采购管理.doc

1一、物资采购管理制度1、物资采购应遵循的原则（1）物资采购必须认真贯彻计划采购的原则，严禁无审批采购和无计划采购。（2）物资采购必须符合计划规定的品种、规格、质量和数量要求，按生产进度及时组织进货。（3）采购的物资质量应符合国家标准，行业标准或双方签定的合同标准。（4）采购物资的价格应符合货比三家，质优价廉的原则。（5）采购物资的渠道，应贯彻先近后远，先厂家，后供应商的原则，杜绝假货、劣货的购进。2、物资采购计划的编制、审批（1）各车间日常物资需要在每月25号前编制出下月采购计划，经仓库保管签字后报生产部审核。（2）车间每周五向生产部报下周急需物资计划，周、月计划要填写清楚：规格、型号、数量、需要日期。（3）由各车间到仓库核对，经仓库保管员签字后，报生产部，由生产部审核后，以物资申请单的形式报生产总监批准，转采购部（生产总监不在时，于26号报采购部）。（4）属于办公用品通讯器材，由各部门报行政总监审批后，转采购部。（5）各部门所需的物品，由各分管总监审批后转采购部。（6）因无计划而影响生产由计划提报单位负责，有计划而未及时进2货的由采购部负责。（7）属追加计划，使用单位应在使用前3日（省外一周）提报追加计划。（紧急情况方可使用）3、备品备件及原材料的采购（1）采购部接到各部门经总监签字后的采购单，先分类归总，报仓库一份，再进行报价、比价，按计划的急缓进行采购。（2）对长期使用的大宗原材料，可适当采用定期招标的办法，通过供应商之间的竞争确定供货商，或者通过供应商档案选前三家报价，进行比价采购，以达降低采购成本之目的。4、物资的入库验收及票据管理：（1）所有物资必须办理入库手续后方可领用，严禁不入库，直接领用，或不入库直接使用。（2）采购的物品到公司后，由仓库管理员通知计划需用部门负责人和采购员共同验收，检验合格者按手续入库，计划需用部门负责人签字，不合格者由采购员负责退回原供应商。（3）建立规范的入库验收单票据，由仓库保管员逐栏填写清楚，品名、规格、型号、数量、进货日期、含税价格、收货人、供货单位一式三份，仓库、供应商和采购统计各一份。（4）采购的物品经验收准确无误后方可入库，票实物不复的要进行退货处理。（5）所有物资的入账发票都附有物资入库验收单。（6）原材料进厂过磅后，由地磅通知质量部取样化验，并一式四份，3报生产使用单位，采购部、生产部、质量部（（自留）各一份。5、采购物资的合同管理：（1）公司确定的长期供货商，大宗物资及单项采购5000元以上的物资设备，必须签定正式的购货合同。（2）合同的内容及格式，必须符合＜＜经济合同法＞＞及公司的有关规定。签署人具备相应的职责和法律资格，并经生产总监或相关的总监审批后，方可盖章生效。（3）正式合同一式四份，双方签字生效后，供、需双方各留一份，档案室、财务各一份存档，所有合同管理部门均应安排专人兼职，搞好合同管理。（4）按规定应签而未签的合同，给公司造成损失的追欠当事人的责任。二、采购部罚则1、接到审批单后，要先急后缓进货，超出规定时间(省内三天，省外一周)一次扣20元，影响生产一次扣100元。2、有进货计划出现漏进、忘进审请单的货物，一次扣10元。3、出现进的货物的规格、型号和申请单不符，一次扣20元，数量不符，一次扣10元。4、开车外出购物，完成任务不及时返回，或不请示私自他用，发现一次扣50元。5、每月20—25号开税票，领导批准的，300元以下的除外，出现一家未开，扣10元。46、每月30号前开服务车养路费，超期一次，自己负担1%7、进的备品备件价格未经比价就采购，进的价格偏高，又找不出原因所在一次扣50元。8、服务车维修费用同等情况下，高出其它维修点一次扣20元。9、驻港发货，除下雨或货车晚到外，保证车到装货，每月出现一车装不上货扣20元。10、每月20号结帐开据硫矿、硫磺、液硫税务发票，28号前全部交到公司，生产总监特批的除外，若一处发票未到扣10元。11、每月30号前未交生产部市场信息调查报告扣20元，信息误差大扣10元，不详细扣5元。