高星级酒店财务部-02 采购程序

高星级酒店制度与标准作业程序编号：FD/PRO/002内容：采购程序部门：财务部生效日期：2006年1月1日批准：目的：明确制定各种物品及服务的标准采购申请程序，确保每项采购均通过指定的手续与审批程序办理。程序：1.采购方式经审批后之请购单（表格ACF001）或每日购货表（表格ACF003）由采购部按不同品种或情形以各种形式进行采购任务。1.1每日购货表每日购货表只限于餐饮部请购每日所需之鲜活食品用，由行政总厨核准后交采购部执行。此类物品供应商之选定，由采购部负责预先联系送交测试，经总厨认可合格后提交报价单，货比三家，以市场销售价为参考，选择价廉物美的供应商，按以下1.2之“报价、审批制度”落实报价。凡落实后之报价，在报价有效期内采购部可根据每日购货表以电话定货方式向供应商发出定货通知，并在购货表上记录定货资料。购货表一式三份，定货后由采购部自留一份，一份送回请购部门，一份送收货部作为收货依据。供应商报价经落实后仍需定期重新检讨，严格控制进价，报价单过期无效。1.2报价、审批制度：a.审批范围：酒店月结方式的大宗、鲜活食品原材料，包括禽蛋鱼肉、水果蔬菜、海河鲜水产、成品食品等；b.禽、蛋、鱼、肉类报价时间：每月一次，报批时间：每月29日c.蔬菜、水果、海鲜类报价时间：每月2次：即每月1-15日、16-31日、报批时间：每月29日、14日。d.工作程序：采购部于报批时间分类填好“供货价格审核表”（ACF002），填列供应商报价、采购部核准价格及供应商联系资料，交财务部成本核算控制审核，成本控制根据历史资料及市场、供应商调查，审核并作出价格确认或价格调整，交财务总监批准后执行。e.以上批准后的审核表，应发：采购、财务、收货、餐饮、供应商各1份。f.收货部凭此检查进货价格，不符合时应拒绝收货并通报采购部，特殊情况的收货，报财务总监批准。1.3印刷品的报价所有印刷品，由供应商填写酒店之《印刷品报价单》（表格ACF025），作出成本分析，以便采购部比价和成本控制的价格检查。1.4请购单经采购部经理核准后，报财务总监与总经理批准的请购单方可落实采购，才可向页数：1/3编号：FD/PRO/002供应商发出定货通知。对于在审批流转中的请购单应建立收、发登记记录，对已完成采购任务的请购单应注明完成日期，并妥善保管。请购单一式四份：第一份采购部（白色）第二份应付款（红色）第三份收货部（黄色）第四份请购部门（绿色）1.5采购合同除巨额采购或需供应商保证对某些资源作长期或稳定供应外，一般情形不需定立采购合同。定约前，按一般程序申请，试样、报价、比价与审批。采购合同由财务总监与总经理签订后交采购部执行，我方合同三份，采购部自留一份，一份交收货部作为收货依据，另一份交财务部，另复印一份交申请部门存档。凡采购合同规定供应商分期送货者，采购部负责督促通知对方按期送货。1.6现金采购采购部须建立足够的采购渠道，了解市场情形与变动，保证酒店所需物资的供应不断。原则上供应商均采用月结形式支付货款。但对于某些非经常性而金额在人民币壹佰元以下的杂项采购，可以用采购部备用金支付。采购员须定期进行报销以维持备用金，报销前所有收货记录与发票须通过应付款会计审核。1.7凡属于非实物之请购单或合同，申请部门无须办理验收记录即可送财务部办理付款。1.8遇特殊情况，如本地市场缺乏之货品，或供应商提供之货品与价格或质量偏高或不稳定，影响酒店营运时，总经理或财务总监可决定运用现金于本地或外地市场先行购买，直至情况改善。2.注意事项2.1供应商之报价经审批落实后，如因特殊原因需调整价格者，需取得供应商书面调价通知，由采购经理批示意见后呈交财务总监与总经理认可后方可执行采购。2.2供应商若不能如期送货，采购部须跟进原因，通知请购部门并与供应商重定送货时间或取消请购单。如属取消请购单，采购部须向请购部门及收货部收回请购单，将整套单据盖上作废章，注明取消原因，完整保存以便翻查。2.3采购部员工须经常了解市场情形，通晓供应渠道并作价格比较，对酒店常用物料的品质具备相当认识，以便于对供应商及物料取舍的判断，提高工作质量。采购部负责不断引进符合酒店对物料质量、价格、服务等要求的供应商，为酒店拓展货源，惟供应商之取舍均须取得财务总监与总经理的核准，采购部不得私自更换供应商。页数：2/3编号：FD/PRO/0022.4为便于采购部档案管理工作，采购部须对全部有业务往来的供应商进行编号并建立档案及供应商登记本。3档案管理3.1供应商编号档案为每家供应商进行编号并建立“供应商资料卡”（ACF022），内存供应商基本资料，将该供应商定期呈交的报价单及往来函件存入其中。3.2请购单请购单按请购日期分别存入《未完成请购单》及《已完成请购单》档案中，以便跟进工作。3.3每日购货表每日完成采购后按日期存入特定的档案中，以便翻查。3.4采购合同所有采购合同均须顺序编号并设合同登记本进行记录，将未完成及已完成的采购合同分别按编号存入两个档案中，以便跟进及翻查。4.建立货品标准采购部应注意搜集酒店货品需求标准资料，与使用部门定期讨论，结合市场价格和供货情况，经财务总监批准，建立酒店合适的货品标准，并设立《货品标准》卡（酒店表格ACF023），详细列明货品要求，包括用材、用量、色标、工艺、件重、外包装等，《货品标准》卡由采购部、收货部各存一份，凭以定货、收货和跟进检查。页数：3/3编号：FD/PRO/002