财务报销制度(修改)

河北民油企业咨询有限公司费用管理制度一、目的：为有效控制xxx公司及各子公司（以下简称公司）各部门的费用支出，同时使财务支款及报销流程明晰化、规范化，结合本公司实际情况，特制定本制度，请各部门严格参照执行。二、应用范围：本制度适用于xxx公司各部门。三、基本制度及规范（一）费用报销审批原则1、费用报销的审批应严格遵循业务和财务双重审核的原则。2、业务的发生必须真实，票据合理、合法、合规。3、经办人是业务的第一责任人，对业务的真实性及票据的真实性、合法性、合规性负责，部门主管应对业务的真实性负责审核。财务审票人员对发票的“三性”进行最终审核，对不符合规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回，对经办人屡次提交不合规定发票且金额较大的，可直接向其主管及财务主管汇报。如税务检查或审计检查中发现虚假发票，对相关业务人员及审票人员加倍处罚。4、经办人应及时到财务中心报账，当年的费用必须当年报销或挂账，跨年的票据或费用一律不得入账。（二）费用报销流程1、员工根据报销种类的不同，填写相应的报销单。2、报销单应完整填写如下信息：公司名称、费用项目、费用明细、金额（大小写）、单据张数、部门名称、经办人等，呈交部门主管，进入审批流程。3、帐套包含：河北民油有限公司帐套业务审批流程(见附件1)。（三）单据填写规范1、费用报销单据应使用黑色钢笔或碳素笔填写；报销信息须填写完整、字迹清楚；2、大小写金额一致，不得涂改，除差旅费允许不贴票补助外，报销金额必须与发票金额一致；3、大写金额的规范写法如下：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、零、元、角、分、整、拾、佰、仟、万；4、收到的发票应为有效票据，票面完整清晰，填写规范，符合要求，大小写金额一致，内容包括单位名称、日期、项目，批量购买的需附清单；5、费用支出必须是预算内支出，部门间协同发生的费用需有预算主管部门的签批；6、需要办理入库手续的必须附入库明细，依领用表分摊费用。（四）取得票据要求1、开票名称要规范，公司名称要清楚正确全称，不允许简写、错写。一般费用发票可开具普通发票，因销售商品给客户的赠品（如毛巾、肥皂等列入宣传费物品，不含烟酒茶可列入招待费的物品）视同为销售，须开具17%增值税专用发票。需为公司开具增值税专用发票，提供给开票单位公司的开票信息必须完全正确（各公司开票信息见附件2）；2、如取得开具办公用品、维修费等总类发票的，后必须附明细，明细上加盖发票专用章。无明细的总类发票（如食品）一律不得报销。3、发票中的大小写金额必须清晰、相符，大小写金额不相符发票一律不予报销；4、发票上要加盖国家规定样式和大小的“发票专用章”，印章清晰完整（定额发票中的兑奖联可以撕去，但要确保发票专用章在发票联加盖清晰完整）；5、税务局代开的发票，须同时加盖税务局代开发票章和单位发票专用章，附完税证复印件；6、报销明细上的内容要与发票项目一致，特殊业务可以另附说明，不要写在入账的附件中。报销明细中要清晰列示报销的大小写金额；7、业务的发生要体现出真实、合理的原则。具体控制原则见下：（1）经办人或部门专门人员必须预先在相关税务网站中查询发票真伪（一般发票背面都有明确具体的查询网址及查询办法）。如被财务查出假发票一律不予报销。（2）自己不得审批自己的费用发票，必须由上一级领导审批。（3）几个部门的费用可以费用分割单的形式在部门间分摊，分割单必须有相关部门主管的签字确认。（五）票据粘贴要求1、大小：相关原始凭证必须粘贴在与记账凭证纸张大小的纸张（差旅费报销单大小）上，如附件为符合要求大小票据，可不必再粘贴纸张。2、票据分类：原始凭证先应按照末级会计科目（如办公费、招待费、车辆费、差旅费等）进行分类整理，同类末级会计科目的原始凭证应粘贴在一起。同类原始凭证如果数量较多，大小不一，应按凭证规格的大小进行分类，同一张单据粘贴单上所粘贴的凭证尽量保持大小一致。每张单据粘贴单所粘贴的凭证不得过多。