酒店行业-资金管理实施细则

资金管理实施细则总则第一条为规范酒店集团的资金营运管理，及时了解和反馈酒店集团资金营运计划和实际营运情况，明确各类付款的审批权限、程序和各级审批职责，及时满足各类资金需求，加速资金流转，特制定本管理实施细则。第二条本细则适用于酒店集团及下属各酒店项目从资金计划到资金支付及反馈的全部过程的管理规定。第一节资金计划管理第三条集团根据经营管理的实际需要，对资金需求实行计划管理。资金计划包括年度资金计划和月度资金计划。年度资金计划第四条年度资金计划是根据各酒店项目全年费用预算和经营计划编制的资金需求概算，是资金营运管理的目标计划；由酒店集团对酒店的全年度资金计划完成情况进行考核。第五条年度资金计划编制的主体是各酒店财务部。根据下一年的经营任务及市场预测，结合营销部、工程部及行政人事部的资金需求计划和费用预算作出。酒店集团根据酒店的全年度资金计划汇总上报集团总部。集团总部审批后在酒店集团管理目标中下发，作为酒店集团资金营运目标和规模。月度资金计划第六条月度资金计划是酒店根据每月实际完成经营任务和工作内容编制的资金需求。是指导每月资金调拨和支付的操作性计划，由酒店集团对酒店实行监控。第七条月度资金计划编制的主体为酒店财务部，由财务部每月25日向酒店集团财务管理部上报酒店负责人审批的下月资金需求计划申请表。酒店集团财务管理部将各酒店和本部的资金计划进行分类汇总后制定月资金计划，并对上月资金计划的实际执行情况进行对比检查并说明原因，经酒店集团总经理审核后于每月29日前上报集团。第八条月度资金计划的执行规定。月度资金计划由集团财务副总裁签发。在计划内20万元以下的合同付款，其最后审批权限为酒店集团第一负责人；计划内20万元以上或计划外的付款须经集团财务副总裁审批后方可支付。第二节付款审批管理合同付款审批合同请款及规则第九条合同的跟踪、请款、登记、移交由合同跟踪单位负责，具体按《合同管理办法》规定执行。第十条由非合同跟踪单位提交的，或未盖有《请款专用章》合同复印件作附件的请款申请，各审批单位必须退回，不予审批。第十一条付款审批表及相关资料请款人进行合同请款（包括未能及时签订合同的预付款请款），必须在《付款审批表》上写明合同名称、编号、内容、合同总额（或预计总额）、已付款数额、现请款金额、请款依据和理由、结算款的结算金额，并附上盖有《请款专用章》的合同复印件、合同会签表，附上反映合同执行情况的附件。第十二条各审批部门有权要求请款人补充欠缺的付款依据和资料。第十三条所有以酒店名义签订的合同请款，请款跟踪单位审批后，需先经签订合同的酒店财务部合同管理员进行合同登记和审核，酒店财务负责人和总经理审批后才可送酒店集团行政人力资源部，由酒店集团行政人力资源部跟踪会签情况；请款跟踪单位为酒店集团各部门的合同请款，经部门负责人审批后，原则上须经合同签订单位的酒店财务部合同管理员、财务负责人及总经理审批，如遇特殊紧急合同付款，应以传真方式经酒店财务部合同管理员、财务负责人及总经理审核后，报酒店集团财务管理部审核。第十四条各酒店和酒店集团各部门应做好合同的付款计划，按时编制《付款申请表》。第十五条为保证合同的正常审批和资料的安全传递，付款审批表及附件送酒店集团财务管理部，须办理文件的签收手续。请款人不得擅自到各审批人处查问审批情况或擅自取走审批资料递向下一审批人。若有需要，可到酒店集团财务管理部查询。第十六条酒店集团各部门对收到的付款申请和附件资料需在24小时内审核，对不符合要求或需补充资料的须马上向跟踪人反馈，或退回跟踪人。需要更多的管理制度，请到由合同跟踪人根据合同条款和实际到货情况填写付款审批表，并根据付款内容附齐资料：1.1.1营销推广合同——市场营销部1.1.1.1合同会签表和合同(加盖《请款专用章》)复印件（或计划）1.1.1.2广告实际发布统计表、样报1.1.1.3监播证明和质量验收签证表1.1.1.4营销费用预算1.1.2工程维修合同——工程部合同会签表和合同（加盖〈请款专用章〉）复印件、验收证明等。1.1.3购销合同——相关经办部门合同会签表和合同（加盖〈请款专用章〉）复印件、验收证明等。