12、每月进的硫矿不低于4500吨(无特殊情况)每低100吨扣10元。13、每月进的硫磺不低于3600－3900吨(无特殊情况)每低100吨扣10元。14、对原材料的每批拉到多少吨，什么时候交款，去多少车，今天拉多少，实来多少，要心中有数，出现一次调度失误扣20元。15、若出现质量部化验和港口化验的质量有较大误差时，应及时联系供应商解决，因通知不及时超出合同时限一次从50元扣起，上不封顶。16、每一批原材料当天进货前必须通知磅房，否则扣10元。17、出差制度1)采购员出差住宿费不能超过50元/天。52)采购部长出差住宿费不能超过60元/天。3)出差电话费(出市)每天补助15－20元。4)出差火食补助费每天25元，以上三条超出者自付。5)所有住宿费、招待费一律开税票否则不予报销。6)出差者手机早6：00-晚21：00点必须开通，否则按手机制度处理。18、建立完善的供应商帐目管理，账目有误一次罚5元。19、原材料价格调整后，及时通知相关部门，通知不及时一次罚5元。20、原材料的帐目做到清晰、准确否则一次罚10元。21、每月20号复印加油明细表，找张总签字送往指定加油站，否则一次罚5元。22、月末与供应商对帐，漏对一家一次罚5元，如帐目不符及时查对核实，否则一次罚10元。23、对于帐物的记录，做到日事日毕，否则发现一次罚5元。24、与各部门之间合作做到相互尊重，如发现争吵一次罚10元。25、承担打字复印工作做热情不拖沓。26、每月10号前打印供应商余额明细表，报生产总监、采购部长各一份，否则一次罚10元。27、建立所有备品备件的价格表，每天将价格填入表内，一次未填罚2元。28、对所有开来的税票要和入库单详细核对价格，审查出差错一次扣10元。629、原材料采购员出差时，早点名后提报原材料余额款项及原材料每批的到厂数量，否则扣10元。30、学习考试得分在90分以上，每次奖励10元，低于60分每次罚10元。31、创新每提一条合理化建议被采纳奖10元，每条创新被采纳奖20元，若每月没有合理化建议，也没有创新罚10元。32、在工作中对公司做出突出贡献，创造价值的，按价值的5%-10%以予奖励。33、应参加学习考试者，不经领导批准，不参加考试者每次罚50元。34、泄露公司机密，在外搞第二产业，损害公司利益，轻则罚款，最低1000元，上不封顶，重则开除。35、为个人利益，帮助其它公司挖自己公司墙角，恶意破坏公司形象，做对公司不利的事，轻则罚款，最低1000元，上不封顶，重则开除。36、供应人员在购买物资时要质优价廉，不吃回扣，若被查出吃回扣，轻则罚款，最低1000元，上不封顶，重则开除。37、每天早上点名后到采购部分配工作，否则扣2元/次.三、采购部及各类人员工作职责（一）采购部工作职责1、制定原材料的战略采购计划（1）每种原材料选择2－3家供应商。（2）与供应商签订长年协议，不管市场怎样变化，都定期从供应商处购货，让其感到我们在其眼中重要性和稳定性。7（3）与供应商之间要有信誉度，让其非常希望和我们合作。（4）在与供应商定价前，充分了解市场，能争则争，但不能太过刻克，要放长线约大鱼，为以后的合作铺路。（5）在与各供应商合作期间，要抓大放小，互惠互利，合气生财。2、建立供应商管理机制（1）对每个供应商所有资料建立详细档案。（2）通过与供应商之间的合作，定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价格、服务、信誉等方面进行分析，确定与哪个供应合作对我们比较有利，然后评出最佳合作伙伴。（3）多与供应商联系或定期与供应商会面，一来多了解信息，二来增加双方友谊。（4）建立供应商往来明细帐，龙耀与建龙分清记帐，做到帐目准确无误。3、供应市场制定分析、评估。（1）随时关注国际与国内相关形式，便于掌握市场动向。（2）对供应市场每月进行分析，什么时候是供方市场，什么时候是需方市场，应采取什么措施应对。（3）定期到港口或原料所在地进行考察和调研，掌握第一手资料。