物业集团招采工作改进计划汇报20170815(1)

产业集团招采工作改进计划招采工作的现状分析第一部分目录第二部分第三部分实现目标及改进措施实施步骤和时间节点招采工作的现状分析2018年度物业集团采购支出金额约为万元，占比总体成本支出的%一、年度采购金额及支出占比这就意味着所有降低的采购支出，就相当于给公司创造了相应金额的收益。（一）、日常采购流程（标的≤3万元）1、使用部门提出采购申请至采购人员；2、采购人员发至公司指定采购供应商进行询价；3、采购人员填报《月度采购计划》审批至分公司总；4、采购人员向供应商下单采购；5、供应商送货、使用部门验收入库；6、供应商根据入库单结款。二、现行招采流程日常采购询价无比价过程；部分物品类采购型号难以确定；对指定采购供应商疏于管控。现状分析（二）、紧急采购流程（标的≤0.5万元）1、使用部门经领导同意后通过邮件、短信、电话等方式要求进行采购；2、采购人员按照使用部门要求下单采购；3、三天内补紧急采购单，需审批至分公司总；4、供应商根据入库单进行结算。二、现行招采流程紧急采购询价无比价过程；部分分公司为规避紧急采购，将紧急采购物资纳入下月日常采购内。现状分析（三）、小额采购流程（3万元＜标的≤20万元）1、使用部门立项请示，包括型号、金额、数量，审批至分公司总；2、采购人员发起采购启动请示单，包括型号、金额、数量、参与采购人员，审批至分公司总；3、供应商资格审查，确定入围供应商，审批至分公司总；4、采购方案审批，直接分公司总签字审批；5、发放采购方案；6、入围供应商现场报价；二、现行招采流程（三）、小额采购流程（3万元＜标的≤20万元）7、采购小组现场开标。如紧急情况，所有入围供应商均需现场洽谈；如正常情况，开标后价格最优的两家供应商现场洽谈；8、每家供应商洽谈均需形成会议纪要，双方签字认可；9、确定供应商会议纪要，采购小组签字；10、确定供应商审批表，直接由分公司总签字审批；11、使用部门进行合同洽谈及审批，审批至分公司总；12、按照合同履约。二、现行招采流程流程冗长，几乎就是一个小型招投标；标的额不高，未中标供应商参与过一次后第二次基本上不会予以配合，供应商资源枯竭。现状分析（四）、招投标流程（标的＞20万元）1、使用部门立项请示，分公司权限内到分公司总，权限外需审批至总裁；2、采购人员发起招标计划表，审批至总裁；3、评标委员会人员确定，集团确定2人以上，分公司确定剩余人员，审批至总裁；4、招标文件审批，审批至总裁；5、供应商资格审查；6、对供应商进行实地考察，出具考察报告；二、现行招采流程（四）、招投标流程（标的＞20万元）7、确定入围供应商名单，发起审批表，审批至总裁；8、发放招标文件；9、组织现场踏勘及答疑；（如有）10、入围供应商投标，缴纳投标保证金；11、开标，组织评标，集团评标委员会成员通过视频方式参加评标；（无需供应商现场开标）12、评标会议纪要，需评标人员签字，集团通过扫描签字确认；二、现行招采流程（四）、招投标流程（标的＞20万元）13、招标工作组选取2-3家进行商务谈判，每家都需形成谈判会议纪要。14、定标申报，审批至总裁。15、使用部门进行合同洽谈及审批，审批至分公司总。（集团法务需进行线下合同审核）16、按照合同履约。二、现行招采流程流程冗长，审批至总裁的节点达6次；纸质表格签批，相关人员一旦出差则流程无法推进；供应商资质审核阶段未严格把关。现状分析三、采购总成本分析示例：某分公司开会发现没有白板笔，库存也没有，需要紧急采购。市场上一只白板笔价格是2元，假如部门人员及采购人员每月3000元工资，部门领导及分公司总每月6000元工资，司机2000元工资。