项目三 总账系统基本账务处理

财务软件应用项目三总账系统基本账务处理项目三总账系统基本账务处理任务一总账系统初始设置任务二总账系统日常账务处理任务一总账系统初始设置一、任务描述通过本次任务的学习，学生应完成总账系统初始设置，具体包括：了解在总账系统中建立会计科目的必要性，懂得它是其他初始设置的前提和基础；熟练掌握建立会计科目的操作内容、要求、方法和技巧；理解明细权限和常用凭证设置的意义；了解凭证类型及其控制参数设置的必要性；理解科目初始数据装入的必要性；熟练掌握科目初始数据装入的操作方法。二、预备知识(一)总账控制参数的含义1.“凭证”选项卡任务一总账系统初始设置(1)制单控制：它主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。(2)凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即系统编号，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即手工编号。(3)凭证控制：它包括打印凭证页脚姓名，凭证审核控制到操作员，出纳凭证必须经由出纳签字，凭证必须经由主管会计签字，可查询他人凭证，自动填补凭证断号，批量审核凭证进行合法性校验等。任务一总账系统初始设置(4)外币核算：如果单位有外币业务，则应选择相应的汇率方式：固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。(5)预算控制：该选项从财务分析系统取数，选择该项，则制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数与报警数的差额，则报警。(6)合并凭证显示、打印：选择此项，则在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，以系统选项中的设置显示。在科目明细账显示或打印时，凭证按照“按科目不摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”显示，并在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。任务一总账系统初始设置2.“账簿”选项卡(1)打印位数宽度：它定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。(2)明细账(日记账、多栏账)打印输出方式：它是指打印正式明细账、日记账或多栏账时，选择按月排页还是按年排页。(3)凭证、账簿套打方式选择。(4)设置凭证每页打印行数。(5)明细账查询权限控制到科目。(6)制单、辅助账查询控制到辅助核算。任务一总账系统初始设置3.“会计日历”选项卡和“其他”选项卡“其他”选项卡可调整数量、单价小数位及本位币精度，选择部门、个人、项目在查询时的排序方式，是按编码排序还是按名称排序。账套名称、单位名称、账套路径、行业性质等账套信息只在这里显示，不能修改。(二)会计科目的主要参数(1)科目编码：科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本科目的各级科目编码的组合。各级科目编码必须唯一，每一科目有且只有一个代码来表示，且按其级次的先后次序建立。一级科目编码必须符合现行会计准则的规定。(2)科目助记码：是另一种编码形式，可有可无，也可重复，一般用拼音缩写。任务一总账系统初始设置(3)科目名称：包括中文名称和英文名称，科目中文名称和英文名称不能同时为空。一级科目和有些明细科目的名称应按规定输入，在同一上级科目下不能有同名科目。若进入系统时选择了中文版，则必须录入中文名称，最多10个汉字，英文名称可以不输入；若进入系统时选择了英文版，则必须录入英文名称，最多100个英文字母，中文名称可以不输入。(4)科目性质：便于会计核算与管理，可分为五大类，首位是“1”代表资产、“2”代表负债、“3”代表权益、“4”代表成本、“5”代表损益。因此，科目性质是系统自动根据录入的科目代码来自动确定。任务一总账系统初始设置(5)科目类别分为三大类：普通类、银行类、往来类。