3、粘贴规范：（1）粘贴凭证时，应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴，一般粘贴2列，均匀粘贴，上、下及右方不得超出粘贴单边源，两列之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。原始凭证应保持原样粘贴，个别规格参差不齐的凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容的完整性。（2）对于规格较大、纸质较硬的原始凭证（如证明文件），不影响主要内容的，可将多余部分修剪后再粘贴；不可修剪的，只能通过折叠的办法处理，要分张折叠，规格大小要与单据粘贴单的规格保持一致。除特殊情况外，一般方法为齐左折右或齐上折下，并要在装订位置适度粘贴，右折和下折位置要留有余地，以免日后凭证磨损。（3）粘贴好的原始凭证与记账凭证一起加封面进行装订，装订后要达到“四边齐、表面平、无凹凸、书本型”的标准。（六）费用报销周期1、报销时间：资金中心每周三对完成审批流程的单据统一支付。2、到账时间：无特殊情况，报销单据送交财务登记日后的2个工作日内，财务会完成相关审批工作并支付。3、支付形式：除差旅费、车辆费（维修费除外）、招待费（烟酒茶票据除外）等个人垫付支付现金的项目外，其他费用大于2000元的由财务直接向开票单位开具支票（当地）或电汇（异地）。特殊情况必须事先书面说明，出具发票收款单位的收据，财务确认后方可支付现金。四、各项费用控制流程及标准（一）差旅费：1、差旅费标准详见附件3。费用标准含出差当日所发生的住宿费、餐费和市、县短途交通费用，有特殊住宿安排时，须向部门主管领导请示同意后方可入住，否则超出标准费用自行承担。2、业务人员差旅费的控制（1）出差要有计划性，保证出差效率。部门要对出差的真实性负责审核，可采用出差地电话确认等方式确认员工出差的真实性。（2)1.出差期间，不带车时应本着经济高效的原则选择合理的交通工具，无特殊情况选择普通列车，如有紧急事情或性价比更适宜时，需选择高铁或者飞机时，必须事先请示部门主管领导，同意后方可乘坐。原则上只报销往返和城际间的火车、长途汽车费用，按照票据实报实销，不允许出现打车费用，如有特殊情况需要打车时，必须向部门主管领导请示说明，并在票据背面注明乘车区间。2.出差费用补贴明细，业务经理出差补助100元/日（包括餐补，住宿补助，地区公交或三轮车补助），长途车票（机打票）实报实销，每月完成任务低于80%者，补助报销50%，高级业务经理出差补助150元/日（包括餐补，住宿补助，地区公交或三轮车补助），长途车票（机打票）实报实销，区域经理出差补助200元/日（包括餐补，住宿补助，地区公交或三轮车补助），长途车票（机打票）实报实销。（3)带车出差（具体见车辆费的控制标准）：1)公司车辆考核标准：各部门主管领导进行严格控制,将油耗控制在合理范围内，粘贴票据进行报销；2)私车公用考核标准：0.85元/公里（包含油费、维修费、保养费、保险费等所有车辆产生的费用），同时往返高速过路费公司补贴50%，各公司考核人员严格记录行车里程（行车里程=出差返回当天里程数-出差出发前里程数），以手机或者数码相机拍摄的里程数为依据。3）私车公用的车辆是指与公司签订租赁协议，在综合部及财务中心备案的车辆。其它未签署协议或未备案的一律不得采用该政策。（4）票据粘贴要求：地区20元/日补助不用粘贴票据，其余部门全部为50元/日补助不用粘贴票据，剩余费用必须粘贴票据；票据必须是出差当地差旅费票据，而不能粘贴非出差区域票据和其他非差旅费用票据，如果出差期间未取得票据，需要寻求相关出差地区票据。（5）因公事或业务需要外出，当地出差，不超过12小时未发生住宿，不享受出差补助，当日交通费用按照票据进行实报实销；连续多日出差返程当天只补助20元餐费。（6）业务人员趁出差或调动工作之便，事先经领导批准就近回家省亲办事的，交通费用可以按票实报实销，但在家期间不能享受出差补助，如未经领导同意而自行回家省亲办事的，按照旷工处理。（7）出差中不允许进行私人旅行，在特殊情况下，如欲进行私人旅行，需得到领导的批准。