总成本=价格+取得成本+取得后成本三、采购总成本分析序号采购过程时间（分钟）金钱（元）备注1使用部门立项请示532部门领导及分公司总签字审批563采购人员发起紧急采购534采购人员填写派车单535综管部部门领导审批566采购人员外出采购（往返）60367司机开车60208油费209过路费、车损、保险1010采购人员入库5311采购人员报销106企业采购总成本116实现目标及改进措施一、实现目标实施集中采购后，同类比单位采购金额下降10%。同类比单位采购金额采购总成本2017年度新供方管理制度实施后，采购总成本下降20%。1、实施供应商分类管理二、改进措施序号类型物品类服务类应对措施1战略保安保洁绿化电梯1、严格把控供应商准入机制2、建立双赢伙伴关系，长期紧密合作2杠杆办公用品电脑配件耗材电子产品办公家具监控器材工装对讲机公众责任险车险金蝶软件1、推行标准化、通用化2、实行集中采购，价格越低越好1、实施供应商分类管理二、改进措施序号类型物品类服务类应对措施3瓶颈消防维保变压器维保立体车位维保机组保养拓宽供应商渠道及来源，保障供应4一般保洁物料消防物料安保物料工程物料食堂物资药品电话网络、复印机租赁、团建活动、印刷、水箱清洗、消杀、垃圾清运、化粪池清掏、灭火器年检、门禁维修、空调维保、金属门窗、防水工程、供电系统维修精简内部流程，用最简单的方式去采购2、严格把控供应商准入机制战略供应商尤其是保安保洁类全部实施重新准入制度，针对已服务和入围推荐的每个供应商选取3个项目作为考察对象，要求项目经理，品质负责人，采购人员，使用部门人员组成小组现场考核并出具考察报告，集团随机抽查，对每个供应商有2个以上不符合项目描述的评定小组进行问责。其他供应商可适当选取1-2个合作单位进行考察。二、改进措施从源头上保障在正确的供应商里进行选择3、将日常供应商评价机制落到实处，合同续签时限战略供应商月度评价机制需落到实处，其他类型供应商实行季度或半年度评价，使用部门及其他相关部门需根据实际情况进行客观评价，应当予以扣款的坚决执行，集团重点检查现场品质与评价内容不一致的情况，一旦发现将对项目经理或相关人员进行问责。合同续签在不高于原价格的情况下最多允许续签一年，待续签合同期满后必须重新进行采购。二、改进措施畅通供应商淘汰机制4、将杠杆类采购通用化、标准化，实行集中采购物业集团采购需要获得各部门乃至资源集团的支持，在物业集团内部推行通用化、标准化，通过3-6个月的时间实现杠杆类集中采购。二、改进措施降本增效5、日常采购、紧急采购增加比价环节目前日常采购、紧急采购均缺乏比价环节，依靠合作供应商良心报价，招采人员职业道德审核。物品类采购附电商平台（京东自营、苏宁易购、1号店、天猫、国美在线、亚马逊中国、当当网）报价。服务类或无电商平台报价的采购附历史报价或同城市兄弟项目报价或附近同水准项目报价。二、改进措施设定价格红线6、小额采购采用三方比价模式物品类采购在保证物品规格、类型和档次相同（或相近）的前提下，须寻找至少4家供应商报价，其中必须至少2家电商平台网店。对于线下供方，需要报签章的正式报价单；对于电商平台网店，以当时询价网页截图为准，并标明截图日期。服务类采购在保证供方实力相近的情况下，须寻找不少于3家线下供方报价，各家报价单位需要报签章的正式报价文件。二、改进措施设定价格红线6、小额采购采用三方比价模式线下报价均可邮寄，在获得相应报价后由采购人员、财务部人员、使用部门人员“两部门三人以上”原则在检查报价快递完整性后拆开比价，选取价格最低的供应商进行商务谈判，形成会议纪要，确定审批后上报分公司总进行采购。如最低价为电商平台，且当前价格仍为最低，则经审批后由财务部门根据实时报价进行付款采购，否则仍采用线下最低价供方。