4、实施采购计划（1）加快采购资金周转率（2）提高采购成本降低率（3）提高供货及时性（4）减小原料供应警戒线与差额比率（5）降低运输成本5、制定帐物管理办法（1）依据公司现状制订符合公司要求的原材料帐物管理办法（2）根据各车间所报计划制定备品备件帐管理办法，满足生产需6、部门业务合作方法（1）与储运室的合作方法A.每一批原材料到厂后，供应部人员要及时的把价格通知储运工作人员。储运人员输入微机后，由供应统计审核。B.原材料供应商开具增值税发票后，供应部审核后到储运室核对入库单。（2）与仓库的合作方法A.货物入厂后，采购员与仓库人员会同计划申报部门负责人进行验收合格后，由仓库人员入库，并给供应部开具入库单。B.备品备件开具增值税发票后，先由供应部审核，再到仓库核对入库（3）与财务室的合作办法：8A.给原材料供应商的付款和临时购货用现金，由供应部统计员书写借款单后，由分管财务的副总签字，再到财务室办理。B.供应商收款后，开具收款收据。供应部统计员审查无误后交：部门经理→财务副总→总经理签字后，交到财务。C.供应商开具的发票核查无误后，由部门经理→财务副总→总经理签字。再交分管会计，现金帐的发票交出纳员。D.给供应商凭发票挂帐的付款。供应商要开具相对应的收款收据。供应部统计员审查无误后，由部门经理→财务副总→总经理签字。以现金付款的到出纳员处办理，以支票或汇票形式付款的到分管会计处办理（4）与生产合作方法：A.各车间所需材料及物资，需填写物资购买申请单，由车间领导签字后交到供应部，在填写申请单时，要把名称、规格、参数、型号、数量，哪里用，急不急，哪个车间都要清楚。B.供应部拿到申请单先查看仓库有没有，若没有再购买。7、制定费用计算办法：（1）根据目前公司状况购原材料所需货款每月在300万----370万。（2）购买原材料根据所定合同，提前申报付款额。（3）对备品备件供应商基本是先用货后付款，付款时间每月15日报计划，20日以前批复，20—30日付款。（4）购货与付款时，把建龙、龙耀分清，费用分别计算。8、制定员工绩效管理：（1）对员工进行定期培训、学习。（2）按公司与部门制度进行定期对员工进行考核（3）对公司作出贡献的依据公司规定进行激励。9、统计、分析（1）随时对库存进行核查、盘存。（2）定期对市场进行调研、分析。（二）采购部长工作职责1、硫磺、硫矿原材料的日常供应。（1）.经过优选每种原材料确定2—3家供应商.（2）.对供应商进行管理，每季度进行评定一次。9（3）.分别制定年度、季度、月度（硫磺4000吨、硫矿5000吨）购货计划。（4）.根据生产需求，及时满足供货质量。2、制定备品备件的采购和技术改造设备的采购计划。（1）.经过优先确定长期供货伙伴。根据情况制定先用货后付款协议。（2）.制定关于各部门、车间备品备件的购买申请领用管理办法及制定有序的进货手续。依此制定备品备件采购计划并进行比价采购。（3）.对大型设备及材料进行市场调研，再进行招标形式定货。（4）.对所有大宗材料及设备购买时签定正式合同（严格把关合同内容）。3、实施采购计划。（1）.加快采购资金周转率（少存、勤购原料、保证硫矿在8000——15000吨、硫磺在1000——1500吨）。（2）.提高采购成本降低率（尽量确保提货，少开支现金20%以上，年欠款数额达到200万元以上。（3）.提高供货的及时性。（4）.降低运输成本。4、建立供应商管理机制。（1）.对每个供应商建立详细档案。（2）.通与供应商合作，定期对其供应货物的交货期限、质量、价格、服务、信誉等方面进行分析、评定，确定最佳合作伙伴。（3）.多与供应商联系，或定期会面，了解市场信息、增进友谊。5、对供应市场制定分析评估。10（1）.随时掌握国内、国际相关形势，便于掌握市场动向。（2）.对供应市场每月进行分析，什么是供方市场。什么是需方市场，采取什么措施应对。（3）.定期到港口或原料所在地进行考察和调研，掌握第一手资料。6、对公司内所有车辆（包括铲车、挖掘机）的维护和加油管理。（1）.确定