人员档案管理方案

一、公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况。以下资料纳入公司人事档案范围内：1、应聘简历及面试评价表2、身份证、学历证书、户口本复印件3、背景调查记录4、入职登记表5、体检表6、员工转正工作总结、考核表7、劳动合同8、岗位变动记录9、薪资调整记录10、奖惩记录11、保险缴纳记录12、与公司签订的其它合同、协议13、其它有必要纳入档案的资料14、辞职申请、培训档案单独管理，不纳入员工档案范围内。二、档案建立及维护：人力资源管理人员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案。为保证档案的时效性，要求员工每年3月份填写一份最新的员工登记表并放入档案，原登记表继续保存。员工档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便查询。辞职、辞退员工的档案从原部门提出，单独保管。三、档案查询权限：员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，HR经理因工作需要可以查阅员工档案，本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人因工作需要经HR经理同意后方可查询员工档案。四、本管理办法所指的员工档案指员工入本公司后的档案，不含员工进入公司前的人事档案。