物控、仓库培训

仓库管理@[e-mail]库存管理办法•库存管理相关定义•换单原则(作业前提)•库存差异处理•差异帐务管理原则•内部监控原则•库存管理定义•实物：指仓库内的所有物品，按货物状态可以分为正品、残次品、包装破损品等，按产品的归属可分为自有物品、客户产品、客户的客户暂存品等；•系统账：实物的收发存状态在ALIS系统中形成的记录；•存卡：仓管员对仓库内某一跺位产品收发存状态进行记录，是手工帐的一种表现形式。•订单：客户下达出入库计划的书面形式，不同的客户有不同的样式，是形成客户产品出入库指令的依据；•指令：依据客户订单或内部报告形成的执行实物出入库行为的依据，形式为安得入库通知单和安得出库通知单；•报表：以固定的表格形式反映一段时期库存实物数量及状态的表，一般需要相关责任人进行签字确认，并要保存归档。作业前提–系统处理、换单原则：–库存管理依据以ALIS系统数作为基准，以此为基准开展盘点、与委托方对帐等库存管理工作；–必须将客户仓储出库订单转换成系统出库通知单，出库通知单是仓储作业的有效凭证；在签发出库通知单无人稽核的情况下，客户订单可以与出库通知单一起使用，仓管员应检查出库通知单与客户出库订单是否相符。–必须先换单后实施仓储作业,不得先实施作业后补系统；如确实因各种条件限制无法满足此要求，应制定相关流程文件，提交运营部审批。–所有系统处理指令必须有客户订单或总部指令，非与客户合同约定指令方式或总部指令全视为无效指令—白条；–手工出仓单使用原则:–只有在出现系统无法使用超过2小时的情况下和有效的文件许可的业务可以使用手工出仓单；–手工出仓单必须得到网点负责人、网点财务负责人、仓库主管三人中任何两个人审核通过，才形成有效指令；–作为凭证，手工出库单必须与相对应的系统出库单粘贴在一起；库存差异处理–库存差异管理原则：–任何人发现库存差异，应积极寻找差异形成原因并努力补救；–任何人发现库存差异，应当场记录在存卡上；–任何人发现库存差异，应及时报告给网点财务负责人，财务负责人在核实以后，以盘点表的形式反映在系统中。–内部报表应如实反映已经发现的库存差异。–免责条款：当事人主动发现、暴露差异，并实施有效的措施进行补救，最终产生的差异可以免责：–当天发生的出、入库作业造成串货、少发货、多发货当事人能在当天发现,并向主管、经理汇报，得于解决的；–仓储作业人员在作业环节中造成产品包装破损、损坏，当事人能及时向主管、经理汇报，单独摆放（不混入正品中的）；–帐务核算人员由于个人操作原因，造成工作失职的，如能当天发现，主动向财务经理、网点经理汇报的；–全责条款：–当事人发现差异，但有意隐瞒，造成事后损失扩大的或延误最佳处理时机的，全责追究当事人责任；–责任人未履行职责而没能及时发现差异，所造成的损失，全额追究责任人责任；–当事人违反有关规定造成的差异，全额追究当事人责任，并追究相关主管、经理的管理责任；–责任人未履行职责而没有发现长期存在的错误行为，追究责任人的管理责任；库存差异帐务处理–必须准确盘点实物汇总数与系统数进行对帐，并明确差异数量、原因分析后再与客户对帐，不得直接拿客户帐与仓库实物数核对；–与客户对帐必须按与客户的约定的时间和频次进行，对帐必须有双方签字、留低凭据；–所有差异必须要有原因分析；–存卡应作为手工帐进行管理、保留；–网点财务负责人进行检查盘点时必须依据系统帐，并以此形成盘点报表和差异分析表；–网点财务负责人必须对系统帐进行有效的监督管理，包括对凭证的核对。内部监控手段•网点财务负责人经常以系统为基准对实物、单据、报表、存卡的真实、有效进行核查，并签字确认，留下管理痕迹;网点财务负责人必须定期检查网点体系内各岗位人员是否按库存管理要求进行工作，并提出整改、跟进落实，并留下管理痕迹；•网点仓库主管通过存卡不定期检查仓管员作业的实物与指令的准确性，并在存卡上留下管理痕迹；•仓库管理人员每单校验指令的有效性且准确作业，并在存卡和单据上准确留下工作痕迹；•客户经理、网点财务负责人、仓库主管必须不定期检查出入库确认的及时性，达到实物数与系统数同步，必须确保在月底盘点前所有出入入确认已完成；•单据装订清单每月不低于四次打印，网点财务负责人每次必须随机抽查清单与明细的符合性，并以确认，未实施的视为单据管理不力。