“银行类”科目需要自动银行对账；“往来类”科目需要单独进行往来管理；其他科目即是“普通类”。(6)账户格式：它决定了提供数据的内容和详细程度。账户格式一般有三栏式、复币式、数量金额式、数量复币。注意：没有多栏式。(7)计量单位(8)损益结转(三)编辑会计科目应注意的问题(1)逐级建立：逐级建立要求自上而下，即先从一级科目开始，确保会计科目体系的严密性和完整性。任务一总账系统初始设置(2)减少或防止科目升级：它是指在某一“有余额或发生额”的末级科目下，再新增一个下一级科目的操作。科目升级后，系统将原来末级科目的余额和发生额全部自动转入新增加的第一个明细科目之中。大部分会计软件一般不允许随意进行科目升级，要求在年初或月初进行，以防造成系统中总账与明细账的数据不一致。(3)合理设置“往来类”和“银行类”科目：“往来类”和“银行类”科目需要辅助核算就设置，不需要则不必设置，这样可减少磁盘空间占用、提高运行速度。(4)多栏式账只是一种输出格式：在电子账套中，并非存储数据的账户格式时，将手工会计中的多栏式明细账中的栏目或项目作为下级科目来设置即可。任务一总账系统初始设置(5)最好指定外币代码：有复币式和数量外币式科目时，该科目只能进行指定外币核算；否则，可以核算系统已有的任何一种外币，具体核算哪种外币要在凭证输入时指定。(6)初始建立必要的会计科目：初始建立必要的会计科目必须是有余额或发生额的会计科目，以便输入科目初始数据。(四)辅助核算(1)一个科目可同时设置两种专项核算。(2)个人往来核算不能与其他专项同时设置。客户往来核算和供应商核算往来不能同时设置。(3)辅助核算应该设置在末级科目上。为了查询或出账方便，有些科目也可以在末级和上级设置账类。但若只在上级科目设置账类，其末级科目没有设置，系统将不允许。任务一总账系统初始设置(4)设置辅助核算应慎重，如果科目有数据，而要对科目的辅助核算进行修改，可能会造成总账和明细账的对账不符。(五)凭证类型及其控制参数(1)代码不能重复，如01、02、03或SK、FK、ZZ等。(2)名称分全称和简称，如“收款凭证”为全称，“收款”为简称等。(3)控制科目的作用是防止凭证类型错误。某些类别的凭证在制单时对科目有一定的限制，通常系统有五种限制类型供选择：1)借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额。2)贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额。任务一总账系统初始设置3)凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额。4)凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额。5)无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。(六)初始数据的录入与平衡1.科目初始数据录入的方法2.科目初始数据的试算平衡三、任务设计1.总账控制参数2.货币3.会计科目和账户余额任务一总账系统初始设置(1)指定会计科目：“1001现金”为现金总账科目，“1002银行存款”为银行总账科目。(2)根据表3-1前4列修改或增设会计科目。表3-1会计科目及期初余额表任务一总账系统初始设置表3-1会计科目及期初余额表任务一总账系统初始设置4.设置项目目录表3-2项目目录任务一总账系统初始设置表3-3凭证类别6.登记总账余额和辅助账账户期初余额表3-45.设置凭证类别任务一总账系统初始设置表3-5表3-6表3-7任务一总账系统初始设置7.试算平衡8.结算方式表3-8设置结算方式四、操作步骤第一步：设置系统参数(1)在“用友ERP-U8企业门户”中，双击“财务会计”中的“总账”，打开“总账系统”对话框。任务一总账系统初始设置(2)在“总账系统”中，执行“设置”→“选项”命令，打开“选项”窗口。(3)在“选项”窗口中，单击“编辑”按钮。(4)单击“允许修改、作废他人填制的凭证”前的复选框；再单击“凭证审核控制到操作员”前的复选框。(5)单击“确定”按钮，如图3-1所示。