酒店采购管理实操培训

采购管理这点事1酒店采购管理实操舒东红2008.06采购管理这点事第一部份：酒店采购管理中存在的问题剖析一、酒店采购管理的重要性及特点二、采购工作层次与对酒店的贡献三、当前采购工作普遍存在的问题四、酒店采购队伍的建设及管理要素采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特点1、酒店成本控制的重要环节思考:酒店月营业额500万元，利润49万元。即利润占营业额的近10%，如果通过有效手断使成本降低额点营业额的3%，即15万元，则利润增加到64万元，增加30.61%，按利润占营业收入10%计算，营业收入相当于增加到640万元，即相当于增加营业额28%。也就是说，酒店管理者把注重营业额的一小部份精力用于成本控制，就会产生事半功倍的效果。采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特点2.2、酒店采购支出占酒店总支付的60%以上，我们的采购经理、采购管理、以及管理层应该怎么做？采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特点采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作,是企业内部控制的关键控制环节之一，具有长期性、持续性、系统性和过程性，只有持之以恒毫不松懈地进行,才能取得应有的绩效。采购管理这点事2、涉及面广（涉及财务、生产部门、服务部门、供应商、中间商）2．1、做到有效的沟通2．2、善于找短板酒店采购管理的重要性及特点采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特点3、季节性和随机性强3．1、季节性物品的排列3．2、随机性的应对预案采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特点4、品种繁多，情况复杂4．1、酒店采购物品有多少种？4．2、各类品种折合成多少采购渠道？采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特点5、专业程度越来越高5．1、高科技的使用，给采购工作提出了新的挑战和要求5．2、眼光、眼界的要求越来越高5．3、酒店定位、产品定位的有机结合采购管理这点事采购工作层次与对酒店的贡献采购工作层次工作精力对酒店贡献工作内容战略性工作层面5%40%市场调查分析，区分工作重点供应商关系层面15%30%开发、选择、评估、培养及考核操作性服务层面35%25%谈判及合同的签定行政性工作层面45%5%订单、付款及解决纠纷采购管理这点事当前采购工作普遍存在的问题1、工作重心不明确，事倍功半2、采购缺少主动参与，职责未到位3、缺乏高知商的人员管理采购工作。4、采购过多依赖经验5、对企业的供应商缺乏认识6、采购工作缺少量化的绩效考核采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要素1、选人及思想教育用人要疑,疑人要用慎用关系户和亲戚法制教育职业道德严明纪律采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要素2、明确分工充分授权询价与采购分工采购与收货分工采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要素3、制度完善完善的供应商选择制度完善的询比价制度完善的供货协议完善结算制度完善的监督控制制度采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要素4、良好沟通与使用部门的沟通与成本的沟通与供应商的沟通(合作双赢)采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要素5、成本控制货比三家的原则季节变化的掌握三个层次,部门经办人员,采购人员\成本控制人员价格调查工作落实采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要素6、后续培养采购高科技化电子商务平台的使用采购管理这点事第二部份酒店采购管理的方式和程序一、酒店采购的方式二、采购管理程序采购管理这点事酒店采购的方式1、战略框架协议采购1．1、适用范围：大宗设备、能源、大型材料，比如电梯、柴油、空调、锅炉等1．2、要求：公司自身有一定的规模，有业务发展的空间。对方要很好的品牌和品质保障。1．3、作用：双方对品牌互信及推广都产生积极的影响。1．4、控制关键：品质、品牌采购管理这点事酒店采购的方式2、中央采购2．1、中央采购的含义2．2、中央采购的招标、考察、合同洽谈、合同的审批采购管理这点事酒店采购的方式3、合同订单采购3．1、合同订单采购适用范围：固定资产、低值易耗品、设备、大宗物料、燃料3．2、合同订单采购是中央采购的具体实施3．3、合同订单采购控制的要点采购管理这点事酒店采购的方式4、配送采购4．1、配送采购范围：具有一定特色、无法实现合同采购的物资4．2、配送采购的成本控制：不是所有的物资都可以配送采购的，要考虑运输成本、损耗成本、人员成本等因素。采购管理这点事酒店采购的方式5、招标采购5．1、招标采购是合同订单采购的前步。5．2、招标需要注意的事项5．3、认真履行招标程采购管理这点事酒店采购的方式6、询价采购6．1、询价采购范围：临时紧急采购且不属于招标范围的物资6．2、询价采购特点：物资标准简单、质量符合国家有关规定的产品6．3、询价采购要求：货比三家，“三家”是指可以比较的“三家”，是具备可比性的三家。酒店案例：采购员询价：一级批发商、二级批发商、三级零售商。不具备可比性。应该选择同种品质、不同品牌及供应商的物品进行比较。采购管理这点事酒店采购的方式7、指定采购7．1、适用范围：来源渠道单一或属专利首次制造合同追加原有采购项目的后续扩充发生其它紧急情况不能从其它供应商采采购管理这点事酒店采购的方式7．2、指定采购注意事项成本往往比正常采购偏高避免经常发生此类采购行为区分采购的需求确保价格和质量一致性采购管理这点事酒店采购的方式8、零星采购8．1、企业临时急用的，除上述采购方式以外的采购方式8．2、一般零星采购控控制在8%以内。8．3、零星采购应区分轻重缓急采购管理这点事二、采购的原则所有采购,必须事前获得批准，未经计划并报审核和批准,不得采购。采购工作必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来开展工作。采购管理这点事2.1适价价格永远是采购活动中最核心的焦点，一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。1、多渠道获得报价报价就是向供应商询价，根据“货比三家”的采购原则，企业采购部门在物品采购时依据所要购买物品的具体采购要求，通过多种渠道向多家供应商发出物品采购要约，从而获得来自不同供应商的多方面报价。