•分公司（网点）在进行每月的绩效考核评定时，相关人员的库存管理工作质量与职责履行情况必须作为重要的考核项目；库存帐务管理办法•帐务的基本原则•入库流程•出库流程•差异处理(调帐)•报表管理•帐务的移交帐务的基本原则•安得单据唯一有效性原则：安得单据是在公司内部及安得对客户的唯一有效单据，出库必须凭《安得出库通知单》，任何其他单据不能代替安得单据，除非得到总部特别审批；•统一性原则：所有出入库货物必须有帐务及相关有效单据•账实、账账、账卡一致的原则•互相验证原则：在进行单证的交接时交接双方要确认单据的有效性，交接双方在上面签字确认入库流程•仓管员应根据送货人出示的单据和入库验货情况登记存卡；•核算员（有时候也可以是经过授权的仓管员）根据仓管员已签收的送货单据打印安得入库通知单，形成入库系统记帐，并传递给相关仓管员、装卸队及客户；•异常情况的处理,仓管员如发现短少、包装破损变形严重、受潮油污、倒置等异常情况首先要保持好现场不让送货车辆离开并拍照；其次要及时向仓库主管、财务经理（主管）汇报，待异常情况处理好在记存卡、签收送货单；由安得承运的需向发货网点进行反馈。•如果确实不能按照这个流程做入库帐务处理的业务，应制定特殊流程提交运营部审批，按审批后的流程处理。出库流程•核算员接到客户出库单据原件后对其本身的真实性、数据的准确性、签字盖章的有效性、提货单的时效性进行审核；核算员对经审核无误的指令进行换单处理，要求客户指定的人员签字并确定车牌号码，形成系统出库预记帐与凭证；•仓管员依据安得出库单据发货和记存卡，发完货后应要求提货人签字表示该次出库完成和形成完整出库记帐凭证；•核算员或仓管员在发货完成后，应进行系统出库确认，形成完整出库记帐。•确实不能按照这个流程做出库帐务处理的业务，应制定特殊流程提交运营部审批，按审批后的流程处理；出库流程•特例:已收到送货单据但在当天不能完全依单收货时的帐务处理流程;核算员、仓管员应按照实收数量作签收、记卡、记帐、开具入库单；•余货到位时，做新入库指令，记卡、记帐、开具入库单，在原送货单据上作第二次签收；绝对不允许以欠条或其他形式作为未入库已记帐的依据；•货已到送货单据（收货的必要手续）未到时的帐务处理流程;首先要第一时间通知客户财务人员；一般情况下，送货单据未到，仓管员应拒绝收货入库；如确实需要收货入库，应单独摆放，单独标识；不能出具入库单、不能在其它任何形式的单据上签收或打收条；送货单据到时，再按4.2.1作入库帐务处理；一周以后，送货单据（或收货的其它手续）还没有到，转入待处理品帐，由网点财务负责人签发待处理品入库指令；•已入待处理品帐的，需要转正式入库的，由网点财务负责人签发待处理品出库指令，再按正常入库帐务处理程序处理；待处理品的出入库指令需提交网点负责人审核，仓库才可以据此收货或出货。•已收出库单据但不能在当天全部出货时的帐务处理流程;核算员应依据当天出货的数量做出库确认，余留数量进行红冲并打印红冲单，不能做出库确认，也不能出具欠条等；如后期需要提货，则进行红冲重提；•当天出货的按当天开具的出库单做正常的记帐、记卡；•已开具出库单但不能在当天出货时的帐务处理;仓管员已收到出库单，但是不能依据出库单出货时，一般情况下应进行冲单处理，再按4.2.5处理；少量余额，可以经过财务负责人审核后，可以在出库单据和系统出库确认中按实际出库数量填写，余货发出前，网点财务负责人据此新建出库指令，但须得到网点负责人的审核后，仓库才可以据此发货。绝对不允许以欠条或其他形式作为未出库已记帐的依据；差异处理•通过定时盘点及对帐。