1.1.4其他合同----合同会签表和合同（加盖〈请款专用章〉）复印件、验收证明等1.2由跟踪单位负责人审批；2.酒店2.1由酒店财务部合同管理员根据合同和公司有关规定审核此项请款的合理性及正确性，确认付款记录及已付款金额，凡有已请款金额与已付款金额不相符的要在付款审批表上说明已请款数和已付款数，检查付款依据及附件是否齐全，检查结算方式与合同规定的付款方式是否一致，有无违反合同条款之处，及时提出处罚意见，并签名确认、登记备案；2.2由酒店财务部负责人对各项付款按规定权限进行审核，检查已付款数和应付款数的正确性，除复审合同登记员已审核的事项外，还检查是否按规定程序办妥付款审批，对合同规定结算为承兑汇票的是否支付现金，是否按规定扣除贴现息，最后根据批准后的月资金计划安排出纳付款。2.3由酒店负责人确认合同执行情况；3.酒店集团对口职能部门酒店集团各对口职能部门审核管辖内的合同付款是否符合合同执行情况。4.审核部对已经审核部会签立项的合同，付进度款时，不再经审核部审核，但付结算款时必须经审核部审核并签名。若合同在执行过程中，合同金额有较大的变更，审核部对此应有明确的确认意见。5.酒店集团财务管理部5.1酒店集团财务管理部合同管理员对签收到的付款审批表分酒店、部门登记；5.2检查付款审批表的审批程序是否完整，酒店负责人、部门负责人是否同意付款，有无酒店财务部确认；5.3检查付款依据是否齐全，是否要提出处理意见；5.4复核付款金额是否正确无误；5.5对不合格的付款审批表，退回或通知跟踪人更正或补齐付款依据；5.6建立合同付款档案，核对已付款记录，核算应付款金额，并提出审核意见；5.7酒店集团财务负责人对合同付款进行审核。6.酒店集团总经理酒店集团总经理对月资金计划内20万元以下的合同付款进行审批。7.集团财务副总裁集团财务副总裁对酒店集团月资金计划内20万元以上和月资金计划外的合同付款进行审批（超过500万元由总裁/董事局加签）。合同付款审批权限和程序第十八条各级审批权限和程序1.金额在10万元以下的非结算款或10万元以下的一次性付款的合同付款审批程序：合同跟踪人合同跟踪部门负责人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团涉及部门酒店集团财务负责人酒店所属地地区公司审核部2.金额在10万元以上20万元以下或20万元以下的结算款的合同付款审批程序：合同跟踪人合同跟踪部门负责人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团涉及部门酒店集团财务负责人酒店集团总经理酒店所在地地区公司审核部3.月资金计划内金额在20万元以上和月资金计划外的合同付款审批程序合同跟踪人合同跟踪部门负责人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团涉及部门酒店集团财务负责人酒店集团总经理地区公司审核部集团财务副总裁（超过500万元由董事局加签）非合同付款审批开业前行政管理费付款审批第十九条开业前行政管理费付款审批酒店经办部门酒店财务负责人酒店总经理酒店集团财务负责人酒店集团总经理行政管理费付款审批第二十条行政管理费包括工资、福利费、场地租金及管理费、水电费、邮政费、业务费、工作餐、劳保费、交通费、车辆费、差旅费、培训费、办公场地费等。第二十一条行政费用实行预算管理。第二十二条行政费用预算内付款审批程序原则：1.年度预算不得超支。2.年内各月累计=各月累计预算的110%。3.工资福利、业务费、交通费、全年度内不能单项超支。审批程序：1.酒店行政费用开支经办人经办部门负责人酒店财务负责人酒店总经理2.酒店集团总部各部门行政费用开支经办人经办部门负责人酒店集团财务负责人酒店集团总经理3.酒店集团总经理费用的开支由集团财务副总裁或其指定负责人审批，并由指定人员审核。第二十三条行政费用预算外付款审批程序1.预算外累计费用总额在年度预算额3%（含3%）以内的开支，酒店集团或酒店的，须报酒店集团财务管理部和酒店集团第一负责人审批。2.预算外累计费用总额超过年度预算额3%-5%（含5%）的开支，须报集团财务副总裁审批。3.预算外累计费用总额超过年度预算额5%以上的开支，须报董事局审批。