私人旅行日数从出差天数中扣除。如未经领导批准而私自旅行者按照旷工处理。（8）各公司考核人员必须真实准确记录业务人员出差时间，做好差旅费用的审核工作，确保业务发生的真实性，如发现出差费用不真实者，所发生费用不予报销，并按情节轻重追究经办人、考核人员及部门审批领导责任。（9）报销差旅费用时，经办人要严格按照集团公司财务中心要求进行相关票据的粘贴，并提交出差总结。差旅费用报销单上必须按照公司要求准确填写：出差人员姓名、出差区域、出差起止日期、车船费合计、出差补助合计，总金额合计（大小写均要填写），每日出差补助可不粘贴票据，其他车船费必须粘贴正规发票，且有经办人和各级审核人员签字。差旅费相关票据要与出差区域相符，不相符的票据一律不得报销，私车公用享受车辆补贴的车辆费及公车出差期间车辆费要与同期间差旅费一同报销。3、职能部室人员差旅费的控制（1）职能部室人员因业务需要出差的，须系经总经理批准。（2）出差的标准参照化工部的出差标准。如到一二线城市出差，可经公司董事长批准，实报实销。4、公司高管差旅费按实报实销控制。（二）招待费：1、招待费标准：（1）因各部门客户情况不同，各部门主管自行严格控制招待标准。（2）原则上饭菜标准（不含酒水）一档招待：厂内不超过60元/人，厂外不超过80元/人；二档招待：厂内不超过40元/人，厂外不超过60元/人；三档招待：厂内不超过30元/人，厂外不超过40元/人。各档招待烟酒由部门主管审批确定。（3）厂外招待，单次招待超过2000元的必须附消费明细。2、招待管理规定（1）就餐地点选择：外单位来本公司联系工作、参观等需用餐的招待标准，由接待部门按客人级别、事由等分别安排。招待活动无特殊要求的，应优先选择厂内招待。（2）招待茶、烟、酒、饮料选择：A）公司职能部门由综合部统一采购；B）销售事业部及子公司由综合办统一采购，同时必须保证物品是真品。（3）领用流程：各部门进行厂内、厂外招待前，需要烟、酒、茶、饮料等物品时，经办人按需填写“招待客户物品领用申请单”（招待部门留存一联，综合部/办留存一联），明确填写申请部门、日期、招待对象、来客人数、陪客人数、领用物品名称、数量等内容签字后→部门主管签字→综合部/办填写物品价格确认签字，并发放。（4）特殊情况需批量领用时，经办人认真填写领用物品名称、数量等内容签字后→部门主管签字→总经理/财务总监签字→综合部/办填写物品价格确认签字；领用部门严格控制实际下发数量，并做好领用登记。（5）招待申请：A)厂内招待：客户来访需要招待时，用餐前招待部门应填写“客饭申请单”（一式三联，第一联招待部门留存、第二联厂内餐厅留存、第三联综合部/办留存），由经办人填写招待客户名称、来客人数、陪客人数、招待标准等内容并签字→部门主管签字→提交厂内餐厅，进行客饭安排；餐后餐厅及时核算费用，填写到餐前提交的“客饭申请单”上，并由餐厅主管人员签字确认后，招待部门、餐厅、综合部/办各留存一联，各部门、餐厅、综合部/办各自做好招待明细记录，每月28日前三方核对上月29日至本月27日发生招待费用分割并交财务。财务依经各部门主管签字确认的分割单确定各部门费用。B）厂外招待：客户来访后，因情况特殊需要到厂外进行业务招待的，招待部门必须经部门主管同意后方可安排与客户级别匹配的酒店，如需招待用烟、酒等物品，按领用流程进行领用,原则上招待烟酒不能自行采购，如有特殊情况，需经部门主管同意，开具正规发票并附清单。能开具机打发票的餐厅酒店，一律不准索取定额发票。（6）客户礼品：礼品的赠送要写明原因，人数、标准，经主管副总裁、总裁书面同意后方可执行。（7）其他招待活动：除招待用餐外，根据客户喜好，需要安排其他活动时，必须请示部门主管同意后方可安排适宜活动内容。用于高档娱乐的消费项目如洗浴、桑拿、按摩、歌厅等原则上不在报销范围。如由于业务需要确需请示主管副总裁批准后方可。（8）出差招待：原则上不允许业务人员出差宴请客人，如有特殊情况，需要招待时，必须提前请示部门主管，同意后，方可安排。（9）午餐原则上不饮酒，确有需要应适当控制。陪餐人员一般控制在2～3人，应为接洽工作的部门负责人和