发现内部帐帐不符、帐实不符时，必须内部对帐查帐，确定准确的库存数并及时处理异常数据；•报表截止日发现安得内部帐帐一致、帐卡一致、帐实一致而与客户帐表不一致时，必须要求客户以电邮或其他方式提供本月进出明细进行对帐，以便及时对清帐务并作出相应处理；•所有盘点表要保存原始底稿，以便今后核对时使用；•差异原因：开单未提、入库货物安得已入帐客户未入帐、发货未下卡、客户单方调帐、计量单位不详导致数量误发、错换单或错发货等。•非以上原因的必须及时调整系统帐务;以保证帐务与实物实时准确•由于核算员操作造成的帐务差异但没有造成公司损失的，或按正常规定更换包装、客户调整状态等情况，由核算员新建调帐单，交由财务经理确认后，提交运营部库存管理岗位审核。•由核算员在盘点过程中发现帐务与实物间的差异（包括数量或状态），在确认原因后再制作调整单，提交财务经理确认。财务经理根据责任情况提交QR部审批后再确认调帐申请。如系统帐混乱需初始化必须提交运营部长审批后，再由运营部库存管理岗位进行允许调帐的操作。差异处理•帐务差异属于客户、系统帐记录错误引起的，应进行全面清查，形成书面报告，得到审批后进行调帐处理。调整报告由核算员提出，网点财务负责人复核，网点负责人、分公司财务经理、运营部库存管理岗位审批。如是客户记录错误，应将调帐处理意见反馈给客户，客户经理应给于客户协调方面的支持。•帐务差异属于盘亏情况引起的处理•购买补亏处理：网点财务负责人提出申请，得到分公司财务经理、分公司经理、运营部、财务部、QR部审批后，可以采取购买补亏处理。•盘盈冲抵处理：在取得客户谅解的前提下，可以通过盘盈产品与盘亏产品同时调帐来进行帐务调整；•盘盈情况的处理•发现盘盈货物必须按职责向上一级汇报，不得知会公司以外的人包括客户。•用于冲抵盘亏处理：在取得客户谅解的前提下，可以通过盘盈产品与盘亏产品同时调帐来进行帐务调整；此类帐务调整必须与客户调帐同步，并得到分公司财务经理与分公司经理的审批。•转入待处理品的处理：已经进行暂时搁置处理的盘盈帐务，在较长时间内没有作其它帐务处理，应转入待处理品仓库进行管理；转入待处理品管理前，应得到分公司财务经理、分公司经理、运营部、财务部、QR部审批。帐务的移交•移交内容：•移交截止日的库存差异分析表（必须包含内容：客户帐、安得信息系统帐、实物帐）•已经装订好的成册单证（必须符合单证装订要求、有单证汇总明细表）•帐务工作未处理完毕事项书面汇总。所有残次品辅助帐（没有的必须补做）•移交截止日前所有未装订单证（必须整理完毕）•责任确认：•所有移交清单必须有交接双方签字确认•未按照要求进行处理完毕的移交内容，接交人有权要求移交人按照要求整理，否则可以请求总部给移交人500元以下的罚款•所有移交必须有第三方进行监交.货物盘点管理办法实物盘点帐务盘点实物盘点•实盘主要是核查存卡与实物数量、质量是否一致；存卡填写是否规范、准确；库位是否与系统一致，归位是否准确（正品、残次品、赠品、代保管品分区堆放）盘点及检查是否在存卡签名、填写盘数量，有异常须填写《盘点报表》；对上一道工序进行检查，所有产生质量记录必须存档备查；在规定的时间内实施盘点•实物盘点分日盘、周盘、月盘日盘•前一日出入库量较大的（分客户）、随机抽盘、分区管理责任人未直接作业的、倒塌的、受潮的、损坏的、总部或客户或分公司指定的、高价值（A类产品）的货物。•每天每名仓库管理员不低于五个型号、一月内所有货物型号必须至少有一次抽盘•仓库主管、分公司及财务经理在抽盘中检查所有下级是否履行职责、是否符合本制度要求•托管库：办事处主任及财务主管必须确保每周不低于10个产品的完整周盘，确保每四周内所有货物至少有一次周盘，日盘由核算员定期到仓库进行抽盘检查。周盘•上月盘点有差错的、周出入库量较大的、总部或客户或分公司指定的、本月内发现有差异的、二周内未实行周盘的、高价值的