二、改进措施简化流程，保护供应商资源6、小额采购改进后流程1、使用部门立项请示，包括型号、金额、数量，审批至分公司总；2、采购人员在供应商名录里选择2家线下供应商2家电商平台（物品类）或3家线下供应商（服务类）要求报价，并发放询价函模板；3、线下供应商邮寄报价文件至采购人员处，电商平台由采购人员询价并截图记录时间；4、由采购人员、财务部人员、使用部门人员“两部门三人以上”原则在检查报价快递完整性后拆开比价，选取价格最低的供应商进行商务谈判，形成会议纪要，审批至分公司总；二、改进措施7、招投标适当简化流程并电子化所有流程审批环节尽量用OA固化采购流程，取代纸质审批，OA节点限时审批。除招投标立项及定标环节需审批至总裁外，其余需要审批至集团的流程最终节点可审批至招采总监。招标计划表可与招标文件流程合并上报，评标委员会人员选择由集团法务邮件确定。声明书签字确认即可，无需朗读。重点加强供应商现场考察。二、改进措施简化流程，降低招投标总成本7、招投标改进后流程1、使用部门立项请示，分公司权限内到分公司总，权限外需审批至总裁；2、采购人员发起招标计划表、招标文件，审批至招采总监；3、评标委员会人员确定，集团确定2人以上，分公司确定剩余人员，由集团法务邮件回复人员确定；4、供应商资格审查；5、分公司各部门组成考察小组对供应商进行实地考察，出具考察报告；二、改进措施7、招投标改进后流程6、确定入围供应商名单，发起审批表，审批至招采总监；7、发放招标文件；8、组织现场踏勘及答疑；（如有）9、入围供应商投标，缴纳投标保证金；10、开标，组织评标，集团评标委员会成员通过视频方式参加评标；（无需供应商现场开标）11、评标会议纪要，需评标人员签字，集团通过扫描签字确认；二、改进措施7、招投标改进后流程12、招标工作组选取2-3家进行商务谈判，每家都需形成谈判会议纪要。13、定标申报，审批至总裁。14、使用部门进行合同洽谈及审批，审批至分公司总。（集团法务需进行线下合同审核）15、按照合同履约。二、改进措施8、医疗板块同一商品名在同一省、直辖市、自治区（不含港澳台地区）只存在一家配送单位（代理公司），物品类采购（药品、医疗器材）只要价格不高于政府采购网价格的85%，则允许直接采购，专利药、新药、特效药除外。医疗服务采购因其特殊性，无法比价的特点，说明相关原因后一事一议。二、改进措施设定价格红线9、廉洁性措施配合法务部进行不定期内部审计。集团招采进行不定期廉洁调查问卷。设置供应商投诉专线和集团供应商反馈办公室。签订廉洁协议。二、改进措施阳光采购、廉洁问题一票否决10、电子招投标系统扩大供应商选择范围，取消人为设限。获得采购历史数据，便于标的确定及成本分析。随机抽取异地专家评审，且评分时对供应商名称进行保密，确保评标“公平、公正、公开”。节约大量人力物力、减少印刷纸质、降低采购总成本，保护环境、取得良好的社会效益。二、改进措施信息化平台建设事前有预防！设定价格红线，廉洁性措施事中有管控！分公司、集团双层级管控，重大招投标集团全程参与事后有监督！集团招采、法务不定期检查，供应商名录严进宽出二、改进措施实施步骤和时间节点制度审核11月1日制度初稿9月15日流程节点权限审批综管部支持0.5个月纸质转OA信息部支持1个月一、2017年供方管理制度改进步骤及时间节点意见征求稿各部门支持0.5个月合规审查法务部支持0.5个月制度审批综管部支持0.5个月制度下发各分公司支持0.25个月培训宣讲综管部支持0.25个月检查执行各部门支持持续反馈改进各部门支持持续制度执行11月15日医疗采购板块健康事业部支持0.5个月二、集中采购实施步骤及时间节点序号步骤时间节点责任人配合部门备注1确定集采项目及立项0.25个月招采总监2收集供应商信息0.25个月招采总监各分公司广泛的渠道来源3供应商资格审核及现场考察1个月招采总监集团各部门多部门组成考察小组实地考察4入围供应商响应投标0.25个月招采总监5现场组织评标、开标招采总监集团各部门6商务谈判并定标招采总监7签订框架协议或集采合同0.25个月招采总监法务部全程参与汇报完毕