行政管理费外付款审批（预算内）第二十四条各酒店和部门对于非合同的付款，在办理请款手续时除费用借支外，必须填写“付款审批表”，费用借支填写“借支单”，写明请款的原因、用途、金额及计算依据，并附上经审批的附件。第二十五条各类非合同项目请款及借支所附附件：1.促销活动┈┈┈活动预算计划及会签表2.装饰品、电器等物品┈┈┈预算计划和购置请示和验收结算书3.食品、酒水等其他经营物品的购买┈┈┈采购申请单和三家以上报价比较和验收结算书第二十六条行政管理费外紧急借支的审批程序1.金额在5千元以下借支的审批程序：经办人经办部门负责人酒店财务负责人酒店总经理2.金额在5千元以上2万元以下借支的审批程序：经办人经办部门负责人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团财务负责人3.金额在2万元以上4万元以下借支的审批程序：经办人经办部门负责人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团财务负责人酒店集团总经理4.金额在4万元以上借支的审批程序：经办人经办部门负责人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团财务负责人酒店集团总经理集团财务副总裁紧急借支的报销在事后按性质以正常手续审批。第二十七条行政管理费外非合同付款请款的审批程序1.金额在2万元以下的非合同付款的审批程序：经办人经办部门负责人酒店财务负责人酒店总经理2.金额在2万元以上，10万元以下（含10万元）的非合同付款的审批程序：经办人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团财务负责人酒店集团总经理酒店所在地地区公司审核部3.月资金计划金额在10万元以上和月资金计划外的非合同付款的审批程序：经办人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团财务负责人酒店集团总经理地区公司审核部集团财务副总裁（超过500万元由总裁/董事局加签）第二十八条以上审批程序，包括行政费用预算内固定资产、低值易耗品、办公文具的采购及印刷品的印刷业务，若立项时已经审核部会签同意或单价为招标单价，付款时可不须地区审核部审批，若立项时未经审核部会签同意，付款时必须经审核部审批。资金管理规定第二十九条资金管理1.资金的管理原则是既要保证酒店营业所需的资金，又要加快资金周转。2.资金管理的依据是按酒店报酒店集团，并经集团财务副总裁审批的现金流量计划表执行。要加强资金管理，严格审查各项库存占用的资金，应收结算款占用的资金。信贷部定期进行核对，及时催收应收款项；合理安排应付款的支付。第三十条现金管理1.现金管理采用备用金制度。1．1根据酒店经营情况，向出纳等有关部门配备一定数量的备用金。1．2备用金金额的核定是根据每天现金的平均支出量，按三天的用量进行核定。核定出的备用金由使用部门填制备用金申请表，报财务部批准后，从银行提款。1．3财务部审计人员定期或不定期检查备用金的使用情况，核对备用金的金额，并填制备用金核查情况表，说明检查结果，对于核查出的长短款，要说明原因提出处理意见，报酒店财务负责人批准。1．4酒店支付500元以下（含500元）的款项都要使用出纳备用金来支付，因此，出纳备用金要根据支出情况随时补充。酒店支付500元以上的款项都要通过支票或银行转帐支付，具体见第三十六条.2.出纳申请补充备用金，要填制备用金补充申请表，并将有关零星支出凭证及原始发票附在申请表后，送财务部逐一审核后，填写支票申请，报财务负责人审批后，从银行提款补足备用金。2.对于使用转账支票付款的管理2.1财务部根据所附单据或其它有关明细单证审批，由财务部填写支票后，再送财务总监审核，报总经理签字批准。2.2支票领取者，需在财务部的支票登记簿和支票根上签字后，方可领用。2.3凡领用后的支票要在7天内将发票送回财务部，并注销登记。超过一个月未回的支票，由财务总监督促回收，并按制度提出处理意见。3.每月定期编制现金流量表。第三节资金调拨第三十一条资金