图3-1设置系统参数任务一总账系统初始设置第二步：设置外币及汇率(1)执行“设置”→“外币及汇率”命令，打开“外币设置”对话框。(2)单击“增加”按钮，输入币符“USD”、币名“美元”，单击“确认”按钮。(3)输入12月份的记账汇率“7.835”，单击“退出”按钮，如图3-2所示。图3-2“外币设置”对话框任务一总账系统初始设置第三步：指定会计科目(1)在总账系统中，执行“设置”→“会计科目”命令，打开“会计科目”窗口。(2)执行“编辑”→“指定科目”命令，打开“指定科目”窗口。(3)在“指定科目”窗口中，单击“”按钮。(4)单击“现金总账科目”选项，选中待选科目中的“现金”，再单击“”按钮，将现金选为现金总账科目，如图3-3所示。图3-3指定会计科目任务一总账系统初始设置(5)单击“确认”按钮。第四步：增加会计科目(1)在总账系统中，执行“设置”→“会计科目”命令，打开“会计科目”窗口。(2)单击“增加”按钮，打开“会计科目_新增”窗口。(3)依次录入科目编码“10020l”、科目中文名称“工行存款”，如图3-4所示。图3-4增加会计科目任务一总账系统初始设置(4)单击“确定”按钮。依此方法依次录入其他的会计科目。第五步：修改会计科目(1)在“会计科目”窗口中，双击“113l应收账款”，或在选中“1131应收账款”后单击“修改”按钮，打开“会计科目_修改”窗口。(2)在“会计科目_修改”窗口中，单击“修改”按钮。(3)选中“客户往来”前的复选框，再在“受控系统”下拉列表中，选择空白处(即无受控系统)，如图3-5所示。图3-5修改会计科目任务一总账系统初始设置(4)单击“确定”按钮。依此方法分别修改其他科目。第六步：设置项目目录(1)在“总账系统”中，执行“设置”→“编码档案”→“项目目录”命令，打开“项目档案”窗口。(2)单击“增加”按钮，打开“项目大类定义_增加”对话框。(3)录入新项目大类名称“成本项目”，如图3-6所示。图3-6增加成本项目任务一总账系统初始设置(4)单击“下一步”按钮，打开“定义项目级次”对话框，单击“下一步”按钮，打开“定义项目栏目”对话框，单击“完成”按钮，返回“项目档案”窗口。(5)在“项目大类”下拉列表中，选择“成本项目”，再单击“核算科目”选项卡，单击“》”按钮。将左方科目选入，单击“确定”按钮，如图3-7所示。图3-7设置项目档案任务一总账系统初始设置(6)单击“项目分类定义”选项卡，录入分类编码“1”，分类名称“自制”，单击“确定”按钮。再在“分类编码”栏录入“2”，在分类名称栏录入“委托加工”，单击“确定”按钮，“项目分类定义”完成后，窗口右侧显示分类内容，如图3-8所示。图3-8项目分类定义任务一总账系统初始设置(7)单击“项目目录”选项卡，再单击页面中“维护”按钮，打开“项目目录维护”窗口。(8)在“项目目录维护”窗口中，单击“增加”按钮，录入项目编号“1”，项目名称“CV产品”，单击“所属分类码”栏“参照”按钮，选择“1”(即自制)；再单击“增加”按钮，在“项目编号”栏中录入“2”，在“项目名称”栏录入“KV产品”，单击“所属分类码”栏“参照”按钮，选择“2”(即委托加工)，如图3-9所示。图3-9项目目录维护任务一总账系统初始设置(9)单击“退出”，按钮。第七步：设置凭证类别(1)执行“设置”→“凭证类别”命令，打开“凭证类别预置”窗口，如图3-10所示。图3-10“凭证类别预置”窗口任务一总账系统初始设置(2)单击“收款凭证付款凭证转账凭证”前的单选按钮。(3)单击“确定”按钮，打开“凭证类别”窗口。(4)单击“修改”按钮，在“收款凭证”所在的“限制类型”栏下拉列表中，选择“借方必有”，再在“限制科目”栏录入“100l，100201，100202”，或单击“限制科目”栏“参照”按钮，分别选择“1001”，“100201”，“100202”。依此方法，完成图3-11所示内容。图3-11限制科目任务一总账系统初始设置(5)单击“退出”按钮。第八步：输入期初余额(1)执行“设置”→“期初余额”命令，打开“期初余额录入”窗口，如图3-12所示。图3-12“期初余额录入”窗口任务一总账系统初始设置(2)依据期初余额表，分别录入各科目的“累计借方发生额”、“累计贷方发生额”和“期初余额”。第九步：试算平衡(1)在“期初余额录入”