采购管理这点事2.1适价2、比价由于供应商报价单中所包含的条件往往不同，因此采购人员必须将不同供应商报价中的条件转化成一致后才能比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。采购管理这点事2.1适价3、议价经过比价环节后。筛选出价格最适当的二至三个报价（注意：是适当价格，不是最低价格），然后进行议价环节。随着进一步的沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且还可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。但是，如果物料为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际成绩可能要比预期的要低。采购管理这点事2.1适价4、定价经过上述三个环节后，双方均要接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。这两、三个供应商的价格可能相同，也可能不同。采购管理这点事2.2适质并不是最低的价格就是最可取的,应考虑价格对应的质量,并同时考虑与供应商的长远合作关系和其他采购等因素,使物品的质量在合适的前提下，采购价格达到最低最优水平。一个优秀的采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要是一个精通业务的品质管理人员。在物品采购时，价格是第一，但质量同样不可忽视。品质达不到使用要求的严重后果是价格差异永远无法弥补的。采购管理这点事2.3适时原材料的采购到位时间，必须根据使用要求确定。若原材料未能如期购到，则将会影响企业的正常经营运作；若原材料提前太多时间买回来放在仓库里，一方面会造成原材料的变质和损耗，另一方面将造成采购资金的积压。故采购人员应该严格按照采购要求，把握物品交货期限。采购管理这点事2.4适量批量采购虽然可以获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足经营需要，故合理确定采购数量相当关键，原则上企业需根据经济订购量采购。采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。采购管理这点事2.5适地企业在选择供应商时首先必须考虑最近的供应商来实施，近距离不仅使得沟通方便，处理事务更快捷，亦可降低采购物流成本。采购管理这点事三、采购管理程序1、编制采购计划2、审批采购计划3、请购4、确定采购方式采购管理这点事三、采购管理程序5、签订及履行采购合同6、采购入库7、结算采购管理这点事1、编制采购计划1．1、开业物资采购计划1．1．1、开业采购计划编制的时间：要求在酒店开业前三到四个月完成开业物资采购的预算：五星级酒店2000万元左右。四星1500万元左右。1．1．2、开业物资采购的范围：日常经营所需的固定资产、低值易耗品、各类物耗、办公设备及用品、印刷品、厨杂、标牌宣传牌、各类VI表单、经营铺垫物资等采购管理这点事1、1开业物资采购计划1．1．3、按照投资的预算和酒店定位制定开业采购计划1．1．4、解决开业采购中攀比的心理1．1．5、开业物资采购计划单采购管理这点事1、1开业物资采购计划编制开业采购计划注意事项:1、分类、分部门编制采购计划清单2、根据酒店容量合理考虑配比3、根据开业后循序渐进的生意量考虑存量4、印刷品除非常用，宜少不宜多。管家部物品采购计划单1.xls采购管理这点事1．2、日常采购计划1．2．1、采购周期的确定1．2．2、最佳存量的确定1．2．3、根据酒店经营预算及安全存量合理定采购计划1．2．4、采购计划包括年度采购计划和月度采购计划。采购管理这点事1．2、日常采购计划1．2．5、各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在年底编制年度采购计划。1．2．6、固定资产和低值易耗品由各企业资产管理部门根据批准的更新改造计划编制年度采购计划。1．2．7、企业各部门根据经营的实际状况以及工程的进度，结合年度采购计划及计划外采购或临时增加的项目，编制月度采购计划。采购管理这点事2、审批采购计划2．1、开业采购计划的审核开业采购计划要关注投资情况、地理位置、营收预算、酒店定位等因素2．2、年度采购计划的审核资产和低值易耗品的审核物耗的审核（依据破损率/损耗率及使用寿命）2．3、月度采购计划的审核关注资金的合理使用，避免积压。采购管理这点事3、请购3．1需要采购的部门根据经审批的采购计划和生产经营的需求提出请购申请。请购申请应对请购的数量、质量和需求时间有详细的说明。填制完整的请购单经部门负责人签字后交由仓库管理部门审核。3．2仓库管理部门根据最佳库存量要求，核定需采购的数量，并经仓库负责人签字后，转交采购部门。3．3采购部门审核请购单是否存在重复采购，是否存在其他不合理请购品种或数量。审核同意后根据已掌握的市场价格，对采购资金做出估算，经采购部负责人签字后转交财务部。采购管理这点事3、请购3．4、财务部根据企业经营目标和采购预算，审核请购物资是否在预算之内，经财务负责人签字后返还采购部门。3．5、采购部门根据经审批的各部门的请购单，编制正式采购计划，确定采购方式。4、确定采购方式采购管理这点事5、签订及履行采购合同5．1采购部门选定供应商和确定采购价格后，应严格按照请购部门的质量要求和供货时间签订采购合同或填制正式的订货单。当采购物品为替代品或不完全符合请购要求时，须经请购部门确认，核实订单内容是否满足生产经营的要求。同时将订单交由收货部门，以便验收。5．2采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制采购交货延迟情况表并注明异常原因及预定完成日期，经批示后转送请购部门，并与请购部门共同拟定处理对策。采购管理这点事6、采购入库直拨/入库所有物资必须有验收人员验收采购入库不仅仅是收货部门的事情确保供应商所送的物品与定样一致考核供应商的各项绩效采购管理这点事7、结算7．1企业财务部应根据采购部门的付款申请，核对请购的审批手续、发票、合同、验收部门的签收单、有关部门经理签字等。手续不全，财务部应拒绝付款。7．2对于临时性采购，采购员报销须凭验收员签字的发票连同验收单，经审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。7．3采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票。因急需而卖方又无发票者，应由卖方出具售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明及验收员的验收证明，经部门经理和财务负责人签字后方可给予报销，但需按期到税务机构补