷内材料的成份和内容提要，以便查阅和统计。卷内目录一般包括顺序号、收发文单位、文件标题、文件字号和日期等。一些无标题的函件可视内容予以摘要。卷尾的备考表可用于说明卷内材料和记录案卷调整变化情况以及其它必需注明的事项。2.5填写案卷封皮和装订案卷封面与封底组成封皮。案卷封皮要用毛笔或钢笔正楷填写项目；书写要求工整清晰。填写的项目有：单位（机构）名称、案卷标题、密级、卷内公文材料张数、起止日期和保管期限等。案卷封皮填写完后，即可进行装订。装订前要求拆除文件上原有的金属钉、针，卷面参差不齐的要切齐，装订要用线装，注意防止订压卷内文字。2.6案卷归档归档是将整理好的案卷移交给档案管理部门。归档前的准备工作是排列案卷顺序并填好《归档案卷移交目录》。经过编目装订的案卷，要按照年度进行排列，并统一编号登记，让卷与卷之间形成一定的联系，以清晰地反映出酒店的工作情况。案卷移交时，双方应按〈归档案卷移交目录》进行认真仔细地清点核对，经检查无误后，按规定办理签收手续。四、文书档案的利用和管理行政部文书档案工作，要适应酒店工作的新情况、新特点，解决好工作中的新问题；在提供利用的方式、服务手段以及工作制度方面，要进行必要的改革，做好各项基础工作。文书档案是酒店历史记录的原始材料，多为单份孤本，有的内容带有一定的机密性，所以决定了档案一般不宜外借（个别外借应遵循严格的管理制度并办理借阅手续，保证按时完整归还），而应主要采用室内阅览的方式。为做好调阅服务，行政部必须具备良好的工作作风和业务基本功，编制和熟练掌握检索和参考工具，熟悉所保管档案的基本成分及其价值。行政部要严格执行阅档和登记制度，加强档案复制件的制发与管理，凡涉及酒店制度或运作方面的档案，未经部门经理或总经理批准不得复制或借阅。五、文印程序行政部为酒店各部门提供复印、速印服务。（酒店对客复印服务由商务中心负责）1.各部门需要复印材料，由部门文员带原稿到行政部交上机复印；2.行政部负责材料复印，复印之前要对复印材料检查一遍，问清复印页数，选用纸型；63